智能檔案庫房設備設施與檔案系統互聯互通方案

智能檔案庫房設備設施與檔案系統互聯互通方案

2021年7月

前 言 方案説明

1 系統概述

應集團要求，作為集團信息一體化的子系統，按照國家檔案館“五位一體”模式標準，在檔案庫房建設數字檔案館系統、智能庫房管理系統，逐步對檔案管理進行數字化；建設數字檔案管理系統，對數字化檔案進行管理；提供智能化的檔案資料編研工作；提高檔案管理的智能化水平。系統充分利用資源和硬件設備，為各部門辦公、決策信息提供利用服務。做到數據規、安全、資源共享、高效利用。

根據上述定位和按照檔案管理系統工程設計要求，本着採用最佳性能價格比設備的原則，從集團的實際需求出發，充分考慮系統的整體性、先進性、經濟性、可靠性和可擴展性。本設計以實用不奢華、簡單可靠為原則，滿足檔案管理長期的需要，系統具備檔案數字化系統、檔案密集架系統、智能庫房管理系統、温濕度控制系統、視頻監控系統、門禁系統、智能燈光控制系統。

第一章檔案數字化系統

1.1 系統概述

檔案數字化是隨着計算機技術、掃描技術、OCR技術、數字攝影技術(錄音、錄像)、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態，它把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享。

檔案數字化是數字檔案建設最基礎的工作，傳統載體的檔案經高科技技術加工成數字檔案形式，通過局域網、互聯網進行計算機檢索、閲讀電子檔案，為迎接檔案信息服務新環境的挑戰，提高管理水平、提高效率，增強檔案業務部門的服務水平，為檔案部管理服務提供高效率的全面服務。

檔案館數字化系統應滿足數字檔案館“收集、管理、存儲、利用”等功能要求：

1、電子文件（檔案）在各系統中採集、管理、保存、利用過程中的真實性、完整性、有效性；

2、參照國家檔案館《基於XML的電子文件封裝規》（DA/T48-2009）的要示，採用EEP封裝技術對電子檔案數據進行封裝，電子全文和目錄信息的緊密綁定；

3、實現各系統數據的接口，包含各公司部門系統接口、零散數據接口、中間數據格式接口；

4、充分採用技術手段解決檔案利用過程中的安全保證問題；

5、採用構件化、平台化開發模式確保所有應用系統的可維護性、擴展性、穩定性；

6、通過自定義功能全面實現不同類型檔案的綜合管理，同時通過置瀏覽功能，實現不同類型電子全文（TXT、PDF、JPG、TIF、MPG、FLV等）的在線瀏覽。

1.2 系統功能

檔案管理數字化系統將實現檔案著錄、檔案庫房管理、檔案接待利用信息化，檔案數據、檔案實體管理一體化，檔案數據發佈多媒體化，檔案數據交換智能化等功能。

1、檔案著錄

實現綜合檔案部門文書檔案、影音檔案文件和案卷級著錄，實現無實體檔案（數字公文、電子等）的著錄；實現檔案部門代碼、全宗屬類、全宗和目錄管理；實現著錄流程、工作量和著錄質量管理；實現檔案定位符的分配和管理。

2、庫房管理

對實體庫房進行圖形化，形象化管理，實時掌握庫房及其容的實際狀態，通過無線局域網技術輔助實現檔案出入庫操作和實體檔案物理位置管理等工作。通過查詢利用系統實現庫房管理員和檔案查詢接待員之間的檔案交接和相關登記工作。

3、檔案查詢利用

通過互聯和局域網實現數字檔案、實體檔案的查詢閲讀、在線預約，預約的多級審核和查詢接待管理，現場利用等功能；支持多種檔案利用方式；可對利用過程、利用效果和利用反饋進行全程管理；支持利用者、接待員、庫房管理員之間的檔案交接等功能。

4、現行文件

現行文件系統是檔案館實現政務公開職能的業務系統，主要包含：文件接收、登記、保管、查詢、利用和發佈等功能。

5、檔案

除具備文章發佈和欄目管理、論壇、圖片庫等功能外，還應具備檔案信息發佈，檔案查詢、在線預約等功能；可與數字檔案館軟件系統協同實現物理隔離條件下的數據交換。

6、檔案數據交換

實現數字檔案館應用系統部檔案數據通訊協議和技術接口，使各個應用系統之間可以通過檔案數據交換系統進行可信、可靠、安全的數據通訊；

檔案數據交換系統還可以與數字檔案外部系統實現數據交換接口，並通過數據交換協議進行系統外部之間的檔案和管理數據交換，如數字檔案接收、檔案信息發佈等，實現檔案管理業務與集團相關部門業務流程整合，從而完善數字檔案館擴大數字檔案館的信息共享圍、。

7、音像檔案管理利用

使用檔案著錄系統建立圖片、音頻和視頻檔案目錄數據庫，通過音像管理系統收集、歸檔和建立多媒體檔案庫，實現音像檔案瀏覽、查找、統計、目錄管理、數據維護等管理功能；實現音視頻檔案在線點播功能，允許集團部門通過檔案查詢利用系統進行檢索、瀏覽、點播和下載等操作。

第二章檔案密集架系統

2.1 系統概述

檔案的保存日益多樣化，如文字類、實物類、音像類，等等，從檔案介質方面有紙質、磁介質、膠片介質等等，由於檔案數量多如煙海，因此檔案管理建設費用和管理費用日益成為檔案發展的瓶頸所在。檔案密集架就是在這種情況下不斷地發展起來的。使用檔案密集櫃，對同樣庫存檔案數量、庫房佔地面積實現可節省化。檔案密集櫃有手動和智能型兩大類。

2.2 系統功能

檔案密集架系統基本具備防水、防塵、防倒、防盜、温濕度調控(通風)、防火等功能；可以低電壓操作，電氣保護安全可靠；同時具備防誤操作保護、紅外線自動保護、安全杆緊急保護等多種保護功能，能自動鎖定；系統具備煙霧報警，消防聯動報警功能。

檔案密集架系統在管理上具有智能化地借閲檔案，自動記錄，自動催還功能；能實現檔案智能化查詢、連續查找，依序打開；通過檔案智能化管理，實現有序擺放，有序管理；檔案密集架同時具備智能化故障自動檢測及應急處理，自動助推，緩啟動軟着陸，防碰撞功能，能夠提高語音提示及短消息提示功能。

檔案密集架系統還應該具備應急手柄，崗位式電動操作，固定列觸摸屏操作、操作枱（PC機）上操作等多種操作方式；並能進行PDA系統手持電腦遙控操作。

第三章智能庫房管理系統

3.1 系統概述

智能庫房管理系統參照國家檔案局《檔案館建築設計規》、《檔案館温濕度管理暫行規定》、《檔案庫房技術管理暫行條例》等有關檔案安全保護的管理技術要求設計，突出了檔案庫房檔案安全保護的“八防”（即防高温、防潮濕、防盜、防火、防黴菌、防光、防塵、防蟲等）要求，實現了檔案庫房管理、安全保護由被動人工管理向現代化、智能化、科學化、人性化管理的歷史性跨越。

3.2 系統功能

智能檔案管理系統為檔案庫房管理提供了一種高智能綜合管理方案，系統重新優化集合了檔案智能管理、庫房温濕度控制、高壓細水霧消防滅火、監視報警、門禁巡更等多個智能子系統。在這些系統中，以檔案智能管理系統為中心，把庫房温濕度控制、高壓細水霧消防滅火集成在一箇中央控制計算機的操作軟件上，實現了多種操作聯控、一機多用功能。消防滅火、門禁與監視報警系統仍作為能夠獨立工作和系統設置，同時與庫房温濕度控制子系統的監控軟件建立信息傳遞，使兩者同時具有狀態監視功能，一旦發生災情或盜情等異常情況，按約定程序實現操作轉移。

系統主要由以下幾個系統集成組成：

1、智能庫房信息集成與綜合顯示

智能庫房系統主要是對檔案庫房提供全方位的管理和控制，保障庫房和庫房實體檔案的安全，主要包括檔案存儲系統、檔案監控定位系統、庫房LED系統。各種系統之間實現數據共享，相互聯動工作。

系統能實時採集庫房的温濕度等數據, 對庫房的實時温濕度數據，可以通過列表形式或者實時曲線圖的形式進行查看。

2、檔案實體管理信息集成與綜合顯示

館業務系統進行整合，實現檔案目錄共享以及用户權限體系整合。根據檔案全程管理理論實現對檔案實體的流程化和智能化的輔助管理，檔案實體管理包括對檔案的收集、整理、鑑定、保管、二維碼管理、利用及統計等業務。結合電子檔案信息，實現包括實體入庫的提醒、鑑定提醒、利用請求、盤點、出入庫處理等業務信息的集成與綜合顯示。

第四章温濕度控制系統

4.1 系統概述

檔案的壽命與檔案庫房的温濕度空氣淨化度密切相關。放在不適宜的温濕度空氣淨化度下不僅影響檔案材料的保存，而且可加速其他因素對檔案的破壞。據統計80%的檔案的損壞就是由於温度濕度和空氣淨化度不穩定、蟲柱引起的黴變，導致檔案的破壞。為了使檔案庫房的温濕度空氣淨化度等符合檔案保存的要求，需採取一定的措施，即對檔案庫房的温濕度空氣淨化度進行控制與調節。國家檔案局於1987年正式頒發了《檔案庫房技術管理暫行規定》，對我國各類檔案庫房的温濕度提出了明確的規定，標準為温度14－24℃，相對濕度45－60%之間。

4.2 系統功能

温濕度控制系統由中心控制器、存貯器、通訊轉換器、區域控制器、傳感器及控制模塊組成，所有的連接方式均採用總線制連接。傳感器與區域控制器為系統的前端設備。傳感器負責採集現場温、濕度及防盜、消防信號的數據，並將數據信號傳至區域控制器，區域控制器接受到傳感器傳送的温、濕度及各種數據後進行每區域的處理、比較、顯示並根據設定的温、濕度上、下限值向存貯器及上位機傳輸即時信號，同時向受控設備控制模塊發出控制信號，控制模塊接受區域控制器傳來的各種信息，對空調、去濕機、增濕機、通風、淨化、報警等裝置進行控制，中心控制器對接受各區域控制器傳來的各種信息進行比較、存儲、顯示、統計、整理及打印，使其可對各區域控制器發出各種指令，同時將信息通過RS485傳至上位機，實行環境温濕度控制、遠程監控及遠程故障診斷，使整套系統自動化控制更趨完美。

温濕度控制系統能檢測、存貯、顯示、打印庫房環境的温濕度及其它各種參數。通過對系統數據的設置、採集、比較、處理，控制受控設備工作，能自動控制各種型號的空調、去濕機等設備。主要功能有：

1、各種報警功能：系統具有防盜、消防、超温超濕等多種報警功能,並有輸入輸出接口。

2、通風淨化功能：根據室外温濕度定時、自動開啟換氣淨化設備，使庫房空氣保持清新。

3、受控設備自動檢測功能：能將運行中的設備狀況，即時反饋至中心控制器 及電腦,實時監測。

4、遠程控制功能：通過網絡，用户可在異地對庫房進行實時監控。

5、管理控制軟件界面直觀、友好，操作方便，提供完善的查詢和圖表輸出功能。

第五章視頻監控系統

5.1 系統概述

視頻監控系統作為安全管理的一個重要措施，對室的主要出入口、通道進行監控管理。在監控中心可以通過圖像監控系統，監視室的主要出入口、通道的人員活動情況，如發現異常情況，可以及時知曉。這樣可以防患於未然，保證各區域的安全。並可以通過錄像機或數字圖像存儲設備進行圖像記錄，以備後用。

基於上述思想，擬設計了一套先進的多功能安防系統，能滿足系統工程對安全、管理的要求。

本方案的視頻監控系統有以下幾部分組成：

（1）視頻電視監控系統

（2）防盜及周界報警系統

5.2 系統介紹

視頻監控系統工作原理是：在需要監視的前端現場安裝合適的攝像機採集實時圖像，並把這些圖像信號通過網線、視頻線等傳輸線纜將圖像送至監控中心的監控主機，監控主機再把經過編譯的圖像信號通過監視器顯示出來，這樣安全管理人員不用到現場而在監控中心就能瞭解所有被監控場所的情況，不但可以節省人力物力，而且大大提高了安全管理的檔次和效果。

圖像監控系統根據其使用環境和系統功能的不同具有不同的組成形式。一般系統應由前端攝像系統、傳輸分配系統、控制系統、圖像處理保存系統、顯示系統組成。

1、前端攝像系統：前端攝像系統的作用是系統所監視的目標，即把被攝體的光、聲信號變成電信號，然後送入視頻監控系統的傳輸分配系統進行傳送。該系統的核心是攝像機。

2、控制部分：控制部分的作用是在控制中心通過有關設備對系統的攝像和傳輸分配部分的設備進行遠距離控制。控制部分的主要設備有集中控制器、雲台控制器、微機控制器等。

3、圖像處理系統：圖像處理保存是指對系統傳輸的圖像信號進行切換、記錄、重放、加工和複製等功能。主要設備有：視頻矩陣控制器、硬盤錄像機、電腦硬盤。

4、圖像顯示系統：為方便管理者及時、迅速直觀的監視各個被監控的區域，設計採用液晶拼接屏作為主要的圖像顯示方式。

第六章門禁系統

6.1 系統概述

門禁系統使用MAFIRE非接觸式IC卡。通過門禁系統，可以實現對人員權限的明確限定，無論是內部人員或外部人員，都可以通過對權限的設置，清楚的界定可以自由進出的人員，並對人員的進出情況進行記錄，以備查詢。極大的解放了人員管理的壓力，並可達到在提高安全度的情況下節約人力的效果。

6.2 門禁功能

為進一步加強安全管理，安裝智能門禁系統，經過技術處理的IC卡可做為開啟門禁的“鑰匙”，並可記錄進出人員信息等情況，便於實時管理與安全防。門禁系統可集成在整個安防系統中，與其餘各個子系統進行聯動。當有人沒有通過身份驗證而非法進入時，門禁系統就會會通過聯動的報警系統進行報警，那樣就可以及時對發生的情況進行處理。

第七章智能燈光控制系統

7.1系統概述

智能燈光系統是對燈光進行智能控制與管理的系統，跟傳統照明相比，它可實現燈光軟啟、調光、一鍵場景、一對一遙控及分區燈光全開全關等管理，並可用遙控、定時、集中、遠程等多種控制方式，甚至用電腦來對燈光進行高級智能控制，從而達到智能照明的節能、環保、舒適、方便的功能。

7.2系統功能

智能燈光控制系統可以通過手動、電腦、手機來控制庫房的燈光關閉、開啟。系統具備智能感光調光節能功能，能根據庫房光線的亮度，自動調節燈光的亮度，達到最佳節能效果。並能自動檢測所有燈光布點的情況，實時瞭解各個燈光的開啟、關閉情況。當在庫房進行檔案實體操作的時候，系統根據檔案實體所在的存儲位置，分區控制開啟庫房的燈光, 對管理員的行走路線進行指引，並根據人員的行走路線，自動開啟燈光，等人員走開後，自動熄滅等，達到最終節能效果。