貿易業務部管理制度

貿易業務部管理制度

為加強公司貿易、運輸業務管理，達成貿易目標，提升經營績效，特制定本制度。

第一章 貿易業務部崗位職責

一、 貿易業務部經理崗位職責：

崗位名稱：貿易業務部經理

直屬上級：總經理 所屬單位：貿易業務部部

崗位目的 負責產品貿易、運輸業務工作

工作內容：

1、組織編制公司年、季、月度產品貿易、運輸計劃，並監督實施，做好貿易業務部的日常管理工作。

2、在總經理的領導下進行工作，做好本部門其他工作。對總經理及產品貿易、運輸業務負責。

3、組織本部門貿易產品和競爭對手在市場上貿易情況的調查，綜合客户的反饋意見，分析及開拓市場，負責合作伙伴的開發。

4、組織貿易、運輸結算、統計工作，依照法律法規、制度處理商務糾紛。

5、組織下屬人員做好合同的談判起草和簽訂履行管理工作。

6、協調合作單位做好鐵路運輸計劃安排。組織好鐵路發運、接收相關工作。

7、監督業務人員做好應收賬款的催收工作，杜絕呆賬死賬的發生。

8、負責本部門規章制度的制定、修訂，指導、管理、監督部門員工的業務工作，做好部門員工績效考核和獎懲工作。關心部門員工的生活及思想動態，做好耐心細緻的思想教育工作，杜絕經濟犯罪事件發生。

9、協調部門內部業務上的動態、信息。

10、完成公司交辦的其他工作任務。

11、搞好與公司其他部門之間的團結協助和工作配合。

工作職責：

1、對貿易業務、運輸業務和貨款回收工作負責。

2、對收發貨、運輸業務安全負責。

3、負責提出本部門的業務培訓計劃，並組織部門相關培訓工作。

與上級溝通的方式：向直屬上級彙報，接受直屬上級的口頭和書面指導。

同級溝通：與公司其他同級領導保持溝通協調。

給予下級的指導：對部門工作人員進行業務指導和思想溝通。

崗位資格要求：

教育背景：營銷、經濟管理、貿易經濟或相關專業中專及以上學歷，經濟助理及以上職稱。

經驗：10年以上工作經驗，5年以上相關崗位管理工作經驗。

崗位技能要求：

專業知識：熟悉擬從事貿易行業有關政策法規，營銷管理以及相關業務知識。

能力與技能：較強的組織協調能力、突發事件應變能力、敏鋭的分析判斷與獨立決策能力。

二、貿易業務部副經理崗位職責：

崗位名稱：貿易業務部副經理

直屬上級：貿易部經理 所屬單位：貿易業務部

崗位目的   主要負責運輸業務工作，協助部門經理管理貿易業務

工作內容：

1、在貿易業務部經理領導下，做好運輸業務管理工作，協助經理做好貿易業務部的日常管理工作。

2、在經理的領導下進行工作，做好本部門其他工作。對經理及運輸業務管理負責。

3、積極開展運輸業務工作，積極開拓市場，拓展運輸業務渠道。

4、組織運輸結算、統計工作，依照法規、制度處理商務糾紛。

5、做好運輸合同的談判、起草和簽訂工作。

6、協助經理協調合作單位做好鐵路運輸計劃安排。組織好鐵路發運、接收相關工作。

7、做好貨款回收工作，杜絕呆賬死賬的發生。

8、協助經理負責本部門規章制度的制定、修訂，指導、管理、監督部門員工的業務工作，做好部門員工績效考核和獎懲工作。關心部門員工的生活及思想動態，做好耐心細緻的思想教育工作，杜絕經濟犯罪事件發生。

9、協助經理管理本部門相關業務、行政工作。

10、完成公司交辦的其他工作任務。

11、搞好與公司其他部門之間的團結協助和工作配合。

工作職責：

1、對貿易業務、運輸業務和貨款回收工作負責。

2、對收發貨、運輸業務安全負責。

3、負責提出本部門運輸業務培訓計劃，並組織部門相關培訓工作。

與上級溝通的方式：向直屬上級彙報，接受直屬上級的口頭和書面指導。

同級溝通：與公司其他同級領導保持溝通協調。

給予下級的指導：對部門工作人員進行業務指導和思想溝通。

崗位資格要求：

教育背景：營銷、經濟管理、運輸管理或相關專業大專及以上學歷，經濟助理及以上職稱。

經驗：10年以上工作經驗，5年以上相關崗位管理工作經驗。

崗位技能要求：

專業知識：熟悉運輸行業有關政策法規，運輸管理以及相關業務知識。

能力與技能：較強的組織協調能力、突發事件應變能力、敏鋭的分析判斷力與團隊合作精神。

三、業務員崗位職責：

崗位名稱  業務員

直屬上級 貿易業務部經理 所屬單位 貿易業務部

崗位目的 具體執行貿易產品的採購、銷售工作、運輸業務管理、協助經理、副經理做好貿易、運輸業務工作

工作內容：

1、根據公司制定的貿易計劃及運輸計劃，有序的組織實施落實。

2、參與採購、銷售合同的洽談、起草、簽訂，並參與處理合同糾紛和商務事故。

3、建立健全合同台帳，並對合同執行情況進行監督。

4、選擇、評審、管理合同廠商，建立健全合同廠商的信息檔案，並對檔案進行規範管理。

5、做好質量跟蹤，堅持走訪合同廠商。

6、做好市場調查和信息的收集、分析、反饋工作。開拓市場，優化採購、銷售渠道。

7、做好日常用户來電、來函、來訪的接待、處理工作。

8、樹立和提高公司形象，做好相關資料、數據的保密工作。

9、嚴格執行公司、部門規章制度，認真履行工作職責。

10、堅持原則、廉潔奉公、不謀私利、不徇私舞弊，爭強廉潔自律的自覺性。

11、認真完成公司交辦的其它工作任務。

工作職責：

1、對公司貿易產品採購銷售、運輸業務和貨款回收工作負責。

2、參與產品質量異議處理及運輸業務突發情況處理。

3、負責貿易產品的市場調研工作，及時為公司營銷策略調整提供依據。

與上級溝通的方式：向直屬上級請示彙報工作，接受直屬上級的管理和指導。

同級溝通：與本部室工作人員、本公司有關部門保持溝通聯繫。

給予下級的指導：對分管業務下屬人員進行業務指導。

崗位資格要求：

教育背景：營銷、經濟管理或相關專業中專及以上學歷。

經驗：從事煤炭、鋼材、水泥、焦炭等大宗物資貿易相關工作1年以上，有豐富的工作經驗，或3年以上運輸業務工作管理經驗。

崗位技能要求：

專業知識：熟悉貿易行業、運輸行業有關政策法規，具備營銷管理、現場管理以及相關業務知識。

能力與技能：較強的組織能力、管理能力、協調能力、分析判斷能力及團隊合作精神。

第二章 貿易業務部基本守則

1、嚴格遵守公司保密協議，客户資料、項目狀況、部門會議內容及其它貿易業務部資料不得外傳。

2、服裝整齊、潔淨（着裝具體要求見公司規章制度），上班時間內須保持精神飽滿的工作狀態。

3、嚴格遵守公司上班作息時間，不遲到、早退。請假者必須填寫請假申請單，批准後方可休假，未辦理請假手續者作曠工處理。任何請假以不影響部門工作為前提，請假手續按公司規定流程辦理。（詳見公司請假制度）

4、努力學習、提高自身的業務素質和專業知識，加強個人品德修養。要有工作責任心，爭取高效優質完成每項工作任務。

5、工作中服從管理，加強協作，積極主動反映工作中出現的新情況、新問題、並提出合理化建議。

第三章  工作計劃和報表制度

一、工作週報（周計劃和周總結）

1、工作週報的目的：為了避免工作疏漏和獲得公司資源支持，需對本週工作中存在的問題進行分析，並列出下周計劃；

（1）填寫內容：

①周計劃：主要是下週的工作重點，需要支持和資源的在周計劃中説明，以便部門經理安排；

②周總結：主要是針對周計劃的工作重點，説明它的完成情況及存在的問題；

（2）填寫制度：每週五下班前必須遞交本週計劃完成情況與下週工作計劃，如有特殊原因，則需在週一上午9點以前遞交。

二、工作月報

1、對本月工作的回顧，找出本月工作的成果和缺點。

2、當月工作回顧，分兩部分：一為工作成果；二為工作中存在問題；下月工作計劃中必須明確列出工作重點。

3、業務人員必須在每月最後一天遞交工作報告

三、貿易業務部例會

貿易業務部每週一下午16：00召開部門工作例會，會議由貿易部經理主持，如遇其出差由貿易部副經理主持，貿易部副經理做會議記錄並跟進會議討論問題解決情況。

第三章 客户管理制度

一、 客户分級制度

1、貿易業務部客户分為三級：A、B、C

1）A主要描述：有明確的需求，並在1月內可以簽約的；

2）B主要描述：有明確的需求，2—3個月可以有意向簽約的，業務人員與該客户關係處理的比較好，並達成一定的合作共識；

3）C主要描述：該客户有一定潛力，3-6個月跟進時間；但尚未有明確的需求日期；

2、客户分級管理制度

1）隨着合作加深，客户的等級會不斷的變化，業務人員可以根據市場開拓狀況來調整客户的等級。

2）客户等級變化決定在該客户投入的時間和資源不同，所以業務人員所負責客户等級變化後必須在工作彙報中體現。 

3、客户資料管理制度

1）目的：客户資料的有效管理有助於分析客户的需求，挖掘客户的潛力；輔助公司作業務範圍的定位及營銷策略的制定；

2）新客户資料填寫規範與內容；

①為了方便對客户資料的記錄，針對電話開發的客户或者初次拜訪的新客户，必須填寫客户資料表；

②必須填寫內容：客户名稱、聯繫人、聯繫人職位、聯繫電話、客户狀態；

③針對客户拜訪：每一次的拜訪都要客户拜訪的內容、拜訪人、拜訪的結果及存在的問題寫清楚，以便公司提供更好的資源支持；

3）客户資料更新制度；當發生影響客户跟進程度重要的電話，拜訪、活動都要對客户資料進行更新；

4、客户信息管理

1）客户信息的蒐集主要包括：

①客户的背景資料：客户的組織架構、組織政治；聯繫電話、通信地址、網站、郵箱；區分客户使用部門、採購部門、支持部門；瞭解客户具體的使用人員、採購人員、管理層；瞭解客户同類產品或者解決方案的應用情況；

②項目信息狀況：客户最近的採購計劃；客户最近項目要解決的主要問題；採購決策人和影響者，誰做決定，誰確定採購指標；誰負責合同條款、採購時間、預算； 

③客户關係信息：主要指客户的決策流程，主要決策人在組織結構中的職責和職任；瞭解主要人員的個人經歷、教育背景、專長、興趣、喜好、行為特點、家庭情況以及個人生涯發展趨勢；瞭解不同層次的主要決策人、負責人之間的關係；瞭解同類產品和服務客户使用情況；

④客户規劃信息；

⑤項目信息：項目採購進度、預算、需求、決策、競爭、優先評估項等關鍵因素；

⑥競爭者資料；瞭解競爭者公司的情況、背景、產品的情況；競爭者客户經理、主要領導的名字、銷售的特點；

5、客户投訴管理

客户如對我公司任何部門、任何人的投訴都必須反饋給銷售部經理和銷售總監，由銷售經理協調處理，以保證客户滿意度。

6、客户檔案管理制度

1）業務人員須將聯繫過的所有行業客户資料及有潛在需求的企業客户錄入公司統一格式的客户資料檔案中。

2）對於每一個有可能形成銷售的客户，業務人員須將每一次聯繫的情況登入項目管理檔案中。

3）總經理和貿易業務部經理應督促業務人員做好客户資料的建檔和整理工作。

4）客户資料和項目管理檔案的建立將作為業務人員的日常工作評估的重要依據。

5）檔案建立力求真實可靠全面。

6）客户信息的檔案資料要求每位業務人員在每週五下班前分別向公司總經理及貿易業務部經理髮送一份，對當周增填的內容以不同顏色加以標註。

7）所有涉及客户信息的銷售檔案文檔要求加密，密碼由填表人員自行確定，建議原則上三到六個月換一次密碼，密碼單獨由銷售人員告知部門經理及總經理。

第四章  貿易業務部工作流程

一、採購工作流程：

在貿易業務中，採購是為銷售服務的，因此採購工作必須圍繞銷售工作來展開，緊緊圍繞銷售客户有質有量的進行。採購工作流程包括信息收集，詢價，比價，議價，評估，索樣，決定，請購，訂購，協調與溝通，催交，進貨驗收，整理付款。

1、 信息收集：根據銷售客户對產品的質量、數量、價格、供貨時間的需求情況，有針對性的收集整理相應的供應商相關資料，特別是供應商資信度調查。

2、 詢價，比價，議價，評估，索樣，決定是對產品供應商的考察與確定，合作的供應商不僅關係到公司資金安全，也關係到下一步產品銷售成本的高低，公司能否實現盈利及盈利率大小。因此對產品供應商的考察和確定必須按照上述完整的程序辦理，報公司審批，並制定相應的風險控制預案。

3、 下單：根據銷售訂單的要求，特別是產品的數量、質量、供貨時間，將採購訂單下給供應商，訂單必須含有以下信息：產品名稱、型號、數量、質量、單價、金額、計劃到貨日期等。

4、 跟催：採購訂單完畢以後，業務人員按照採購訂單上要求的供貨日期，採用時間段向供貨商反覆核對到貨日期直至產品到達我公司或我公司指定的客户所在地。

5、 入庫：

一）實物入庫：

業務人員收產品之前需核對供應商的送貨單是否具備以下信息：供應商名稱，訂單號，產品名稱，數量；如訂單上的信息與採購訂單不符，徵求貿易業務部經理意見是否可以收下。

二）單據入庫：

業務人員按照檢驗合格單，將檢驗單上的數據入到中，便於以後對帳。但也存在些問題，表現為：1.產品的檢驗合格單沒有入庫；2.採購入庫訂單號和數量比較混亂。

二、銷售工作流程：

1、銷售的流程分為五個階段： 

1）項目信息開發階段：關鍵點準確的信息；

2）立項階段：關鍵點：售前支持，有效的客户關係推進；

3）招投標階段：關鍵點：投標或議標

4）商務談判階段：關鍵點：合同審批和合同簽訂；

5）實施階段：關鍵點：驗收和資金回款；

2、項目信息開發階段管理；

項目信息管理；從下面六個方面進行項目信息的蒐集：需求、進度、競爭、決策（人和過程）、預算、優勢；

項目價值分析：通過分析，判斷項目是否適合公司戰略規劃，市場定位及產品和技術的發展方向。

3、立項階段的管理；

1）售前支持的目的：為了保證售前技術力量和高級商務人員的有效投入，確保資源的合理配置和公司風險的有效控制，策劃和考核項目步驟與行為，做好項目跟蹤，降低執行風險，提高項目成功率。

2）提出售前支持的項目，必須與上下游客户溝通“產品技術協議”，項目要求有明確的採購進度、預算、需求、決策、競爭、優勢等關鍵的評估；

3）對投入的成本、銷售費用和產出的毛利進行分析，根據分析和風險評估，判斷是否繼續跟進此項目，售前立項申請得到最終申批通過後，才可以啟動跟蹤項目；

4）項目的詢價；只要經過立項的項目，填寫“詢價表”，經部門經理審批後，交由負責採購的業務人員詢價；

5）項目立項後，主管業務人員及時更新項目的進展情況，具體操作如下：

制定銷售行動計劃；根據項目營銷計劃，制定階段性的銷售跟蹤目標和銷售行動計劃。（形式主要有：技術交流、參觀考察、方案演示會，客户拜訪、高層公關、娛樂活動等）

6）在瞭解競爭者的能力和客户需求的情況下，確定公司參與競爭所需要的資源、技術和能力，選擇合適的合作公司；

4、招投標階段的管理；

1）在招投標階段，業務人員的主要工作就是根據招標文件協助技術人員寫投標書。

2）對成本和利潤進行分析；這是能否開展該項目的重點。

3）制定投標方案整體策略；

4）投標成功或失敗填寫投標成功/失敗分析表；

5、商務談判階段的管理；

1）商務談判的內容包括合同部分、項目實施、第三方管理；合同的審批由總經理負責。

2）商務談判過程中和預期相比，合同金額、利潤會發生很大的改變，如有變化要以口頭通知並書面的形式請示總經理；

6、項目實施階段的管理；

1）完成銷售與項目實施的對接工作，填寫銷售—項目對接單，附合同、技術方案。

2）項目實施按照公司貿易業務部制度做好與客户的溝通協調，成功實施項目，保證客户滿意度；

7、技術支持管理辦法；

1）合同簽訂前，以貿易業務部為主導；合同簽訂後，以負責此項目的直接貿易業務人員為主導；

2）技術支持流程：針對立項的項目，由貿易業務部填寫《技術支持申請單》，明確客户需求及預期，交供應商技術部門協助辦理。

第五章  貨款回收制度

業務人員有責任對自己的銷售貨款進行催收，一般所有的貨款在貨到驗收合格結算掛賬後，按照合同約定的時間（賬期）必須收回，回款成本計入銷售成本。