公司文件檔案管理制度

為進一步規範公司文件檔案管理，保證公司檔案文件的完整，根據國家檔案局《企業檔案管理規定》要求，做好文檔收集、立卷、歸檔、保管、等工作，特制訂本制度。

1.1文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本公司上報下發的各種文件、資料。按照分工，公司各類文件資料由辦公室歸口管理。

1. 2公司在工作中形成的具有參考利用價值的各類資料、原始記錄、協議合同、出版物、各種圖表、照片等以及與本公司生產經營活動相關的事文等都要完整地收集、整理、立卷、保管。由主辦人員上報辦公室審核存檔。

2.1為保證文件及時傳閲，收文後立即將文件送到公司領導和承辦部門，如關係到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閲，最遲不得超過2天（特殊情況例外）。

3.1文件的傳閲與催辦； 閲讀文件應抓緊時間，當天閲完後應在下班前將文件交辦公室，閲批文件一般不得超過2天，閲後應簽名以示負責。如有領導“批示”、“擬辦意見”，辦公室應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。

3．2 傳閲文件應嚴格遵守傳閲範圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍或公共場所，也不得將文件轉借其他人閲看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

3.3 閲文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確係工作需要，要辦理借閲手續，以防止丟失泄密。

3．4文件閲完後，應送交辦公室，切忌橫傳。

3.5 辦公室對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規定，並徵得辦公室同意後，予以複印或摘抄，原件應及時歸檔週轉。

3. 6 按照閲文範圍，一般由有關部門組織學習有關文件，或由辦公室通知閲文。

4． 發文的管理

4．1 發文的規定 ；需要向上反映彙報重要情況或向下安排佈置重要工作，需要發文時由公司統一發文，辦公室統一承辦，以公司×字×號發文。

4．2 發文的範圍

4．2．1 凡是以公司名義發出的文件、通知、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發文範圍。

4．2．2 公司下發文件主要用於：

① 公佈公司規章制度；收文檢查編號閲批傳閲歸檔公啟文件 上級文件 信封文件 文號 編號文件處理傳閲單主管領導審閲承辦部門閲辦批示擬辦意見 簽名收回保管

② 轉發上級文件或根據上級文件精神制訂的公司文件；

③ 公佈公司體制機構變動或幹部任免事項；

④ 公佈公司的經營管理。

⑤ 發佈有關獎懲決定和通報；

⑥ 其他有關公司的重大事項。

4．2．3 公司上行文、外發文主要用於：

① 對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定；

② 同兄弟單位聯繫有關公司經營管理等事宜。

5.收文管理；

5.1收到上級文件需認真填寫收文登記表，清晰填記收件時間、收件人、發文單位、發文文號等內容。

5.2收文後按照要求傳達到相應級別人員，有具體承辦內容的要落實具體單位具體承辦人。

5.3文件傳閲後，原件及時交辦公室整理歸檔。

6文件的立卷與歸檔

6．1 文件的歸檔範圍 ；文件統一由辦公室負責歸檔：

① 上級機關來文，包括上級對公司報告、申請的批覆；

② 公司發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發言和生產經營工作的種類計劃統計、季度、年度報表等；

③參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本公司在會上彙報發言材 料等；

④上級機關領導同志來公司檢查視察工作的報告、指示記錄，以及公司向上級進行彙報的提綱和材料；

⑤ 公司向上級請求批覆的文件及上報的有關材料。

6．2 立卷要求

6．2.1 文件立卷應按照內容、名稱、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。

6．2．2 立卷時，要求把文件的批覆、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

6．2．3 要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。

6．2．4 上年度形成的文件材料，要求在下年度3月份以前整理完。列好立卷清單一式兩份。（辦公室一份、檔案室一份）

7． 文件的銷燬

7．1 對於多餘、重複、過時和無保存價值的文件，公司辦公室應定期清理造冊，並按上級有關規定，辦理申請銷燬手續。

7．2 經審核同意銷燬的文件，由辦公室主任監督銷燬。