檔案管理辦法及實施細則（暫行辦法）

檔案管理辦法及實施細則（暫行辦法）

為完善公司的管理體系，規範公司的經營行為，促進全公司的持續健康發展，根據企業管理和改善檔案工作的要求，為進一步加強公司檔案工作，更好地為公司提高經濟效益服務，依據有關法律、法規及政策規定，結合實際，制定本辦法。

一、總則

1.目的：為加強檔案的管理工作，維護檔案的完整與安全，便於公司各部門人員的利用，充分發揮檔案在生產、管理中的作用，根據《中華人民共和國檔案法》和《科學技術檔案工作條例》，特制定本辦法。

2.適用範圍：本辦法適用於公司在行政管理、生產建設、經營管理等過程中所形成的具有保存價值的文件材料。

二、檔案整理及分類標準

公司的檔案是公司在各項活動中形成的全部檔案的總和。主要分為文書檔案、基建工程檔案、儀器設備檔案、財務人事檔案、函等類型：

1.公司設立、變更的申請、審批、登記、公司章程、股東名簿、組織規程及辦事細則等方面的文件材料；

2.公司股東會、董事會、監事會形成的文件材料；

3.行政類文件：政府機關核准文件，本企業對外的正式發文與相關機構來往的批覆。

4.黨團工青婦方面的文件；

5.財務、會計及其管理方面的文件材料；

6.勞動工資、人事、技術職稱審批、獎懲、法律事務管理方面的文件材料；

7.經營管理方面的文件材料；

8.儀器、設備方面的文件材料；

9.基本建設、工程設計、施工方面的文件材料；

10.聲像製品資料。包括企業及下屬各部門在其經營活動或政治、文件娛樂活動中，以及在外學習、考察時或外部門提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料。

11.電子文件：指在數字設備及環境中生成，以數碼形式記錄於磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統閲讀、處理並可在通信網絡上傳輸的文件。

12.其它具有利用和保存價值的文件材料。

三、檔案管理歸檔工作

1.設立檔案管理員，隸屬總經理辦公室，對公司內的檔案資料實行統一管理。

2.各部門設立二級(兼職)檔案員，二級（兼職）檔案檔案員對本部門檔案的收集、建檔、保管、借閲負全責。

3.總經理辦公室負責組織各部門做好檔案管理工作，檔案室負責對檔案文件進行驗收、整理、保管和提供利用，並對各部門文件資料的收集、整理、歸檔工作進行組織、指導和監督。

4.人事檔案、財務檔案分別由人力資源部、財務部設專人配合總經理辦公室檔案管理員進行管理。

5.歸檔各部門應於次年2月底前，將整理好的檔案移交公司檔案室。

6.歸檔範圍及管理：

（1）各類資質文件、規章制度、人事檔案、會議記錄紀要、簡報、重要電話記錄、接待來訪記錄、上級來文、公司發文、工作計劃、工作總結、設備及資產的登記資料等由總經理辦公室負責歸檔。

（2）涉及到的有關工程資料、項目合同、工程圖紙等與工程施工有關的資料由匯新環保科技有限公司負責整理及歸檔，並按規定及時向檔案室移交。

（3）各類證件：如營業執照正、副本；組織機構代碼證正、副本由總經理辦公室負責歸檔。如IC卡、貸款卡；國税、地税税務登記證副本；開户許可證等及各類財務憑證、帳薄、報表等均由財務部負責歸檔。

(4)涉及黨團青工婦等各種文件材料，由黨羣辦公室負責歸檔。

（5）凡不屬歸檔範圍的文件、圖紙、資料，由各部門二級檔案員按規定進行整理、保管。

四、文書檔案歸檔基本要求

1.歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。（文件的正文與附件、印件與底稿、請示與批覆）無缺頁、破損現象。即批覆在前，請示在後；正件在前，附件在後；印件在前，定稿在後。

2.在歸檔的文件材料中，每份文件的正件（原件）與附件（複印件、掃描件）分別立在一起，文電應合一歸檔。

3.不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結放在針對的最後一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年。

4.下發文件要在硬盤、軟盤中保存留檔，還應留有書面材料存檔。

5.凡歸檔的文件必須留原件存檔。重要文件如部門需用可進行復印。

6.工作人員外出學習、考察、參加會議帶回的文件、一律交總經理辦公室統一登記、立卷、歸檔管理。

五、檔案保管制度

1.各門類檔案由公司檔案室集中統一管理，配備檔案員負責檔案的保管工作。

2.按照檔案管理有關規定，對各類檔案應做到存放合理，排列有序，查找方便。

3.檔案員對室藏檔案材料要經常進行檢查，對已到借閲期限尚未歸還的檔案材料，要及時跟蹤追還，防止丟失。

4.庫房要保持清潔衞生，温度要經常保持在14—24℃，相對濕度要保持在45—60%，防止危害檔案的現象發生。

5.檔案庫房內做到“八防”即防盜、防光、防高温、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲，定期檢查。

6. 庫房內嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆危險品，停電時，一律用手電照明，不得使用易燃器具。

7.與檔案庫房無關人員一律不得進入，隨時關好庫房門窗，確保安全。

六、檔案保密規則

1.檔案工作人員要提高警惕性，遵守保密紀律，堅持原則，認真執行各項制度。

2.凡到公司檔案室查閲檔案者，要認真遵守安全保密制度，嚴格履行檔案查閲手續，檔案原則上不準帶出檔案室。

3.查閲檔案時，不得翻閲與查閲內容無關的文件材料。

4.對於違反保密規定，泄露公司機密或造成一定後果者要依據《保密法》的規定，嚴肅處理並追究其責任。

七、檔案借閲制度

1.借閲檔案要嚴格遵守檔案管理制度，凡借閲者，應自覺履行借閲手續。

2.凡借閲檔案，複印、抄寫檔案資料者，需經主管領導批准。外單位人員借閲檔案，應持單位介紹信，經董事長或總經理同意後，方可辦理借閲手續，並在借閲期限內按時歸還。

3.借閲人員對檔案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由轉借或複印檔案資料給他人。

4.檔案管理人員對歸還的借閲材料要認真進行檢查，確認檔案材料完好無損時，方可辦理歸檔手續。對摘抄、複製的檔案材料，經認真核對，正確無誤時，方能簽字蓋章。

5.借閲檔案時，不得刪改、塗寫、拆損案卷，閲後要及時歸還。

八、檔案銷燬制度

1.檔案是企業的寶貴財富，是企業的真實歷史記錄，檔案的銷燬，必須嚴格執行國家有關規定。

2.對已超過保存期限的檔案，由檔案管理人員提出銷燬意見，相關利害關係部門需對上報銷燬的檔案進行全面，認真的鑑定，並寫出書面報告，提出存毀意見上報主管領導審定。

3.檔案銷燬的審批，必須按照國家的有關規定和按檔案管理權限經各級主管部門審批，並填寫《檔案銷燬登記表》和清單。

4.檔案的銷燬，必須指定專門小組負責，一般應兩人以上。銷燬前先核對清單，一人銷燬，一人監銷。銷燬後經手人必須在清單上簽名。