公司各部門各種檔案管理工作辦法（試行）

第一章 總則

第一條 為加強和規範**公司檔案管理工作，有效地保護和利用檔案，依據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《中華人民共和國會計法》《會計檔案管理辦法》、《貴州省檔案管理條例》、《會計檔案案卷與格式》、《**檔案管理工作制度》等有關法律法規、標準、主管單位的相關規定，制定本辦法。

第二條 本辦法所指檔案包含：管理性文件檔案、文書檔案、資質維護（使用）檔案、人事檔案、財務及會計檔案、招投標文件、合同文件、工程項目的預算與結算文件、技術資料檔案等。

第二章 檔案工作職責

第三條 公司檔案工作實行統一領導、綜合管理、分部門負責的原則。總經理對檔案工作負總責,副總經理及總工程師負責指導分管各職能部門檔案歸口管理、保密安排部署，批准檔案內部借閲，對需外部借出的檔案進行審核並簽署審核意見；對各職能部門提出的檔案鑑定及銷燬建議進行審核。

第四條 公司各部門檔案工作職責

（一）黨委辦公室：負責黨委管理性文件檔案、文書檔案、工會關聯文件的歸口管理及保密；黨委辦公室主任對需內部借閲、外部借出的黨委管理性文件檔案、文書檔案進行審核並簽署審核意見，提出檔案鑑定及銷燬建議。

（二）綜合辦公室：負責主持培訓公司各部門檔案業務工作；負責行政管理性文件檔案、文書檔案、資質維護資料的歸口管理及保密；綜合辦公室主任對需內部借閲、外部借出的行政管理性文件檔案、文書檔案進行審核並簽署審核意見，提出檔案鑑定及銷燬建議。

（三）人事科：負責人事檔案及關聯文件的歸口管理及保密；人事科主任對需內部借閲、外部借出的人事檔案進行審核並簽署審核意見，並報分管領導批准後方可辦理。提出人事檔案鑑定及銷燬建議。

（四）財務科：負責公司財務及會計檔案的歸口管理及保密；財務科主任對需內部借閲、外部借出的財務及會計檔案進行審核並簽署審核意見，提出賬務檔案鑑定及銷燬建議。

（五）市場發展部：負責公司招投標文件、合同文件、資質證書和人員證書使用文件（電子版）、工程項目的預算與結算文件的歸口管理及保密；市場發展部主任對需內部借閲、外部借出的招投標文件文件、合同文件、資質使用文件（人員資質）、工程項目的預算與結算文件進行審核並簽署審核意見，提出相關文件鑑定及銷燬建議。

（六）總工辦：負責公司技術資料檔案的歸口管理及保密；總工辦主任對需內部借閲、外部借出的工程項目的技術成果及過程記錄檔案進行審核並簽署審核意見，提出檔案鑑定及銷燬建議。對檔案工作進行創新，不斷完善檔案管理制度。

（七）各生產部門：負責本部門各類技術資料向所歸口管理職能部門進行匯交歸檔；負責本部門內部各類技術資料（檔案）的管理及保密；各生產部門主任對需本部門內部借閲的各類技術資料（檔案）進行審核並簽署審核意見，無權審核及批准向外部借出任何技術資料（檔案）。

（八）各部門負責人對本部門資料管理工作負領導責任，應指定一名專職檔案管理人員，具體負責相關資料的收集歸檔工作。

（九）認真貫徹執行黨和國家以及上級主管部門關於檔案工作的有關法律、法令、法規、條例。

（十）檔案管理條理化、排放規格化、衞生制度化；定期檢查檔案保管情況，做到無差錯、無丟失、無黴爛、無蟲蛀、無損壞；保證檔案的齊全和完整。

（十一）嚴格貫徹黨和國家保密制度，確保單位檔案的完整與安全。

第五條 檔案員職責

（一）貫徹、執行、宣傳國家的有關法律、法規和方針政策，統籌規劃單位檔案工作，落實執行資料歸檔和檔案鑑定、整理、保管、統計、利用、移交等有關規章制度，檔案管理科學、規範、標準。集中統一管理公司公務活動中形成的各種門類和載體的檔案，為公司各項工作活動服務。

（二）嚴格執行黨和國家的保密規定及檔案管理工作制度。認真履行職責、忠於職守，具備檔案專業知識和業務水平。對集中統一管理的檔案，不得私自借出和帶到其他場所，控制閲讀範圍的檔案不得向個人提供利用。嚴守工作紀律，對借出的檔案及時催還，凡不符合借閲檔案的人員應予拒絕。做到檔案材料不丟失、不泄密，確保檔案的完整和安全。

（三）接受上級檔案管理部門對我公司檔案工作的監督、指導，完成上級檔案管理部門安排的各項檔案工作任務。

（四）負責對部門（各生產單位）在各項工作中，文件材料的形成、積累、整理及歸檔等工作進行監督和指導。

（五）保持檔案室內的通風、乾燥，做好檔案防火、防水、防盜、防蟲、防鼠、防高温高濕、防光、防塵、防污染（微生物）、防有害氣體等工作。

（六）按規定負責將要匯（移）交的檔案，向相關的上級部門匯（移）交檔案。

第三章 檔案歸檔規定

第六條 文書檔案（資料）由公司黨辦、綜合辦根據《**檔案管理工作制度》、及國家相關規定進行鑑定分類立卷歸檔；人事檔案由人事部按《幹部人事檔案工作條例》及國家相關規定，由人事科立卷管理；合同管理文件按《合同管理辦法》及相關規定，由市場發展部進行歸檔；技術檔案（資料）由各生產部門進行分類彙總，交總工辦立卷歸檔；會計檔案按《會計檔案管理辦法》、《會計檔案案卷與格式》的相關規定執行，由財務部進行分類立卷。

第七條 聲相檔案、實物檔案，由承辦人整理後兩週內移交綜合辦公室歸檔。

第八條 歸檔數量和要求

（一）一般文件一式一份；重要文件和技術資料一式二份；電子文件至少一式二套，一套封存保管、不外借，一套供查閲利用。

（二）檔案移交和接收必須履行移交手續。移交者應將需歸檔文件登記造冊，一式二份，接收人應按冊核實內容、數量、質量合格後，辦理交接簽收，一式二份，各存一份。

（三）檔案的接收、移出、借閲和銷燬，必須嚴格執行審批制度、保密制度，並認真做好有關記錄。

（四）各種門類載體的檔案，按不同要求進行收集整理、立卷，保證檔案的齊全完整、系統、準確、科學。

（五）保管期限應劃分準確，便於查找。

（六）電子文件應進行檢驗，無劃痕、清潔、無病毒，檢驗合格率應達100%。

第九條 公司在公務活動中形成應歸為檔案的文件材料（含微縮儲存器、照片、錄音、錄像、光盤等），由各部門檔案員負責積累、系統整理，組成保管單位（件、盒），經本部門負責人審查後，向綜合辦公室移交。

第十條 歸檔的文件資料，要求內容真實、系統、準確、完整，能真實反映本部門公務等各項活動及其過程。

第十一條 文件材料的紙型要求：文書檔案統一用紙為A4紙；技術成果檔案文件用紙為A4紙或A3紙。大於標準的資料、圖紙應摺疊為A4/ A3紙型規格。`

第十二條 字跡材料一律用黑色碳素字跡墨水書寫或電腦打印，不得用鉛筆、圓珠筆、彩色筆和複寫紙記錄，字跡必須工整、清晰。如有不符合書寫要求、又難以整改的文件材料，應對文字材料進行復印，將複印件附在原件後面，複印件不編頁號。

第十三條 歸檔材料必須層次分明，符合其形成規律，審批簽署手續完備。

第十四條 歸檔材料除圖紙外，文字材料要去掉金屬物，裝訂成冊，對破損的文件材料應按裱糊技術託裱；字跡已擴散或褪色的文件材料，應複印並與原件一併歸檔。

第十五條 歸檔文件材料要逐頁編號。不裝訂的圖紙應在圖章上方空白處或圖紙圖章的背面處加蓋檔號章，並逐件填寫檔號。聲像材料應用文字標出説明，並標明拍攝活動的時間、事件、責任者等內容。（複核公司是否有檔號章）

第十六條 電子文件應具備安全措施，保證電子文件不被非正常改動。重要價值的電子文件，應同時生成紙質或縮微儲存器拷貝同步保存。

第十七條 文書文件的正件與附件、印件與底稿、請示與批覆、轉發文件與原件，不得分開。

第十八條 文書檔案保管期限分為永久、30年、10年期保存，文件必須按規定格式打印盒（卷）文件目錄，題名為文件名；技術檔案保管期限分永久、長期、短期保存三種，案卷必須按規定格式逐件填寫盒（卷）內目錄，對文件材料的題名不得隨意更改和簡化，沒有題名的應擬寫題名。卷內備考表應説明卷內文件材料的情況和立卷人、時間。會計檔案保存期限分為永久、定期兩類。其中，需永久保存的包括年度財務決算報告、年度會計報表、會計檔案保管清冊、會計檔案銷燬清冊；需定期保存的包括憑證（15年）、帳簿（15年）、日記帳（25年）、月和財務報告（15年）；實物檔案的保管期限分永久、定期（30年、10年）。

第十九條 歸檔案卷、文件封面，應用碳素墨水書寫或用計算機打印，字跡工整、清晰，案卷題名簡明，能確切反映卷內材料內容。文件材料歸檔時，必須辦理歸檔移交手續，填寫移交清冊一式兩份，雙方當面點清無誤後在移交清冊上簽字。同時，移交單位保存一份，另一份留檔案室存查。

第四章 檔案鑑定銷燬辦法

根據檔案管理的相關規定，定期對已超過保管期限的檔案進行鑑定。

第二十條 檔案鑑定與銷燬工作，一般每十年開展一次，也可根據情況提前或推遲。

第二十一條 鑑定檔案必須在公司分管領導的主持下，由綜合辦公室和有關職能部門、檔案歸口管理部門組成檔案鑑定工作組共同進行。

第二十二條 鑑定工作結束後，對確無保存價值的檔案，由檔案歸口管理部門編寫清冊，提出銷燬報告，經公司領導審核並報上級主管單位批准同意後，由鑑定小組組織人員銷燬。

第二十三條檔案的銷燬，須在檔案歸品管理部門負責人的主持下，根據檔案鑑定工作組的鑑定意見，由檔案歸品管理部門編制檔案銷燬清冊（註明名稱、卷號、冊數、起止年度、應保管期限、已保管期限及銷燬時間等），由公司領導在檔案銷燬清冊上籤署意見 ，由檔案鑑定工作組一起監銷。銷燬後，應在檔案銷燬清冊上簽名蓋章，並將監銷情況報告公司領導。

第二十四條 銷燬檔案前應再次重新進行認真鑑定，如果發現有保存價值的，應重新立卷歸檔。

第二十五條 銷燬檔案，應指定兩人負責監銷，防止檔案遺失和泄密。監銷人要在銷燬清冊上簽字，任何人不得私自銷燬檔案。

第二十六條 銷燬檔案時應嚴格執行有關規定，檔案鑑定小組必須將已銷燬的檔案送造紙廠打成紙漿後方能離去。

第五章 電子文件檔案保管規定

第二十七條 管理要求

（一）電子載體檔案應當遵循管理制度中的要求，各部門進行文件資料立卷歸檔時，將電子載體中文件信息轉入檔案管理人員的計算機系統，形成數字檔案系統中的基礎資源。

（二）各檔案管理部門要執行電子檔案歸口管理的職責，對電子檔案定期檢查，按照電子檔案保管環境的要求，嚴格執行管理制度。

（三）各檔案管理部門應及時對電子檔案進行登記、建賬，賬目中要註明相應紙質檔案的檔號，同時建立機讀目錄。

（四）由電子檔案轉換成的紙質檔案，要及時歸入相應檔案門類的紙質檔案中，按紙質檔案管理要求進行管理，並在登記賬中註明所在的電子檔號及文件名。

第二十八條 保管環境

（一）歸檔光盤、硬盤（U盤）必須嚴格按規定保管，不得擦洗、刻劃，觸摸光盤盤片裸露處，不得彎曲、擠壓、摔打，防止光盤盤片、硬盤（U盤）接口沾染灰塵和污垢，避免陽光直接照射。

（二）遠離熱源、酸鹼等有害氣體和強磁場。

（三）檢測與維護:電子檔案應每5年進行一次有效性、安全性檢查，如發現光盤、硬盤（U盤）損壞或出現問題，應及時拷貝。如軟、硬件平台發生改變，則應及時轉換。檢查、拷貝、轉換等情況要登記。

第六章 會計檔案管理規定

必須加強對會計檔案工作的管理，建立會計檔案管理規章制度，確保會計檔案安全、準確、完整和有效利用。財務部負責單位會計檔案的保管及提供利用，會計檔案管理工作除遵照本辦法外，應符合國家法律法規及上級有關規定。

第二十九條 管理內容及要求

（一）會計檔案是指會計憑證、會計帳簿、會計報表及其他財務報告等會計核算專業材料，是記錄和反映我單位及所屬機構經濟業務的賃證和依據，具體包括：

（二）會計憑證：原始票證、記帳憑證、彙總憑證、其它會計憑證。

（三）會計帳簿：總帳、明細帳、日記帳、固定資產卡片、其它會計帳簿。

（四）財務報表：月度、季度、年度財務報告、清產核資報告（包括報表、附表、附註及文字説明，電費上交匯總）、其他財務報告。

（五）其他類：銀行存款餘額調節表、對帳單、資產變更及其他應當保存的會計核算專業資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷燬清冊。

（六）每年形成的會計檔案，由財務部按照歸檔要求，負責整理、立卷、裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。會計年度終了後，由財務部兼職檔案員（出納人員不得兼管會計檔案）保管二年，保管期滿後在次年4月份由財務部兼職檔案員負責本部門歸檔文件的收集以及著錄信息的錄入工作，並打印《會計檔案移交目錄》，列明應交會計檔案的名稱、卷號、冊數以及本冊報表、帳簿、憑證張數、起止年度、編號、保管期、移交人），簽字確認後將整理好的歸檔文件及其著錄信息一起統一保存。

（七）移交的會計檔案，必須符合歸檔要求。

（八）財務部保存的會計檔案，一律不得借出。如因工作需要借閲或複製，必須經單位領導或財務部負責人批准並指定專人辦理登記手續後，方可提供查閲或者複製。查閲或複製會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上塗畫、拆封和抽換。

（九）會計檔案銷燬，由財務部提出銷燬意見，編制銷燬清冊，列明銷燬會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保存期限、已保存期限、銷燬時間等內容，經單位會計檔案鑑定小組簽署意見後，報局財務處批准後，由單位財務部、綜合辦公室共同派員監銷。監銷人員應按照銷燬清冊所列內容，清點核對所要銷燬的會計檔案後進行銷燬。銷燬後，應當在銷燬清冊上簽名或蓋章，並將銷燬情況報單位會計檔案鑑定小組和單位負責人。

（十）保存期滿但未結清的債權債務的原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷燬，應單獨抽出重新立卷，保管到未了事項的債權債務完結為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷燬清冊和保管清冊中列明。

（十一）基建建設期間形成的會計檔案，應當在辦理竣工決算、移交建設項目時一併移交給建設項目的接收單位，並按規定辦理交接手續。未按規定辦理交接手續的項目，財務部應不予付清建設單位相關費用。

（十二）在接受基建項目移交時，由財務部負責會計檔案的交接及驗收。會計檔案未移交完畢的建設項目，一律不予接受。

（十三）會計檔案的庫房管理、借閲、保管、利用、統計，按國家相關規定執行。

第七章 技術資料檔案管理規定

第三十條 公司技術資料檔案是指各生產部門在生產技術、科研成果、質量等技術活動中形成的應當歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、照片等技術資料以及外來、外購的圖紙、資料、圖書等。

第三十一條 總工辦負責承擔技術文件資料的接收、複製、借閲、發放和建檔，提供技術資料為公司有關單位和技術人員服務。

第三十二條 總工辦要把技術資料檔案工作納入公司的技術業務管理工作中，按照集中統一管理技術資料檔案的基本原則，在公司總工程師的領導下，集中統一管理公司的生產、開發、質量等技術資料檔案；建立、健全技術資料檔案工作，達到公司技術資料檔案的完整、準確、系統、安全和有效利用。技術資料檔案應收集齊全、整理系統、並按制度及時歸檔。保證技術資料檔案的積累，保證公司技術資料檔案管理工作的順利開展。

第三十三條 技術資料的歸檔

（一）各生產部門在每個工程項目完成或告一段落後，都要有完整、準確、系統的技術文件資料；由項目負責人或項目技術負責人按單位形成技術文件資料的歸檔範圍和要求，將所形成的技術文件資料加以系統的整理，組成保管單位（卷、代、冊、盒），提交生產部門負責人或主任工程師審查後及時向總工辦移交歸檔。

（二）各生產部門在向總工辦移交技術檔案或技術文件資料時，交接雙方應按規定辦理交接手續，簽字歸檔備查。凡不符合組卷要求或技術文件資料不全的，總工辦檔案員有權拒絕接收。

（三）凡公司各部門外來（不含外借需歸還且不復制）、外購回的圖紙、技術資料，均應由公司各部門相關人員及時向總工辦移交歸檔並辦理借閲手續方可借閲使用，未辦理借閲使用手續前任何人不得據為私有或拿走。

第三十四條 技術資料檔案的保管

（一）對接收來的技術資料檔案進行分類、編目、登記、統計和必要的加工管理，編制《檔案查閲目錄》，做到定位存放，妥善保管，方便利用。

（二）認真執行技術資料檔案的保管檢查制度，每年年底全面檢查、清理一次，做到帳檔一致。並於12月30日以前整理出檢查報告，交公司總工程師審查。公司總工程師根據檢查報告的結果，對檢查報告的真實性進行復查，對出現的問題勒令相關部門進行整改。

（三）做好技術檔案的安全、保密工作，嚴格履行借閲手續。經常保持技術檔案室清潔通風，注意防塵、防火、防水、防潮、防曬和防盜，防止檔案被蟲蛀、鼠咬、黴爛等。如有破損或變質的檔案，管理人員要及時修補和提出複製。

第三十五條 技術資料檔案的保密制度

（一）公司保存的技術資料檔案原則上不對外開放，主要供公司內部使用；職工借閲技術資料檔案必須與公司承擔的工程項目任務、工程總結、專業學習、參考等有關。

（二）離退、停薪留職、下崗人員一般不予借閲公司技術資料檔案，如因反聘或其他特殊情況確需借閲，須經公司總經理批准同意後方可借閲；職工在辦理離退、調動、停薪留職、下崗手續前必須還清所有借閲的技術資料檔案。

（三）職工必須嚴守機密，維護技術資料檔案的安全。借閲技術資料檔案須由公司總工程師批准後方可借閲。借閲者必須妥善保管借閲的技術資料檔案，不得遺失。

（四）技術檔案如有丟失、被盜、泄密等情況，應立即上報並採取措施作妥善處理。

（五）不得私自翻拍、翻錄、複印、摘抄、在網絡發送借閲的技術資料檔案，如需翻拍、翻錄、複印、摘抄、在網絡發送，應辦理相關手續，經公司總工程師批准方能翻拍、翻錄、複印、摘抄；非涉密技術資料檔案辦理相關手續並經總工程批准後可在網絡發送；涉密技術資料檔案不得在網絡發送。

（六）未經主管部門批准，禁止將任何技術資料檔案攜帶、傳遞、寄運至境外 ；嚴禁攜帶祕密技術資料檔案旅行、訪友和出入公共場所；不在不利於保密的地方存放祕密技術資料檔案；不與他人談論有關公司祕密技術資料檔案的事宜。

（七）非工作人員未經允許，不得進入技術資料檔案室，不得隨意翻閲技術資料檔案。

第三十六條 技術資料檔案的借閲

（一）技術資料檔案均在公司內控制使用，技術資料檔案臨時查閲不得借出檔案室，僅供在室內查閲。若需借出室，應辦理借閲手續，經公司總工程師批准方能借出。為確保技術資料檔案資料的週轉、利用，職工每人借閲在手中的檔案資料累計不得超過二份。

（二）經同意借出的技術資料檔案，每次最長借閲時間為一個月。如工作需要，到期後需繼續使用的，應辦理續借手續。如遇假期，必須將所借技術資料檔案退回。到期未歸還或未辦理續借手續者，由檔案管理員負責催收，並要求其限期歸還。

（三）借閲者應保持所借技術資料檔案的完整、安全、整潔，不得轉借、拆散、塗改、抽換和丟失。借、還雙方應共同清點份數、頁數，並檢查完整情況，做到認真負責。如發現問題或有損壞者，及時向主管領導彙報。

（四）遺失或損壞技術資料檔案資料的職工，需寫出書面報告，經所在部門主任、檔案歸口管理部門負責人簽署意見後，報分管領導，根據技術資料檔案資料的重要性和損壞程度、損壞和遺失原因，分別按不同情況給予批評、賠償、行政處罰、追究責任。

（五）凡借閲（出）的檔案資料，應由借閲（出）人和所借部門負責保密，妥善保管，不得轉借他人，不準折卷、塗改、損壞，違者追究責任。

第三十七條 技術資料檔案和受控技術文件的更改

（一）當技術文件編制部門需對技術資料檔案實施更改或補充時，應有更改通知單。對用户提供的文件資料進行更改時，還應有用户同意更改的書面證明，並存檔備查。更改人員根據通知單的內容對技術資料檔案實施更改。更改時統一做好修改標記，堅持技術責任簽字，標明日期。同時修改清單中的更改級別，並將修改通知保留備查。

（二）技術資料檔案更改後，技術資料檔案管理人員應及時將更改通知單發放各相應的文件受控場所，以保證技術文件的使用得到有效控制。

第三十八條技術資料檔案室有關要求

（一）技術資料檔案室條件和防火、防水、防潮、防日光及紫外線照射、防污染、防有害生物、防震、防盜等要求，應符合JGJ 25的規定。

（二）技術資料檔案室應保持整齊、清潔，應有嚴格的使用和存放規則。

第八章 實物檔案管理規定

第三十九條 實物檔案是指公司在主要職能活動時，有參考利用價值的實體物品，如獎狀、獎牌、錦旗、獎章、報廢印章等。

第四十條 歸檔範圍：公司從事經營活動的合法證照；上級領導機關授予公司的獎狀、錦旗、獎章、獎盃、證書、獎牌、光榮冊等；上級領導人到公司視察工作或從事其他活動以及在其他場合形成的題詞等；公司在對外活動中形成的饋贈品等；公司人員參加重大活動而被授予的榮譽獎章和證書等；公司建設工程的模型；公司在重要活動中形成的實物及其它有保存價值的實物。

第四十一條 實物檔案歸檔

（一）實物檔案歸檔應遵循收集齊全完整的原則。凡是公司有關工作、社會活動中獲得的獎狀、證書、錦旗、獎盃、獎牌、題詞、獎章等實物檔案均應收集齊全完整，整理歸檔；歸檔實物必須整潔，完好無損，並由承辦人員加以必要的文字説明；標明收到實物的事由，實物發放者、數量、領取實物的時間、地點、人員。歸檔時由移交人填寫《實物檔案移交清單》，註明實物檔案的名稱（如實填寫）、頒發單位、獲獎單位、獲獎時間、獲獎種類、數量和移交日期，移交人；由移交人將實物及其附屬材料、包裝盒一併移交歸檔。所有實物檔案拍成數碼照片，進行數字化管理。

（二）公司有關人員在獲得實物檔案後一週內辦理檔案移交登記手續。最遲歸檔時間不超過一個月。

（三）實物檔案形成部門兼職檔案人員應對實物檔案進行錄入、編輯、移交，一月內將實物檔案移交綜合辦公室保管，並履行移交手續；檔案管理人員應瀏覽未歸檔的各部門錄入的歸檔目錄，監督歸檔整理工作情況。

（四）各實物檔案形成部門兼職檔案人員負責對本部門實物檔案的收集、整理和著錄信息的錄入工作，並編制《實物檔案移交清冊》，簽字確認後將整理好的實物及其著錄信息一起移交，檔案人員檢查移交的實物和著錄信息，不符合要求的退回移交部門重新整理，符合要求在《實物檔案移交清冊》上簽字接收。檔案工作人員補充著錄信息後整理入庫。

（五）實物檔案整理原則是按照實物自然形成規律及其製成材料不同的特點，保持實物檔案的歷史聯繫，並區別不同製成材料形成的特點和不同保存價值，便於保管和利用。

（六）實物檔案以“件”為單位，管理層次為一層；

（七）按問題、年代分類的整理。設獎狀、獎牌、錦旗、證書、獎盃、獎章、印章、其他等大類(可自行設定、增加、刪減)，　　

（八）排序方式以年度、類別代號、流水號進行排列；

（九）對於一些禮品、紀念品等整理中要用文字説明，包括贈送（頒發）單位、接受單位、贈送（頒發）時間、原由。

（十）實物檔案目錄：《實物檔案移交清冊》和《實物檔案台賬》《印章記錄冊》。

（十一）實物檔案移交目錄應包含：序號、檔案名稱、頒發單位、獲獎單位、獲獎時間、物品種類、移交時間、移交人、接收人、備註。

第九章  附則

第四十二條 公司各類檔案資料保存期限、銷燬嚴格按國家、省市、行業主管部門及上級主管單位的有關規定執行。

第四十三條 本辦法未提到的內容按國家、省、行業單位、主管部門的相關規定執行。

第四十四條 本辦法由綜合辦公室負責解釋。

第四十五條 本辦法自發布之日起施行。