財會電算化管理制度

財會電算化管理制度

1.範圍

本標準規定了為加強財會電算化管理管理，特制定本辦法。

本標準適用於本公司為加強財會電算化的管理。

2.規範性引用文件

下列文件對於本文件的應用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅所注日期的版本適用於本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用於本文件。

Q/JC.B04-2021 《風險和機遇控制程序》

3.管理職責

3.1財務部：確定內外部環境因素和相關方期望或要求。

3.2董事長：批准風險和機會的應對措施。

3.3管理者代表：組織各部門進行內外部環境因素和相關方期望或要求的識別評價、並擬定應對措施，對結果進行審核整理。

3.4各部門：配合進行內外部環境因素和相關方期望或要求的識別評價、並擬定應對措施。

4.管理程序

4.1財會電算化軟、硬件的購置

4.1.1電算化軟件的購置、使用運行、升級換版、二次開發等，由公司財務部統一負責組織實施，並須符合下列條件：

購入軟件應進行可行性論證和方案設計，在充分考察適合公司情況的基礎上，經財務主管領導批准方可購置；

購入軟件必須是經國家財政部統一鑑定合格的、且售後服務好和技術支持保障科技含量高的軟件；

未經批准不得使用外來軟件(包括應用軟件和系統軟件)；不準對購入軟件進行隨意修改，對外拷貝；

二次開發軟件要經公司財務部領導同意、財務主管領導批准後方可實施，且僅限於對原始數據的利用和深加工，不得修改原始數據。二次開發的軟件應達至財政部發布的《會計核算軟件基本功能規範》的相關要求。

4.1.2電算化硬件的購置

首先由財務部根據工作需要提出硬件需要量申請，再由公司綜合管理部進行選型和市場價格調查的工作，選擇性價比好，商品質量高的品種和售後服務好的商家簽訂合同，經公司領導批准後購置。

4.2計算機上崗要求

4.2.1計算機操作人員需經專門培訓考核合格後方可上崗操作。

4.2.2財務部使用的計算機只能用於本公司，未經公司財務部批准不得對外使用。

4.2.3為保證系統的正常、安全運行，杜絕各種非法舞弊行為，防止造成系統內數據的破壞，保證數據正確性和運行效率，上機操作人員規定：

系統操作員、數量錄入員、數據審核員由財務部負責人根據業務需要確定；

系統管理員、系統操作員、系統維護員、數據錄入員、數據審核員及其他由財務部負責人批准的有關財會人員，有權上機操作本人權限範圍內的財務運行系統；

與業務無關人員及脱離會計崗位的人員不得上機運行財務系統。

4.2.4嚴格操作規則

原始憑證需經有關領導審核，並按有關財經法規填制記帳憑證，憑此進行賬務處理；

記帳憑證必須經審核員審核後才能錄入微機。數據錄入人員應嚴格按照憑證輸入數據，不得擅自修改憑證數據，如發現差錯，應在輸入計算機前及時反映給憑證編制人員或系統管理員。已輸入計算機的數據，在登帳前發現有錯，可按憑證數據進行修正。如在登帳之後發現有錯，必須另做憑證，以紅字沖銷，錄入計算機。最後由複核員調正，並在機內簽字，記帳才能進行；

當月機內數據必須全部記帳完畢，方可由指定人員進行結帳；

除了系統維護員之外，其他人員一律不得直接打開庫進行操作，不得隨意增刪修改數據、源程序和庫文件結構；

出納人員、軟件開發人員不得擔任現金和各類銀行帳的原始數據錄入工作，更不允許進行系統性操作；

系統軟件、二次開發的文檔資料，均由財務部負責人指定專人保管，未經許可不得擅自複製、修改和出借；

存檔的數據軟盤、帳表、憑證各文檔資料等，由檔案管理員按規定進行復制、核對、保管；機內數據必須每天雙備份；月未根據需要將明細帳打印歸檔(如現金、銀行存款、結算往來帳等)，年未必須將當年所有的明細帳打印出裝訂成冊歸檔；

系統維護人員必須按有關的維護規定操作；

各操作人員在上機時，應認真登記姓名、系統時間、業務時間等。操作員必須對自己的登機口令保密，以便帳務系統自動對其上機操作進行流水登記，財務部負責人定期檢查此上機記錄，以作為責任劃分的依據；操作人員必須嚴格按操作權限操作，不得越權或擅自上機操作；必須認真登記憑證數據摘要及有關附件信息，保證會計信息的全面完整；

每次上機完畢，應做好所需的各項備份工作，以防止發生意外事故；

嚴禁使用來歷不明的軟盤或光盤上機操作，嚴禁非法拷貝工作，外購軟盤使用前必須先進行防病毒的檢查。

4.3軟件升級的審批程序

4.3.1由系統管理員根據工作需要提出軟件升級申請報告。

4.3.2公司財務部負責人審查申請報告，並論證其可行性、公司分管領導審批。

4.3.3原程序清單存檔。

4.3.4手續完備後，實施軟件升級。

4.3.5軟件升級後使用變更通知。

4.3.6進行軟件升級後的試運行。

4.3.7根據運行的情況總結並升級文檔資料。

4.3.8發出軟件升級後正式運行通知。

4.3.9軟件更新後的備份與定稿的文檔資料一同存檔。文檔主要包括以上修改或更新的提請人、審批人、維護人的姓名，維護時間，修改時間，修改的原因，修改的內容，修改後的現狀等。

4.4財會電算化檔案管理

財會電算化檔案主要是打印輸出的各種帳簿、報表、憑證，存儲會計數據和程序的磁盤或光盤及其它存儲介質，系統開發運行中編制的各種文檔以及其它會計資料。檔案管理的任務是負責系統內各類文檔資料的存檔、安全保管和保密工作。電算化財會檔案一般包括以下內容：

4.4.1會計憑證、會計帳簿、會計報表是記錄和反映經濟業務的重要史料與證據，財務部必須加強會計檔案管理工作的領導，建立健全會計檔案的立卷、保管、調用及管理制度。

4.4.2記帳憑證由人工統一登記編號，經審核人員審查後錄入微機。定期彙總，按類裝訂成冊，專人保管，帳表必須有會計主管的簽章才能存檔保管。

4.4.3每月形成的`帳簿、報表都應按月打印，按科目、類別立卷，裝訂成冊，年底統一移交綜合管理部檔案室集中管理。

4.4.4會計檔案一律以紙質形式保存，同時以磁質形式保存會計檔案，磁質檔案一般應保存2到3份，保存時限至少為五年。其他各類文檔的保存期限及銷燬手續，應按《會計檔案管理方法》的規定保管期限進行保管。

4.4.5會計檔案必須做到妥善保管，存放有序，方便查找，備份軟盤應貼上保護標籤，標籤信息完整，字跡信息完整，字跡清楚，必須用鋼筆填寫。存放在安全、清淨、防熱、防潮的場所；同時，嚴格執行保密制度，不得隨意堆放，嚴防毀損、散失和泄密。

4.4.6會計檔案為本單位積極提供利用；向外單位提供利用時，檔案原則上不得借出，如有特殊，需經公司財務總監批准，並應記錄下調用人員的姓名、調用內容、歸還日期等，並按期歸還，且不得拆散原冊。

4.4.7對於違反上述檔案管理或保密規定，以及任何偽造、非法塗改變更、故意毀壞數據文件、帳冊、軟盤等的行為將進行嚴肅處理。

4.5財務部會計電算化崗位設置及工作職責

4.5.1會計人員

會計人員應孰悉分工負責的核算業務，既能進行手工核算的會計處理，又能適應會計電算化工作要求。其職責範圍除會計法、財政部有關規定外還包括：編制會計憑證應符合財務制度的要求，做到經濟業務處理合法完整、數據正確，摘要簡明規範，編碼完整，符合會計電算化有關細則的規則等。

4.5.2系統管理員

系統管理員應精通本單位的財務和會計業務，具備一定的計算機知識，熟悉本單位在用系統，由財務部負責人擔任。主要對系統總的運行情況負責，協調財務部內外有關電算化的工作關係，處理臨時出現的問題。主要職責有：

負責電算化系統日常管理工作，監督並保證系統的有效、安全、正常運行，在系統發生故障時，應及時監督、組織有關人員恢復其正常工作；

負責組織系統各有關資源(包括設備、軟件、數據及文檔資料等)的調用、修改和更新的計劃；提出更新軟件或修改軟件的需求報告。

4.5.3系統操作員

操作員有權進入本公司電算化系統並調用系統全部或部分功能。操作員應熟悉單位財會業務，同時有較熟悉的計算機操作及數據庫知識，熟悉在用系統的使用，操作員一般由經過計算機和會計兩類培訓的專業人員擔任，對整個系統安全正常進行負責。其主要職責包括：

嚴格按照系統操作説明進行操作；

負責系統維護操作，包括各種環境庫的修改和更新操作；

負責各類數據的備份和存檔；

系統操作過程中發現故障，應及時報告財務負責人和綜合管理部，並做好故障記錄及上機記錄等；

當天的日記帳數據，當天登錄，登錄後打印出當天的帳表，做到日日清；

月底打印系統所有的明細帳、總分類帳和會計報表，以及自動轉帳憑證；

負責領導交辦的其他工作；

系統操作員是系統運行中的關健人員，不能由系統開發人員擔任，不準調用自己權限外的功能。

4.5.4數據錄入員

數據錄入員負責錄入已審核的手工憑證或其他原始數據。數據錄入員應對會計業務知識。有一定的瞭解，有簡單的計算機操作知識，能熟練地錄入有關數據。其一般由經過打字訓練的會計人員擔任，對錄入數據的正確性負責。職責一般包括：

檢查專職會計人員提供的數據的審批手續，對非法數據不得錄入；

嚴格按照專職會計人員提供的數據進行錄入，錄入完畢進行自檢核對，核對無誤後交數據審核員複核；

在輸入過程中，如發現輸入憑證有疑問或錯誤時，應及時向系統管理員或有關專職會計人員反映，不得擅自作廢或修改；

發現輸入數據與憑證數據不符時，應按憑證數據予以修正；

每次數據錄入結束後，應及時做好數據備份；

日記帳輸入應做好日清月結；

注意安全保密，各自的操作口令不得隨意泄露，備份數據應妥善保管；

、操作過程中發現問題，應記錄故障情況並及時向系統管理員報告；數據錄入員不能由系統開發人員擔任。

4.5.5數據審核員

數據審核員負責錄入數據和輸出數據的正確性審核工作。數據審核員應熟悉本單位的會計業務和全面的會計業務，一般應由符合條件的會計人員擔任，其職責主要包括；

負責輸入數據憑證的審核工作，包括審核各類代碼合法性、摘要規範性和數據的正確性等；

負責輸出數據正確性的審核工作；

對不真實、不合法、不完整、不規範的憑證退還有關人員更正、補齊，再行審核；

對於不符合要求的憑證和不正確的輸出帳表數據，不予簽章確認。

4.5.6系統維護員

系統維護員是指負責系統運行管理與維護的工作人員。系統維護員應有一定的計算機知識、會計業務知識，應能熟練地編制程序，應瞭解所用軟件的結構。系統維護員可由軟件開發人員或相應的合格人員擔任。其主要職責包括：

定期檢查軟件、硬件設備的運行情況；

負責系統的安裝和調試工作；

按規定的程序實施軟件的完善性、適應性和正確性的維護。系統維護員由於熟悉所用的軟件數據結構和安全性防範措施，所以不能從事數據錄入、複核等系統的任何操作權限使用工作。

4.5.7檔案管理員

檔案管理員負責保管各類數據和帳表，一般應由具備一定計算機常識，如軟盤的使用與保護等，具有較強的責任心的會計人員擔任。其主要職責包括：

負責系統的各種開發文檔、各類數據軟盤、系統軟盤及各類帳表、憑證資料的備份和存檔保密工作；

做好各類數據、資料、帳表、憑證的裝訂存檔和安全保密工作，不得擅自出借；

按規定期限，向各類有關人員催交備份數據、存檔數據、手工憑證和原始憑證。

4.6硬件管理制度

4.6.1計算機局域網由公司綜合管理部統一管理，財務系統歸財務部專用。其他公司查詢數據須經財務部主管批准後由財務人員根據要求提供。財務部計算機分別由專人負責，主要職責為上、下班及停電時開機、關機、防塵、清潔等日常保養，軟硬件出故障及時向系統管理員彙報。如因事外出必須委託他人代管。

4.6.2計算機未經批准不得搬離或任意挪位，各種資料、軟件一律不得帶離單位。

4.6.3未經許可嚴禁修改硬盤儲存內容，不準擅自拆開計算機及修改計算機有關軟硬件參數設置。

4.6.4不準擅自改變上機內容或運行未經批准的軟件。

4.6.5計算機配置專門的動力電源，每台終端配置不間斷電源。停電後必須3一5分鐘內存盤正常退出並關閉UPS電源， 人員離開時必須關閉計算機、打印機、UPS和總電源。

4.6.6UPS電源不得插接除主機以外的設備， 如打印機、電風扇、電熱瓶等外來硬件設備。

4.6.7計算機硬件故障請保持現場，並向系統管理員彙報，由系統管理員安排人員進行排除，不得自行拆開處理。

4.6.8開機順序：總電源-UPS電源一外圍設備(打印機、顯示器) 一主機。關機順序和開機相反。

4.6.9系統管理員必須在全部終端都正常退網才關閉服務器。

4.6.10嚴禁在財務用計算機上打電子遊戲。

4.6.11外來及新購磁盤、光盤必須先進行防病毒檢查方可上機。

4.6.12未經批准不得使用外來軟件(包括應用軟件和系統軟件)，不準對機內軟件或系統配置隨意修改。

4.6.13注意數據的定期備份，所有軟盤都加上寫保護，並有規範的標籤。

4.6.14經常對計算機和軟盤進行病毒檢測，並不定期作好殺病毒軟件的升級工作。

4.6.15各操作員每次對更新數據必須及時備份，月末結帳後磁質、紙雙備份。

4.6.16財務部各種資料、磁盤、軟件一律不得帶離辦公室，對外(包括公司其他公司)提供數據必須經財務部經理審批。

4.6.17計算機開機口令和財務操作員口令需不定期更改，各操作員必須對自己所掌握的口令嚴格保密，不得對外泄露。

4.6.18各操作應嚴格權限操作，不得泄露、打聽他人有關操作口令，不得以他人名義上機登錄，更不得試圖獲取不屬於自己職責範圍內的資料數據。系統管理員根據上機記錄核對，作為工作檢查依據。

4.6.19硬件的購置、維護、維修等按公司規定執行，違反上述規定造成設備損壞，由責任者照價賠償；造成數據毀損或泄密者，財務部將視情況對責任者予以處理。