商務禮儀中打電話禮儀

商務禮儀中打電話禮儀

1 .時間適宜

打電話應儘量避開上午7點前、晚上22點以後及午休、吃飯等時間。通話的時間不宜過長，一般以3至5分鐘為好。

因為要考慮到其他電話的進出，不可過久地佔線。尤其不可將公用電話作為聊天工具煲“電話粥”。

假如通話時間較長，也事先徵求一下對方意見，並在結束通話時略表歉意。如果在萬不得已的情況下，在他人節假日、用餐、睡覺時打電話影響了他人，應該説明原因，並説一聲：“對不起。”給國外通話事先要了解一下時差，不要不明對方晝夜，造成騷擾。

2. 事先準備

每次通話前，最好做好充分的準備工作，如事先核對對方的電話號碼、單位名稱、人名;寫出通話的要點或詢問的事項，斟酌一下用詞;準備好在應答中需要記錄用的備忘紙和筆,以及必要的資料和文件，這樣通話時就不會臨時抓瞎，丟三落四。

有時需要估計一下對方的情況，決定通話的時間。通話中説話應該務實，簡明扼要，多為他人着想， 長話短説。

3. 注意禮節

具體要求做到以下三點：

(1) 主動問候

接通電話，應主動友好、恭敬地以“您好!”為開頭問候，然後再言及其他，切忌一上來就“喂”對方，或者開口便道自己的事情。

(2) 自報家門

問候完畢後，接下來必須自報家門和證實一下對方的身份。可以先説自己是誰，或者報出自己的單位、部門名稱。態度要温文爾雅。如果你找的人不在，可以請求接電話者幫助轉告。如説：“對不起，麻煩您轉告……”如果對方允諾，轉告後勿忘向對方道謝，並問清對方的姓名。

(3) 道別語

終止通話前，預備放下話筒前，應説“再見”或道謝的話語，因為這些一般是通話結束的信號，也是對對方的尊重。要注意聲音給人愉快的感覺。

除了以上三點外，打電話還需注意下面這些禮節：

(1) 通話完畢聽筒置放要輕。

一般講，應該是打電話者先擱下，接電話者後擱話筒。但假如是與上級、長輩、客户等通話，無論你是發話人還是受話人，最好是讓對方先掛斷。

(2)如果撥錯電話號碼，應向接聽者表示歉意，不要一言不發，掛斷了事。

(3)打電話時還需注意舉止文明，不要將電話筒夾在脖子下，或抱着電話隨意走動、或趴或仰、邊吃邊打。

商務禮儀中接電話禮儀

>>>>鈴響不過3聲。撥打電話要注意“通話3分鐘”原則，而接聽電話則要遵循“鈴響不過3聲”原則，及時接聽電話，尤其是有約在先的電話。約好通話而不接是嚴重的失禮行為。當然，訓練有素的祕書人員應該在電話鈴聲響兩三聲後再接，如果鈴聲剛一響就接，很可能電話會掉線。倘若電話鈴聲響到6聲以上才接，接電話的人應該首先向對方致歉：“抱歉!讓您久等了。”

>>>>要安排合理而有序的表達。作為祕書人員，要儘量親自接聽電話，尤其是有約在先的電話，不要隨便讓別人代接電話。而且，對於祕書人員，更多的是要代領導接聽電話。如果領導不在的話，祕書人員應該首先告訴對方領導不在，然後才能問對方的身份，來電為何事，是否需要轉達等。千萬不可先盤問對方，再説領導不在，以免對方誤以為領導有意迴避。接聽電話也要首先“自報家門”，自我介紹身份，其好處就是萬一對方撥錯了，不至於一錯再錯。

>>>>正確處理打錯的電話。當我們接聽到對方撥錯的電話，首先仍然要向對方問好，説明電話撥錯了。然後要將本單位的電話號碼重複一下，讓對方驗證。

在日常工作中，電話中斷是經常遇到的情況，尤其是手機，説着説着就斷了，可能是沒電了，也可能是掉線了。遇到這種情況，祕書人員有責任告訴對方，自己所在的位置可能網絡沒有覆蓋，並請對方指定一個時間，我們撥打過去。萬一沒有一點先兆，電話“啪”地就斷了，要馬上把電話打回去，打回去的時候第一句話就要道歉，並告知對方電話掉線了，或者説電池用完了。把電話首先打回去，這是對他人的尊重。如欲同對方另約其他時間通話，應該説好自己將按時主動撥打對方的電話。

商務禮儀中手機禮儀

>>>>要安全使用。 一個有經驗的祕書人員是不應該用移動電話來傳送重要信息的。尤其在國際交往中，有些非法組織和個人使用竊密的工具，竊取移動電話中的信息資料。所以，從保密的要求來講，移動電話是不適合傳遞重要信息的。祕書人員還要注意遵守安全規範，比如開車的時候不打手機，乘坐飛機時手機要關機，在加油站附近和病房之內不使用手機等。

>>>>要文明使用。 這一要求是指祕書人員在使用手機時要有尊重人、愛護人、關心人、體諒人的意識。在公眾場合，祕書人員要養成手機改成振動或者靜音、甚至關機的習慣。不要讓手機在大庭廣眾之中頻頻響起，更不要在人多之處接聽電話。另外，手機有一些特殊的附帶功能，比如發短信、拍照等。在使用這些功能時就要注意，給別人拍照要先徵得對方同意。發手機短信應該發有效、有益的信息。

>>>>要規範使用。首先，使用手機通話，跟使用座機是一樣的，禮貌用語要有，電話該誰掛就是誰掛，該道別就要道別。這些要按照一般座機的使用規則去遵守。其次，手機也同樣不宜相互借用，手機裏儲存的電話號碼、短信以及通話記錄等，從某種意義上講都是個人隱私。