人事檔案的管理制度（新版多篇）

人事檔案管理 篇一

摘要:人事檔案是人才信息的重要載體，是人才的主要信息源，是知人善任、選賢舉能的重要工具。

管好用好人事檔案，對人才資源開發起着重要作用。

本文着重探討人事檔案管理工作中存在的問題與建議。

關鍵詞:人事檔案；管理；建議

引言

人事檔案是社會公共信息非常重要的一個組成部分，通過人事檔案可以證實個人的經歷、學歷、技術職稱、社會關係、獎懲等情況。

從人力資源開發、管理的角度來看，人事檔案可以為個人求職、單位求才提供大量豐富、動態、真實有效的原始資料和數據。

因此管好用好人事檔案，對人才資源開發起着重要作用。

1、當前人事檔案管理中存在的不足

1.1 普遍對人事檔案管理的重要性認識不夠。

長期以來，相當一部分領導對人事檔案管理工作的認識都存在着一些誤區，認為人事檔案工作就是保管的事務性工作，不是單位的主要工作，只要不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行了。

甚至有些領導認為檔案工作只是檔案部門的事，對檔案工作不聞不問，自已不想管也不願管。

因此，往往容易忽視人事檔案管理工作，未把人事檔案管理工作納入到議事日程，檔案工作不研究沒安排，檔案問題得不到解決，場所、經費、人員沒有保障，檔案工作自然就做不好。

1.2 硬件設施解決落實差。

檔案室建設簡陋，經費投入不足。

大部分檔案室建設不標準、不規範。

個別單位沒有專用檔案室，有的單位檔案室狹窄、潮濕、“六防”設備不配套，引起檔案材料黴變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔、完整。

1.3 檔案管理人員管理水平不高，管理手段落後。

由於檔案管理人員大多數是兼職，因此導致了管檔人員工作變動頻繁，新手佔70%，加之各級管檔部門沒有組織專業知識培訓，業務不熟，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太瞭解，難以適應幹部檔案管理工作。

2、對目前人事檔案管理的幾點建議

2.1 提高認識，進一步加強對檔案工作的領導。

領導的重視是做好檔案工作的重要保證。

單位領導應高度重視人事檔案管理工作，將其納入到議事日程。

要建立檔案管理領導小組，定期對檔案管理工作進行檢查、指導、督促，發現問題及時解決。

同時單位領導要加強對檔案法律法規的學習，進一步明確檔案工作是各級黨委、政府義不容辭的責任和義務。

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2.2 加大投入，進一步夯實檔案工作基礎。

各單位財政在檔案工作上要捨得投入，檔案工作經費做到年初有預算安排，特別是對檔案的檔案維護、檔案保護和搶救、檔案信息化建設等方面所需費用要予以重點保障，要有專項預算；各單位要按標準按要求建設好規範化的綜合檔案室，購置必備的檔案櫃，搞好通風、採光、防盜、防蟲、防潮、防火等配套保護措施，有條件的單位還可以添置空調、電腦、掃描儀、監視器等設備，進一步提高檔案管理信息化水平，確保檔案利用安全，檔案資料不丟失、不損壞，又保證檔案信息不失密、不泄密。

2.3 提高檔案管理人員的素質。

《幹部檔案工作條例》三十八條規定，各級組織人事部門要注意加強幹部檔案工作隊伍建設，選擇政治上可靠、作風正派、責任心強的共產黨員從事幹部檔案工作，注意對他們的教育培養，關心他們工作、生活、充分發揮他們的積極性和創造性。

建議:①主管部門應定期組織培訓業務知識，讓他們掌握新的知識和先進的管理技術，進一步瞭解管理檔案的重要性，增強責任心，提高檔案管理的技術水平。

②配置專(兼)職人事檔案管理人員，落實管檔人員待遇。

2.4 注重人事檔案材料收集。

提高人事檔案管理質量。

收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎，隨着政治經濟體制改革的不斷深化，幹部制度的改革、考察、考核、學歷、各種培訓、聘任、專業技術晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來了新的要求。

對不符合歸檔要求的材料要及時進行處理，手續不全的材料要退回形成材料的部門進行補辦，確保材料齊全完整、手續完備，保證人事檔案的權威性、準確性和真實性。

2.5 加強人事檔案管理現代化和信息化建設。

人事檔案是人才信息資源庫，合理利用各種資源，使其最大限度地發揮作用，必須把先進的科學技術手段應用於人事檔案管理，以達到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的。

實現人事檔案管理現代化，是人事檔案服務於人事工作、人事制度改革與發展的需要，是我國整個社會主義現代化事業的。一個具體組成部分，也是適應社會對檔案信息需求日漸增強的客觀需求。

這就要求檔案管理部門進一步提高工作效率，準確、及時地傳輸人事信息，提高人事信息管理的時效性。

同時要充分利用計算機網絡技術來進行人事檔案管理創新，通過網絡，可以實行不屬於保密範圍的檔案信息的社會共享，向社會提供優質高效的人才檔案信息服務，以實現人事檔案信息資源的有效共享。

既方便利用者又提高了人事檔案工作的效率和質量，並大大提高檔案的利用效率。

通過檔案管理工作的不斷完善，檔案管理必將更有效，檔案管理工作必將上一個新台階。

參考文獻:

[1]中共昆明市委組織部信息中心。《簡報》。

[2]東台黨建。《做好新時期幹部人事檔案工作的幾點思考》。2003.8.16.

[3]張峯，姜興美。《信息化對檔案管理的挑戰及對策》《山東檔案》。2000(6)。

[4]劉萌。《檔案管理與經濟知識論》北京:中國人民大學出版社。2001.

人事檔案的管理制度 篇二

1.目的：

為保證人事檔案材料的完整性和安全性，便於檔案材料的使用和管理。

2.制定依據：

檔案管理標準化程序。

3.試用範圍：

公司各部門。

4.制度內容：

4.1人事檔案的定義：

是指在人事工作中形成的記錄員工在公司的主要經歷、學歷、培訓、社會關係、業務能力、工作狀況以及獎懲等個人情況的文件材料；

4.2人事檔案的類別：

4.2.1員工人事檔案類型：基本信息檔案、薪酬檔案、績效檔案、培訓檔案、技術檔案、履職檔案、健康檔案等七類。

基本信息檔案：包括檔案編號、姓名、性別、身份證號碼、學歷、住址、户籍所在地、年齡、政治面貌等。

薪酬檔案：包括員工試用期工資、轉正工資、調薪記錄等。

績效檔案：包括轉正考核記錄、年度考核記錄、履職考核記錄等。

培訓檔案：包括年度參加內訓、外訓、職業資格、技術培訓等記錄等。

技術檔案：包括所持資格證書、技術職務評定等記錄等。

履職檔案：包括員工入職之前的履職經歷、本公司內部崗位變動情況、競職申請、聘任決定、獎勵、處罰等。

健康檔案：包括員工健康證、體檢記錄等。

4.3 人事檔案的建立：

4.3.1電子檔案建立：

根據檔案類別核定員工編碼及檔案編號。

按檔案編號在“人事管理信息”中錄入員工個人基本信息：包括檔案編號、姓名、性別、身份證號碼、住址、户籍所在地、年齡、政治面貌、行業年限、健康證期限、所持資格證等信息。員工考核、競職、獎勵（獲得獎金和榮譽證書）、處罰（書面嚴重警告、無薪停職檢查、開除），由勞動關係管理員根據相應文件錄入“人事管理信息”，並存入員工個人檔案袋中。

電子檔案的動態管理：

員工電子檔案是關於員工全面信息存儲、跟蹤的重要工具。

員工入司時，在錄入員工電子檔案的同時，必須對員工照片進行掃描記入個人電子檔案。

員工入職時，必須詳細錄入員工入司前經核實的從業經歷和有關個人職業發展的重要信息，如取得的主要工作經驗、成果和業績等；

員工的培訓經歷是關係員工職業發展的主要依據，員工入司時，必須詳細記錄員工的職業培訓經歷和獲得的培訓證書和取得的培訓成果。員工在公司工作期間的培訓經歷必須及時記入電子檔案，以便查詢。

有關員工信息的變更，必須當月在員工個人電子檔案中進行登記更新。每月末，對檔案進行備份。以確保電子檔案的安全管理。

員工合同信息由勞動關係組按批次提供合同簽訂彙總表和合同原件，勞動關係管理員根據合同簽訂彙總表核對合同，確認無誤後在合同簽訂彙總表上簽字，勞動關係管理員根據合同在“人事管理系統”中更改員工合同信息，更改完畢後將合同放入員工檔案中存檔。

4.3.2 紙介質檔案建立：

錄入系統後的員工檔案按七類檔案分類統一裝入“檔案袋”中，在“檔案袋”清單上填寫檔案資料名細，檔案袋上寫明員工姓名、性別及檔案編號。按檔案類別順序存放在相應的檔案櫃中。（當月入職的員工資料應在當月完成檔案錄入及存放工作）。

4.4人事檔案的管理：

4.4.1人力資源部對收集的人事檔案材料按規定進行整理，並按在職人員檔案、離職人員檔案進行分類、編號、排架。

4.4.2對人事檔案應建立登記和統計制度，建立各類檔案名冊。嚴格執行保密制度，確保檔案的絕對安全和準確無誤。

4.4.3根據安全保密，便於查找的原則，人事檔案應嚴密科學地保管。庫房內應保持清潔，整齊和適宜的温濕度。

4.4.4對人事檔案的接收、傳遞必須嚴格手續，有案可查。查借閲人事檔案應嚴格按借閲程序辦理。

4.4.5人事檔案調動：

調動：員工因工作需要調動時應按規定填寫“調動申請表”（跨部門調動和部門內部調動）。勞動關係管理員接到已審批完畢的調動申請表後，在“人事信息管理”中錄入調動信息並將其信息調入相應的部門或分公司，打印新崗位工作牌，調動申請表於每月中旬或月底統一存入員工個人檔案袋中。

任免：員工因工作需要被任免後，根據公司的任免文件，在“人事信息管理”中錄入任免信息，並將任免文件複印件存入員工個人檔案袋中。

離職：員工辦理完畢離職手續後，將其相關證件的原件退還離職員工本人，並將其檔案歸入離職人員檔案。

信息變更：員工個人相關信息發生變更時（如：個人基本信息、身份證更換、資格證的補充等），該員工應在變更之日起一個月內將信息或相關證件的複印件提交至人力資源部勞動關係管理員處備案。勞動關係管理員應根據員工提交的資料在“人事信息”中及時更新，並將相關證件複印件於每月15日、30日進行存檔整理。

4.5人事檔案的使用：

4.5.1檔案的查詢、借閲：

副經理級以下員工原則上只能查詢/借閲個人檔案；

副經理（含)以上人員可直接查詢/借閲所管部門員工檔案，跨部門查詢/借閲員工檔案需附有分管總監審批的簽呈經人力資源部經理批准後方可查詢/借閲。(附件一）。

檔案中的個人資料只用於公司辦理相關事務，原則上人力資源部人事勞動關係管理員不對個人提供檔案辦理其它事務（如照片、身份證複印件、學歷證複印件等）。

以上查詢/借閲需在“檔案查詢/借閲登記本”上做登記，查詢/借閲檔案者不得私自複印員工檔案，工作原因需複印的須經人力資源部經理批准後由勞動關係管理員操作複印。借閲檔案者應在規定借閲期按時歸還完整的檔案，逾期者按每天5元進行處罰；如將借出的'檔案丟失者，視情況將給予XXX處罰。

檔案管理人員、借閲人應嚴守檔案機密，不得擅自泄漏或傳播員工個人資料信息，經發現，對檔案管理人員、借閲人給予XX處罰，並對其部門負責人給予XX處罰。

4.6本制度由公司職工代表大會審議通過後以公司名義發佈執行

4.7本制度由公司人力資源部負責解釋。

4.8附件：

附件一：檔案查詢記錄

人事檔案的管理制度 篇三

第一章、總則

第一條：為規範人事檔案管理工作，提高檔案管理水平，有效的保護和利用檔案，使之科學化、規範化、制度化，在企業經營活動中充分發揮人事檔案的作用，更好地為怡通集團各項工作服務，特制定本管理制度。

第二條：人事檔案工作是集團組織人事工作的重要組成部分，也是集團檔案工作的重要組成部分。它是為貫徹執行集團戰略、方針、政策服務的，是選賢舉能，知人善任，歷史地全面地考察瞭解和正確選拔使用員工的重要依據。

第三條：本制度適用於怡通集團總部及其各子公司。

第二章、管理職責

第四條：集團企業管理部人事檔案管理的職責——

a、負責制訂、修改和完善集團人事檔案管理的相關工作管理制度與實施細則等規範；

b、負責本制度在各子公司實施執行的具體指導和監督檢查；

c、負責怡通集團戰略決策委員會成員的人事檔案管理工作；

d、負責怡通集團各子公司、部門的員工人事檔案管理工作；

e、負責對各子公司的員工人事檔案管理工作進行檢查與督導。

第五條：集團企業管理部人事檔案管理的義務是指導各子公司按本制度要求建立規範的檔案管理程序、規範檔案管理行為。

第六條：各子公司行政部門人事檔案管理的職責就是負責執行本制度，按其要求建立規範的人事檔案管理；負責管理企業管理部所有員工人事檔案管理工作。

第三章、人事檔案內容

第七條：人事檔案一式兩套（原件由各子公司行政部保管、複印件由集團人事部統一管理），是由歷史地、全面地反映員工情況的有關材料構成，主要有如下幾類：

a、履歷材料（包括個人的簡歷資料、學歷、資格證等）；

b、考核、考察材料；

c、獎勵及處分材料；

d、培訓記錄及外訓協議等材料；

e、勞動合同、保密協議、錄用、任免、聘用、離職材料；

f、其他可供企業用人蔘考的資料。

第四章、檔案編號管理

第八條：各子公司行政部門必須按照OA管理系統中的員工編號（即：工號）進行編號，每100個檔案做一個標記，方便查找。

由其他單位轉入的員工檔案，按照轉入單位的編號更換編號（轉出單位辦理離職手續）。

第五章、人事檔案的收集與整理

第九條：日常收集員工履歷表、試用期考評表、各種獎勵、職務任免、崗位/待遇調整表、續簽合同等材料。

各子公司人事檔案管理人員必須在每次招聘結束後的七日之內（試崗期結束），必須將新進員工的人事檔案收集、整理並進行歸檔。

日常新進人員的人事檔案必須於辦理入職手續兩日之內，將將新進員工的人事檔案收集、整理並進行歸檔。

第十條：各子公司行政部門的人事專員在以下幾個時段特別需要做好人事檔案資料的歸檔工作。

1、新員工報到時

新員工報到後，收齊新入職員工的所有手續、證件、資料後，統一裝入新建的檔案袋內，並在檔案袋封面右上方書寫上檔案袋編號（口取紙）、員工姓名、性別。結束試崗期後的三個工作日之內，將以下檔案、證件和資料進行再次歸檔：《許昌怡通集團應聘人員求職表》（必須要有面試評價表及審批人意見簽署）；⑵ 身份證（雙面都印在同一頁上，A4紙）、學歷證、學位證及其他相關資質證件的複印件；

2、員工辦理正式入職手續時

員工結束七天試用期後的三個工作日之內，將以下檔案、證件和資料進行再次歸檔：

（1）《許昌怡通集團應聘人員求職表》（必須要有面試評價表及審批人意見簽署）；

（2） 身份證（雙面都印在同一頁上，A4紙）、學歷證、學位證及其他相關資質證件的複印件

3、員工辦理轉正手續時

員工轉正手續完成後，各級人力資源部門人事專員必須將以下資料收集齊後，歸入該員工的檔案袋：該員工的《應聘求職表》、《試用期考評表》；《勞動合同》、《保密協議》；

4、員工辦理調動手續時

（1）各級人力資源部門，在完成員工調動手續的三個工作日內將員工調動手續資料裝入該員工的檔案內，具體的資料有：《崗位/待遇調整表》；

（2）《工作交接表》；

（3）《文件檔案資料移交明細表》、《物品資產移交明細表》、《客户資料移交明細表》、《待辦工作（事宜）移交明細表》；

5、員工辦理離職手續時

各級人力資源部門人事專員，在辦完員工離職手續的三個工作日內，將離職相關資料裝入該員工的檔案內，必須裝入的資料有：該員工的。書面離職申請書；《離職清算表》⑶、《離職申批表》；

（4）《員工離職工作移交表》；

（5）《文件檔案資料移交明細表》、《物品資產移交明細表》、《客户資料移交明細表》、《待辦工作（事宜）移交明細表》。

第十一條：每年一季度按公司檔案管理辦法對上一年的人事檔案進行整理、組卷。人事檔案的收集範圍：本管理制度第三章中所列的檔案內容涉及的相關材料。

第十二條：在整理過程中，不得私自塗改、抽取或偽造檔案材料。

第六章、人事檔案的借閲與移交

第十三條：凡借用人事檔案，必須填寫《人事檔案借閲登記表》，由人力資源部門的負責人核實理由，經企業管理部領導籤批後，方可借出，借出的檔案必須在7天內歸還，如確因工作需要，可辦續借手續。

借閲檔案的人員，對檔案應妥善保管，不得遺失、泄密和污損，不準抽換、折卷和轉換，不得複印。

第十四條： 人事檔案的移交分為人事檔案移交和人事檔案管理人員工作變動移交兩種。

第七章、其他規定

第十五條：凡是公司的員工（正式員工、試用員工和臨時員工）都必須建立檔案正本，是否建立副本，根據工作需要由人力資源部自行確定。

第十六條：檔案管理人員應具有良好的思想素養，按受過正規的檔案管理培訓，在工作中須嚴格遵守保密制度。

第十七條：不得擅自處理或銷燬檔案材料，應按公司檔案管理制度進行檔案保管和檔案銷燬。

第十八條：集團人事部定期或不定期地對各子公司的人事檔案管理工作進行檢查與督導，檢查中凡發現不按照以上規定予以辦理執行的，視情節輕重，處罰人事檔案管理員50—200元，其所屬各子公司領導負連帶責任，處罰100—200元。

第十九條：各子公司人事檔案管理人員是定崗管理，凡與原人事檔案管理人員的變動（包括換崗、離職、增減其他工作量）的，必須報經集團企業管理部，批准後方可執行，否則直接處罰當事人50—200元，各子公司相關領導承擔連帶責任，處罰50—200元。

第二十條：獎懲投訴

員工對本人或他人的獎懲在以事實為依據的前提下可以越級投訴，也可以直接投訴到集團人事部。

受到投訴的獎懲在抽查時可暫停，待調查清楚後再予以處置。

1、投訴調查結果屬實的，撤消原獎懲決定，可以對員工投訴他人獎懲的進行表揚獎勵。

2、投訴調查結果不屬實的，維持原獎懲決定，並對投訴員工進行教育，要規範其行為和思想，注重事實；若純屬造謠生事的，可以對投訴員工予以行政記過處罰。

第二十一條：本制度最終解釋權歸集團企業管理部。

第二十二條：本制度從下發之起實施。

人事檔案管理 篇四

[摘 要] 人事檔案的真實性、動態性、機密性要求檔案管理員要嚴格遵守人事檔案保管制度，具有較高的檔案意識，並不斷提高自身素質，實現檔案管理的科學化，以保證人事檔案的全面性和現實性，實現“檔案為人人，人人重檔案”的美好目標。

[關鍵詞] 人事檔案； 性質； 管理

人事檔案是我國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關係緊密掛鈎，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據。

目前出境、計算工齡、工作流動、考研、考公務員、轉正定級、職稱申報、辦理各種社會保險以及升學等都需要個人檔案，特別是在國有企業和事業單位。

因此對人事檔案進行收集、整理、保管、鑑定、統計和提供利用的人事檔案管理工作尤為重要。

本文將從人事檔案的性質着手，論述檔案管理工作對檔案管理員的要求。

1 人事檔案的性質

1.1 全面性

人事檔案收存員工的履歷、自傳、鑑定（考評）、政治歷史、入黨入團、獎勵、處分、任免、工資等方面的有關文件材料，因此，它能記錄員工個人成長、思想發展的歷史，能展現員工家庭情況、專業情況、個人自然情況等各個方面的內容，是員工個人信息的儲存庫，它概括地反映員工個人全貌。

1.2 現實性

由於員工仍在工作，其人事檔案成為人事（勞動）部門正確使用人才、合理解決工資等問題的一個重要依據。

直接為現實工作服務是人事檔案區別於其他檔案的重要標誌。

1.3 真實性

這是人事檔案現實性的基礎和前提。

人事檔案必須做到整體內容完整齊全，個體材料客觀真實，才能為用人部門提供優質服務。

1.4 動態性

人事檔案建立後，其內容不是一成不變的，隨着當事人人生道路的延伸將不斷形成一些反映新信息的文件材料。

因此，人事檔案必須注意做好新材料的收集補充，力求縮短檔案與員工實際情況的“時間差”，這就要求人事檔案必須打孔裝訂，以便隨時補充新材料。

1.5 流動性

人事檔案要發揮應用的作用，必須堅持“檔隨人走”，在員工調走後的一週以內，必須將其人事檔案轉往新的管理部門。

“有檔無人”，這樣的無頭檔案，保管得再好也無意義。

1.6 機密性

人事檔案的內容涉及個人功、過等諸多方面情況，有的從側面反映了一些重大歷史事件，有的是個人向組織彙報而不能向他人（包括家庭成員）言及的內心隱祕等，因此，人事檔案屬於黨和國家的機密，任何人不得泄露和私自保存人事檔案材料，不能向社會無條件地提供服務。

即使是處於檔案管理機構的個人也不能查閲自己的人事檔案。

人事檔案的六大性質要求檔案管理人員在進行檔案管理時，必須本着認真、負責、嚴謹的態度並採用科學的手段，保守檔案機密，維護人事檔案材料的完整，以便檔案材料的高效利用。

因此檔案管理人員的素質對檔案管理工作有着極大的影響。

2 檔案管理工作對檔案管理員的要求

2.1 嚴格遵守人事檔案保管制度

檔案管理人員在工作中，要嚴格遵守材料歸檔制度、轉遞制度、檢查核對制度、統計制度和保衞保密制度。

歸檔材料時，對材料進行鑑別，保證其真實性，將符合歸檔要求的材料按照材料的屬性、內容，確定其歸檔的具體位置。

如有新的檔案材料應及時歸檔，在目錄上補登材料名稱及有關內容，力求縮短檔案與員工實際情況的“時間差”；出現檔案轉移情況時，須填寫《轉遞人事檔案材料的通知單》，密封包裝檔案資料，通過機要交通轉遞，不能交本人自帶。

收檔單位在收到檔案，核對無誤後，應在回執上簽字蓋章，及時退回，並及時在檔案底賬上註銷，做到“檔隨人走”，避免“有檔無人”；定期對檔案進行檢查核對和統計，確保檔案材料無黴爛、蟲蛀等損害。

統計人事檔案材料收集補充、整理、保管、利用以及庫房設備等情況，檢查檔案保管環境的安全性；檔案應由專人保管，庫房、檔案櫃保持清潔，不存放無關物品。

任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。

無關人員不得進入庫房。

2.2 具有檔案意識

檔案意識，是指人們對檔案的性質和價值的認識，對檔案工作的性質、地位和作用的認識。

檔案管理人員要有檔案意識，要認識到檔案工作是管理檔案和提供檔案信息為社會實踐服務的一項業務系統。

作為服務“窗口”，檔案部門及檔案管理人員應堅持“以人為本”的服務理念，提供周到、細緻、全面的服務，積極為利用者解決檔案利用過程中出現的一些難題，滿足使用人、使用部門的利用需求。

由於人事檔案具有記載人生軌跡的真實性和全面性，因此，人事檔案的收集、整理、開發、利用十分重要。

這就要求檔案管理人員要有較強的責任心，做到口勤、手勤、腳勤，認真、及時地到各部門、科室收集應該歸檔的檔案材料，並對檔案材料內容認真審核之後將材料進行鑑別歸檔。

此外，檔案管理人員還應督促職工將相關材料交給檔案部門。

使人事檔案的收集和歸檔工作做到不丟失、不積壓，客觀地反映事實，保證人事檔案工作制度化、規範化，真正發揮人事檔案“見證歷史”的作用。

2.3 具有一定的信息處理能力

如何利用計算機技術對人事檔案進行信息存儲、檢索，進而實現網絡化管理，已經成為人事檔案管理工作的重要議題，計算機替代傳統的手工操作指日可待。

檔案部門提供給利用者的將不再只是紙質檔案，而是大量的電子文件。

檔案管理人員不再整天忙於收集、整理、進庫取卷等繁瑣低效的工作，而是負責將豐富的檔案信息數字化，通過專用網絡向社會傳播，使檔案成為重要的信息資源。

這一趨勢要求檔案管理人員要具有一定的學習能力，掌握計算機相關知識，不斷提高自身業務能力，以科學高效的手段進行人事檔案管理，從而提高人事檔案信息資源的開發和利用程度。

綜上所述， 檔案管理人員作為檔案與利用者之間的媒介與紐帶，要具有高度的責任感、較強的業務能力和計算機應用能力，愛崗敬業，勤勤懇懇，不計名利，堅持以人為本的服務理念，實現“檔案為人人，人人重檔案”的美好目標。

人事檔案的管理制度 篇五

1、為使檔案材料齊全完整，以防丟失，凡屬於人事部門形成的材料，在一個月內歸檔。任何個人不得以任何理由積壓滯留材料，防礙收檔。

2、人事檔案由人事主管部門管理。幹部調離工作單位時，檔案要隨人及時移交轉遞。

3、每季度要核對一次檔案順序號，發現編錯號或放錯位置的要及時糾正，按照登記檢查檔案，發現缺少及時查找。

4、查（借)閲檔案須經主管領導批准，辦理有關手續後、方可查(借）閲。

人事檔案統計制度

1、檔案統計是瞭解和掌握檔案形成、管理、利用情況和檔案發展的重要手段，檔案人員要慎重對待，認真抓好。

2、認真做好檔案收集、整理、鑑定、保管、利用情況的統計工作，提交檔案質量。

3、做好檔案收進、移出工作，定期進行清理登記，做到隨時歸檔，便於查找。

4、按照上級要求，報送本局檔案情況。

人事檔案查(借)閲制度

1、確因工作需要、查閲檔案時，須主管領導批准辦理登記手續。一般只限在檔案室查閲，如有特殊情況外借時，應按要求限其歸還。

2、查閲借閲時檔案管理人員必須遵守保密制度。查(借)閲檔案人員不得擅自拆卷、塗改、勾劃、剪裁，如違反上述要求，將追究責任。

3、查(借)閲檔案人員，對確需要摘錄的材料，須經局主管領導和檔案管理人員審閲後，才能帶離檔案室。

人事檔案保密制度

為提高警惕，嚴守國家機密，維護檔案的完整與安全，特制定本制度。

1、嚴格保密紀律。堅持內外有別的原則，嚴禁在閒談和私人通訊中涉及黨和國家的機密。

2、不在公共場所及家屬子女，親朋好友面前談論有關檔案的機密。

3、忠於職守，加強保密觀念。不該説的不説，不該問的不問，做到不失密，不泄密。

4、凡查閲不宜公開的祕密以上的檔案材料，要嚴格履行手續，不準隨便摘抄，複製和補傳。

5、嚴守保密紀律。自覺遵守“保密法”，對違犯“保密法”及保密紀律，玩忽職守，造成大失泄密者，要按規定嚴肅處理，構成犯罪要追究其責任。

6、非檔案管理人員，不準隨便出入庫房。

人事檔案利用制度

1、檔案提供利用是檔案工作重要環節。檔案人員要樹立檔案為政治思想工作，業務工作服務的指導思想，努力提高檔案的利用工作。

2、提供利用要堅持用原件或複製件提供利用。提供利用時，均應按查、借閲檔案的管理辦法辦理相應手續。

3、檔案人員要熟悉本機關的工作性質、業務、範圍、程序，提供檔案材料要準確、及時，積極、主動為領導和各部門做好服務工作。

人事檔案庫房管理制度

1、檔案庫房的管理要有嚴密的制度、嚴格的手續和經常性的工作。

2、檔案進出庫要有登記和交接手續，不能“賬目不清”以免造成檔案泄密，丟失的漏洞。

3、管理人員變動時，要有嚴格的交接手續，不能只交鑰匙不交“賬”。

4、嚴格保密和保衞制度，除檔案管理人員外其他人員一般不得進入庫房，嚴禁在庫房吸煙和存放易燃易爆物品。

5、檔案櫃的。排列要科學有序、便於通風和避光。

6、檔案管理人員要經常打掃衞生，保持室內和櫃內整潔，乾淨防止灰塵對檔案材料的損害。

7、庫房設備應符合安全和技術要求，做好保密，杜絕文件材料丟失、損壞和其他意外事故發生。

分管檔案工作領導責任制

1、積極貫徹執行黨和國家的方針、政策、認真組織學習“檔案法”和“機關檔案工作條例”宣傳上級檔案部門有關檔案工作政策，規定，及時處理本局存在的問題。

2、組織協調本機關檔案工作的管理，經常監督檢查本機關的檔案工作，督促檔案人員做好平時檔案工作收檔和移交工作。

3、重視並加強檔案人員的政治思想業務工作，經常瞭解幹部的思想和業務情況，開展兩個文明和民族團結，社會主義思想教育，抓好專業學習，使他們在政治素質和業務素質上不斷的有所提高。

人事檔案的管理制度 篇六

根據中組部、國家檔案局《幹部檔案工作條例》及中組部《幹部人事檔案材料收集歸檔規定》、《幹部檔案整理工作細則》要求，結合兵團幹部人事檔案工作實際，制定本制度。

一、幹部人事檔案管理部門工作職責

（一）按照幹部管理權限依法管理好乾部檔案，為國家積累檔案史料。

（二）及時收集、鑑別和整理幹部檔案材料，把好檔案材料入口關，及時清理所缺材料並告知有關部門補充齊全。

（三）按照規定辦理幹部人事檔案的查閲、借閲和轉遞。

（四）為有關部門提供幹部人事檔案材料的情況。

（五）認真做好乾部人事檔案的安全、保密、保管和保護工作。

（六）及時瞭解幹部人事檔案工作的新情況，制定、完善相關規章制度，加強業務指導工作。

（七）推廣、應用幹部檔案現代管理方法和技術，逐步實現幹部人事檔案管理的信息化和現代化。

（八）定期向檔案局移交死亡幹部檔案。

（九）辦理其他有關事項。

二、幹部人事檔案材料收集制度

（一）按照《幹部人事檔案材料收集歸檔規定》的要求，遵循真實、全面、及時、規範的原則，重點收集反映幹部自然情況和德、能、勤、績、廉等方面的材料，並根據經濟社會發展和組織工作的需要，不斷充實完善幹部人事檔案的內容。

（二）幹部人事檔案材料形成部門，必須按照有關規定規範製作幹部人事檔案材料，建立幹部人事檔案材料收集歸檔機制，在材料形成之日起1個月內按要求送交幹部人事檔案管理部門並履行移交手續，任何組織和個人不得以任何理由積壓歸檔材料。

（三）幹部人事檔案管理部門應建立聯繫制度，及時掌握形成幹部人事檔案材料的信息，主動向幹部人事檔案材料形成部門、幹部本人和其他有關方面收集幹部人事檔案材料。

（四）幹部人事檔案管理部門必須嚴格審核歸檔材料，重點審核歸檔材料是否辦理完畢，是否對象明確、齊全完整、內容真實、填寫規範、手續完備。成套材料必須頭尾完整，缺少的檔案材料應當進行登記並及時收集補充。

（五)歸檔材料填寫不規範，手續不完備，或材料上的姓名、出生時間、參加工作時間和入黨時間等與檔案記載不一致的，材料形成部門應當重新制作，補辦手續，或者由具有幹部管理權限的組織(人事）部門審改（或出具組織説明）並加蓋公章。形成幹部檔案材料的部門，有責任按規定認真辦理。

（六)幹部人事檔案原件存正本，複製件可存副本。證明、證件等特殊情況需用複印件存檔的，必須註明複製單位、複製日期，並加蓋材料製作部門單位公章或幹部人事關係所在組織(人事）部門公章。

（七)幹部人事檔案材料的載體使用國際標準A4型(長297毫米，寬210毫米）或16開型（長260毫米，寬184毫米）的公文用紙，材料左邊應當留有20-25毫米裝訂邊，字跡材料應當符合檔案保護要求，用鋼筆或毛筆填寫，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色及純藍墨水和複寫紙書寫。

（八）幹部人事檔案工作人員對收集到的幹部人事檔案材料應認真審查鑑別，對不屬於規定歸檔範圍的材料，不得擅自歸檔；對符合歸檔要求的材料進行登記，在接收之日起1個月內放入幹部本人檔案，1年內整理歸檔。

三、幹部檔案材料鑑別歸檔制度

（一）幹部人事檔案材料的鑑別歸檔工作，必須根據有關法律、法規和文件精神，堅持歷史唯物主義和辯證唯物主義的觀點，具體問題具體分析，根據形成材料的歷史條件、材料的主要內容、用途及其保存價值，嚴肅認真地進行。

（二）凡收集的材料，在歸檔前必須經過認真審查、鑑別，符合要求的才能歸檔；

（三）未經鑑別，任何人都不得擅自銷燬幹部人事檔案材料，不得私自將不屬於歸檔範圍的材料歸檔或從幹部人事檔案中撤出材料。