工程檔案管理制度通用多篇

工程項目檔案管理制度 篇一

第一條、項目文件的整理

1、建設項目所形成的全部項目文件在歸檔前應根據國家有關規定，並按檔案管理的要求，由文件形成單位進行整理。

2、建設單位各機構形成或收到的有關建設項目的前期文件、設備技術文件、竣工試運行文件及驗收文件，應根據文件的性質內容分別按年度、項目的單項或單位工程整理

3、勘查、設計單位形成的基礎材料和項目設計文件，應按項目或專業整理。

4、施工技術文件應按單項工程的專業，階段整理；檢查驗收記錄、質量評定及監理文件按單位工程整理。

5、設備、技術、工藝、專利及商檢索賠文件應由承辦單位整理；現場使用的譯文及安裝調試形成的非標準圖、竣工圖、設計變更、試運行及維護中形成的文件，工程事故處理文件由施工單位整理。

第二條、項目文件的組卷

1、組卷要遵循項目文件的形成規律和成套性特點，保持卷內文件的有機聯繫；分類科學，組卷合理；法律性文件手續齊備，符合檔案管理要求。

2、項目施工文件按單項工程、單位工程或裝置、階段、結構、專業組卷：項目竣工圖按建築、結構、水電、暖通、電梯、消防、環保等順序組卷；設備文件按專業、台件等組卷；管理性文件按問題、時間或項目依據性、基礎性、竣工驗收文件組卷；監理文件按文種組卷；原材料試驗按單項工程、單位工程組卷。

3、案卷及卷內文件不重份；同一卷內有不同保管期限的文件。該卷保管期限從長。

第三條、案卷與卷內文件的排列

1、管理性文件按問題、時間或重要程度排列。

2、施工文件按管理、依據、建築、安裝、檢測試驗記錄、評定、驗收排列。

3、設備文件按依據性、開箱驗收、隨機圖樣、安裝調試和運行維修等順序排列。

4、竣工圖按專業、圖號排列。

5、卷內文件一般文字在前，圖樣在後；譯文在前，原文在後；正件在前，附件在後；印件在前，定（草）稿在後。

第四條、卷內編目，裝訂必須符合規定要求，詳見綜合科檔案管理制度

第五條、聲像材料整理

聲像材料整理時應附文字説明。對事由、時間、地點、人物、作者等內容進行著錄。

第六條、項目文件的歸檔

1、建設單位各機構、各施工承包單位、監理單位應在建設項目完成後，將經整理，編目後所形成的項目文件按合同協議規定的要求，向建設單位檔案管理機構歸檔。

2、根據基本建設程序和項目特點，歸檔可按階段分期進行，也可在單項工程或單位工程完成並通過竣工驗收後於竣工驗收文件一併歸檔。

3、歸檔文件應完整、成套、系統。應記述和反應建設項目的規劃、設計、施工及竣工驗收的全過程；真實記錄和準確反應項目建設過程和竣工的實際情況，圖物相符，技術數據可靠、簽字手續完備；文件質量應符合項目文件質量要求的`規定。

4、勘查、設計、施工及建立單位需向本礦歸檔的文件，應按國家有關檔案管理的規定和附表1的要求單獨立卷歸檔。

5、外文資料應將題名、卷內章節目錄譯成中文，經翻譯人、審校人簽署的譯文稿與原文一起歸檔。

第七條、項目文件的歸檔審查施工單位在項目竣工文件收集，編制和整理後，應依次由竣工文件的編制方、質監部門、監理部門對文件的完整、準確情況和案卷質量進行審查或三方會審，經建設單位確認並辦理交接手續後連同審查記錄全部交建設單位檔案管理機構。

第八條、項目文件的歸檔時間

1、除受委託進行項目檔案彙總整理外，各施工承包單位應在項目實體完成後三個月內將項目文件向建設單位歸檔；有尾工的應在尾工完成後及時歸檔。即：在其項目鑑定、竣工後或財務決算後三個月內歸檔，週期長的可分階段、單項歸檔。

2、外購設備儀器或引進項目的文件材料在開箱設備驗收或接收後即時登記，安裝調試後歸檔（任務結束後一週內向上級檔案室移交）。

3、電子文件的邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應與紙質文件歸檔時間一致。

4、磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料應在工作結束後及時歸檔（一週內）。

5、下列文件材料應隨時歸檔：

5.1、變更、修改、補充的文件材料；

5.2、礦內部機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料；

5.3、礦產權變動過程中形成的文件材料；

5.4、其他臨時活動形成的文件材料。

工程檔案保管期限 篇二

保管期限分為永久、長期、短期（具體詳附件一）

1、永久：是指工程檔案需永久保存。

2、長期：是指工程檔案的保存期限等於該工程的使用壽命。

3、短期：是指工程檔案保存 20 年以下。

同一案卷內有不同保管期限的文件，該案卷保管期限應從長。

工程檔案的歸檔範圍及質量要求 篇三

（一）工程檔案的歸檔範圍

對於工程建設有關的重要活動，記載工程建設主要過程和現狀，具有保存價值的各種載體的文件，均應收集齊全，整理立卷後歸檔。（詳附件一）

（二）歸檔文件的要求

1、歸檔的。工程文件應為原件。

2、工程文件的內容必須真實、準確、清晰、幅面整潔。

3、工程文件簽字不得用鉛筆、圓珠筆等不具耐久性的書寫工具。

4、工程文件尺寸統一採用 A4 規格歸檔。

工程檔案的收集、整理、立卷、編目、裝訂、歸檔、移交、索引、保管、統計 篇四

（一）工程檔案的收集

文件形成後，文件形成責任人（經手人）必須於當天交一份原件給資料員，資料員收到文件後，當天登記入盒。

（二）工程檔案的整理

按照單位工程分部分項工程及文件形成的時間先後順序進行分類排列。

（三）工程檔案的立卷

1、工程文件可劃分為工程準備階段文件、監理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件五部分。

2、工程準備階段文件按建設程序組卷。

3、監理文件按單位工程、分部工程組卷。

4、施工文件按單位工程、分部工程組卷。

5、竣工圖按專業組卷。

6、竣工驗收文件按單位工程組卷。

（四）工程檔案的編目

1、每卷單獨編號，頁號從"1"開始，案卷不宜超過 30MM;頁號編寫在單頁右下角，雙面書寫的，正面在右下角，背面在左下角，摺疊後的圖紙一律在右下角。

2、卷內目錄："序號"以一份文件為單位，"責任者"填文件的直接形成單位和個人，

有多個責任者的，選擇兩個主要責任者，其餘用"等"代替。"文件編號"填寫工程文件原 有的文號或圖號；"文件題名"填寫文件標題的名稱。"日期"填寫文件形成的日期。

未按要求編目的，每項扣罰部門資料員 5 元。

（五）工程檔案的裝訂

案卷可採用裝訂與不裝訂兩種形式，文字材料必須裝訂。既有文字材料，又有圖紙的案卷應裝訂。裝訂應採用線繩三孔左側裝訂法。

（六）工程檔案的歸檔

1、單位工程竣工驗收完成後 30 日內，部門資料員要完成該工程檔案的歸檔工作，未按時歸檔的扣罰部門資料員 5 元。

（七）工程竣工檔案移交

工程竣工驗收完成後 60 日內，部門資料員將完整的工程竣工檔案一份移交給城建檔案館，一份移交給工程檔案室，未及時辦理移交的，扣罰部門資料員 5元。

（八）工程檔案的索引（待討論工程代號、檔號）

工程代號由集團公司統一規定，檔號由工程檔案中心根據工程代號填寫。

案卷號 如：第 1 卷 1.1.1-1

專業號 如：基建類 1 為 1.1.1

工程代號 如XX花園首期為 1.1

樓盤代號 如XX花園代號為 1

（九）工程檔案的保管

工程檔案管理人員必須確保工程檔案的安全和不被流失。保持檔案室的乾燥和通風，保證工程檔案不被腐蝕。

（十）工程檔案的統計

工程檔案管理人員必須每月對收集、歸檔、移交、借閲情況進行統計，及時催促借閲到期文件的歸還。

工程檔案的管理機構 篇五

各工程部設資料員，主要負責本部門工程項目從工程準備階段到竣工備案驗收過程中程建設文件的收集、整理、立卷、編目、裝訂、檔案預驗收及移交。