商務電話禮儀常識

商務電話禮儀常識

接電話的時間：接電話最完美的時間，最專業的時間接電話是在電話鈴響的第三聲接起來!如果你在電話鈴聲的第一聲響的間隙中接起來，一些客户會認為你太憂慮了;如果你在電話鈴響了六到十六次，客户會認為你不在意生意。

接電話的聲音：頂尖的銷售員接電話用有點興奮的聲音。他的聲音有些快樂的訊息，有些熱誠。如果你的聲音聽起來象晚期病人的聲音，保證客户不會想和你見面。這也是為什麼你要在第三個電話鈴響響接起電話的理由之一，因為在第一響時，打斷了你正在做的事情，把你的心緒理清，把你自己的意識提高起來。這是簡單的小計謀。不管你什麼時候聽到電話鈴聲，暫停你手上的事情，立刻閃爍出心靈的想象。

承認他人的興趣：讓給你來電的人告訴你他為什麼打電話來。他或她可能會拒絕你的廣告或者問你一些關於特殊項目的事情。你可以這樣回答：是的，先生(女士)，我們已經接到好多電話詢問我們的新產品，我們真的很高興。然後你繼續下一步。

儘量得到對方的名字：如果你能在電話中叫出對方的名字，對方會非常高興，這樣非常有助於與來電的人建立聯繫。得到名字的方法很簡單，但正確的話語十分重要，當你回到線上，説：謝謝你的等候。通常用禮貌來讚揚他們的耐心。然後説：我是……把你的名字報上去。但是不要嘗試用等待逼他説只是給他一個機會説出他的名字，如果他那時覺得自然，他會説出來，如果沒有，那就回到原來的温柔和信心的語調説：請問我可以知道您是哪一位嗎?你總是可以知道他們的名字，如果他真的對你和你的公司有興趣，而在詢問購買的問題。

用問句回答他大部分問題：你所要的會面機會可能需要你去他們家裏，可能意味着他們到你的展示或陳列區域去看你公司的產品，也可能是去客户的辦公室，不管怎樣，你都必須去赴約。當客户電話來説：你們的複印機可以打折嗎?一個頂尖的推銷員不會回答這個問題的有或者沒有。而是他可能説：“那一型的複印機正是你要買的嗎?”“是的，正是那種。”“好，我或明天可以跟你多談一點，你要來我們的展示間還是我到你那裏去?”

當約定約會時間時，要重複告訴客户所有的細節：當你約會時，什麼事情都可能發生，他們不是完全忘了，就是不能確定你在哪裏。他們可能忘記會面時間，可能不記得你的名字，這就是為什麼要在約會時要確認好幾次的原因。注意請他們寫下適當的細節。如：你有沒有隨手的鉛筆?我想要你寫下一些適當的細節。適當的細節包括銷售員的姓名、他公司的地點、地址、時間、及任何來電者需要聯絡你資料。

商務接電話禮儀常識

及時接電話：

一般來説，在辦公室裏，電話鈴響3遍之前就應接聽，3遍後就應道歉：“對不起，讓你久等了。”如果受話人正在做一件要緊的事情不能及時接聽，代接的人應妥為解釋。如果既不及時接電話，又不道歉，甚至極不耐煩，就是極不禮貌的行為。儘快接聽電話會給對方留下好印象，讓對方覺得自己被看重。

確認對方：

對方打來電話，一般會自己主動介紹。如果沒有介紹或者你沒有聽清楚，就應該主動問：“請問你是哪位?我能為您做什麼?您找哪位?”但是，人們習慣的做法是，拿起電話聽筒盤問一句：“喂!哪位?”這在對方聽來，陌生而疏遠，缺少人情味。接到對方打來的電話，您拿起聽筒應首先自我介紹：“你好!我是某某某。”如果對方找的人在旁邊，您應説：“請稍等。”然後用手掩住話筒，輕聲招呼你的同事接電話。如果對方找的人不在，您應該告訴對方，並且問：“需要留言嗎?我一定轉告!”

講究藝術：

接聽電話時，應注意使嘴和話筒保持4釐米左右的距離;要把耳朵貼近話筒，仔細傾聽對方的講話。最後，應讓對方自己結束電話，然後輕輕把話筒放好。不可“啪——”的一下扔回原處，這極不禮貌。最好是在對方之後掛電話。

調整心態

當您拿起電話聽筒的時候，一定要面帶笑容。不要以為笑容只能表現在臉上，它也會藏在聲音裏。親切、温情的聲音會使對方馬上對我們產生良好的印象。如果繃着臉，聲音會變得冷冰冰。打、接電話的時候不能叼着香煙、嚼着口香糖;説話時，聲音不宜過大或過小，吐詞清晰，保證對方能聽明白。

接電話的方式：

用左手接聽電話，右手邊準備紙筆，便於隨時記錄有用信息。

商務電話禮儀注意事項

★必須在24小時內回覆所有的來電。

如果你的經營哲學是“能拖到明天，就不必急着今天做”，那你這一輩子恐怕是很難熬出頭了。把24小時內回覆所有來電養成一種習慣，就能確保你那條人際關係網絡上的資訊暢通程度。對某些職業而言，如果你不立即回覆電話，就可能失去一次交易的機會。

★對掛斷電話不要猶豫。

比如當一位推銷員喋喋不休地向我們推薦某種我們毫無興趣的商品時，打斷他是一種仁慈的行為。“對不起，我不想浪費你的時間。”然後立即掛上電活，並帶着微笑。

★適當打斷對方。

要打斷對方時，你可以採用和麪談一樣的準則，儘量不打斷他，除非一切都證明不如此不可能了結。

★注意不良習慣。

如果你發現你在電話中有某項不良習慣，就把紙條貼在電話機上來矯正。如果你有愛清嗓子，説口頭禪，或喜歡東拉西扯等壞習慣，這張提醒你的紙會幫助你擺脱它們的危害。讓電話中的交談表現出你最好的一面吧!

★清晰

用電話向總公司報告業務的推銷員一定都明白口齒清楚的重要性，只有這樣，他的報告才不會出現差錯。説到名字時，他要説出名字的拼法，同時要求對方複述，以核對是否準確，當你用電話遞送消息時，即使是一般的社交消息，你也必須弄清楚對方是否真正明白了你的意思。