電子檔案管理工作經驗總結(精選多篇)

第一篇：電子檔案管理工作經驗總結

隨着信息技術迅猛發展，計算機被廣泛應用到各個領域，包括工程設計領域。這樣以來，工程設計過程中形成的大量電子文件也就成為電子檔案管理的重要對象。電子文件的歸檔、保存、管理、輸出等工作已經成為工程設計單位正常運營的重要環節。所以，全方位做好工程設計中的電子檔案管理工作對相關單位維持正常是極為重要的。鑑於此，本文主要就如何做好電子檔案管理工作進行了認真探討。

一、電子文件歸檔前的準備工作分析

充分做好電子文件歸檔前的各項準備工作是實現高效電子檔案管理的重要前提。電子文件的非直讀性特徵決定了相關工作人員應該首先制定健全的電子文件歸檔驗收制度，並做好制度的宣傳工作，進而為電子文件的歸檔、驗收工作提供可靠的制度保障。以cad文件的歸檔為例，歸檔人員首先要按規定填寫電子文件歸檔通知單，通知單上必須有工程負責人、經手人以及審核人的簽名。嚴謹的歸檔程序和詳盡的規章制度保證了歸檔的準確性。但是，由於部分工程的工期較為緊張，遵從嚴格的程序需要花費大量時間，這將會與工作時效產生矛盾。所以，可以採用先進的計算機技術手段，將歸檔前的準備工作也納入到自動化管理的進程中。這樣就可以在提高歸檔質量的基礎上，提高電子文件歸檔的效率。

由於一個工程可能形成成千上萬個電子文件，倘若規章制度存在漏洞，執行不嚴，勢必會造成反覆歸檔，浪費人力財力的現象，甚至會導致文件歸檔混亂，輸出的產品為次品，造成工程質量事故和嚴重的經濟損失。因此，做好電子文件歸檔前的準備工作，尤其是規章制度的建設、宣傳以及推廣應用，為後續的電子文件歸檔工作奠定良好基礎。

二、電子文件歸檔過程中應注意的問題分析

在電子檔案管理的電子歸檔過程中，歸檔人要注意將不同種類、不同格式的電子文件梳理整齊。眾所周知，在工程設計中，從工程投標書、招標書、可行性研究報告、初步設計、委託書、計算書到技術説明書等形成了不同種類不同格式的電子文件，有ecel表格、world文件、掃描形成的tif文件等等。並且，這些文件大都在工程設計正式開始之前形成，不僅涉及面廣，而且內容繁雜，給電子歸檔帶來一定的困難。為了使這些電子文件有條理地歸檔，文件蓋章生效要以電子文件歸檔通知單為依據，從而提高這些電子文件的歸檔率。

對於cad電子文件的歸檔可以採用dwg格式，因為這種格式可以在cad中直接打開，接受直觀檢查，尤其是對檔案標識的檢查，而且對歸檔後期的整理、編輯、利用、輸出及圖紙保管工作都非常重要。同時，對於製作過程中的錯誤如文字線形、擴大紙形等問題也可以做到及時的糾正，大大提高cad出圖合格率。但它也存在着一定的問題，如勞動強度大、費時費工等。

對於plt格式的文件，恰巧與dwg格式的文件優缺點相反。plt格式的文件在歸檔時圖像不能直觀顯示，但是文件內容保持不變，不隨閲讀、輸出平台的改變而改變。

對於pdf格式的文件，其一般為只讀模式，不能實現對設計的任何修改。實質上就是在計算機上閲讀紙質文件的電子版，有一定的保護知識產權的作用。

三、電子文件歸檔後的檢查驗收工作分析

電子文件是形成紙質文件的源頭，而對歸檔電子文件的檢驗是產品設計的最後一個重要的環節。檢查力求全面，兼顧電子圖中的檔案標識和電子圖信息處理過程中的物理結構、邏輯結構的變化問題。主要工作包括：一是檢查圖紙目錄及其格式、目錄列表、會籤欄、案卷名稱、標識名稱、圖號、日期、施工階段、序號、複用圖的排列、圖框的格式等；二是檢查本卷的其他電子圖，包括文件是否存在垃圾、字符大小、文本位置、符號標識、對角號、圖號、名稱以及圖框的格式等。但是，需要注意的一點是，電子文件對設備及其標準有較強的依賴性，加之數據類型、文件格式的多樣化，文件很可能在經過製作、保存、載體轉換等信息處理之後，在歸檔檢查時出現問題，例如使用的字形存在差異；同種字形但是版本有所區別；電子圖正常，但是歸檔後部分文字發生串位、變形，甚至出現亂碼。

以鋼結構的電子圖為例，如果使用日本的製圖軟件，而不加專有字形，那麼二級鋼筋符號就會全部丟失。此外，許多軟件經過研發出現了由低級到高級的很多版本，這樣也會為電子檔案管理工作帶來一些問題。例如，由cad14到cad，各種版本的軟件都在使用。但是，如果利用低版本的電子圖在高版本中作圖，則會導致電子圖保存後會出現實線、點畫線、標註線以及線寬的差異。尤其是在機械製圖中，如果部件實體的外圍輪廓線粗細不均，混同於標註線，那麼設備製造的現場審圖的難度將大大增加。因此，採用不同軟件、同一軟件的不同版本都會導致文件在格式、編碼、讀取方式和編輯方式的眾多區別，進而直接影響到文件跨平台的閲讀和輸出工作。總之，實現一個單位內部操作系統、應用軟件及版本的規範統一，成為電子文件歸檔最後關口的重要任務。

四、電子文件修改後的歸檔工作分析

在工程設計單位內部，各個專業部門之間必定會進行大量的信息交換和圖紙會審工作，以適應各種變化，例如施工現場出現的新情況、客户方提出的新要求等。這其中必然會涉及到電子文件的不斷修改和完善。當前，大多數單位採用的是保留最終版本的方式，即以第二次修改的版本覆蓋起初版本，以第三次修改的版本覆蓋第二次的版本，這樣的方式極易產生最終版本電子圖與實際變更過程記載的丟失。國外的一些工程，如土耳其工程中，每次電子圖的修改版本都加以歸檔保存，編號為abc等，藉此對工程修改的全過程有一個完整的記錄。但是，由於兩次修改之間的時間間隔難以確定，之前修改的圖紙已達到施工現場，紙質文件與變更通知單一旦收集不完整，就會導致電子文件和紙質文件的不一致。由此可見，如果直接採用覆蓋的最終版本歸檔形式反映不出整個的變更過程，可能會為將來電子文件、紙質文件的利用帶來了極大地不便。

綜上所述，電子文件歸檔管理工作已經成為工程設計單位不可或缺的重要組成部分。在此之前，過去設計一項工程可能需要一年甚至一年半的時間，現在則只需要半年甚至更短的時間，而人力資源卻只佔了以前的三分之一左右。有些類似工藝流程及設備只需在電子文件上更改編號就可轉化為設計產品，勞動效率和產品質量也將得到成倍的提高。所有這些成效的取得都離不開電子檔案管理帶來的便利。在充分認識到電子檔案管理成效的基礎上，我們要切實關注電子檔案管理過程中的各個細節，包括歸檔前的準備工作、不同格式、不同類型文件歸檔時應注意的問題，電子文件歸檔後的驗收檢查工作以及電子文件修改後的歸檔工作等等，將工程設計過程的電子文件歸檔管理納入到一個完整的系統之中。

第二篇：2014年税務局電子檔案管理工作經驗交流材料

近年來，隨着我國電子信息技術產生快速發展，税務部門的辦公自動化、標準化、網絡化漸趨完善，辦公自動化管理系統代替以往手續繁雜的辦公行文、來往函件，税務部門許多日常工作和管理業務可以直接在計算機和網絡上辦結，文件從產生到處理結案几乎可以不使用紙和筆。於是隨着先進的技術和管理方式產生了大量的電子文件。

一、電子文件定義

及其特點綜述

所謂電子文件是指人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。與紙質文件比較，電子文件有以下幾個特點：

1、電子文件不再是直觀的紙質文件，它需要藉助現代辦公設備才能閲讀利用；

2、電子文件可以直接由計算機等現代辦公設備迅速地處理和傳遞；

3、電子文件的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響；

4、電子文件的保存條件和環境要求與紙質檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環境的温濕度、防磁性等條件的要求很高。

二、電子文件與傳統税務檔案的區別

（一）電子文件的歸檔方式與傳統檔案不同

電子文件由於採用電子編碼技術，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑑別文件原始憑證性的關鍵信息也可以更改，使電子文件的原始憑證性的關鍵信息也可以更改，使電子文件的原始憑證性辨別變得複雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性和準確性，保證電子文件的法律憑證地位。

（二）電子文件在保管方式(推薦訪問範文網：)上和傳統檔案有差異

電子文件載體易老化變質及信息多媒體、新存貯介質的產生和發展，都會影響電子文件的長期可讀性。税務檔案管理部門可以在接收到電子文件後打印出一份紙質檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術的發展和文件形成部門的配合，税務檔案管理部門在接收到電子文件後對文件進行格式轉換，以通用、統一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術發展後，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。

（三）電子文件的分類、編目等管理方式與傳統檔案不同

因為電子文件的特殊性，可以達到文件一級的管理，所以，檔案管理部門在接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，並給出相應的分類號和檔案號，根據上下行文之間的關係，再給出相關文件號，在歸檔的同時進行主題詞標收、著錄。技術條件允許時，可以編制多角度、全方位的檢索工具，方便檢索查詢信息。用户只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應的文件和相關的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。

（四）電子文件查詢利用方式和傳統檔案不同

只有符合一定條件，利用者才能註冊、登記成為電子文件中心或電子檔案室的工作人員，工作人員就可以通過遠程登錄等方式，經電子文件中心進行確認身份並確定查閲權限獲得許可後，才可以查詢有關的電子檔案信息，並要進行借閲登記和繳納查詢費用。

三、電子文件對税務檔案業務管理工作的影響

（一）傳統的檔案工作以紙質文件材料為工作對象，而應用計算機後，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，並在磁盤上進行修改，一經形成後，馬上存貯到辦公信息數據庫中，由檔案人員、技術人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質檔案的管理工作經過長期實踐，已總結出一套工作流程及方法、原則，如文件的閲卷歸檔制度。文件的歸檔閲卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結合點，文件形成後，由文書部門收集立卷後，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產生，隨時更改，存貯在計算機磁盤或光盤中。因此，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形成移交，歸檔範圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的文件，還應包括該文件的讀取軟件甚至操作系統。

（二）由於電子文件信息與載體的可分離性，檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代，因為實體分類的結果只能體現一種屬性聯繫，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當今電子文件的環境中，文件的形式特徵和內容特徵均發生了變化，電子文件可以通過計算機系統進行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進行象紙質文件那樣的分類整理。不同的用户可以根據不同的需要，利用辦公自動化系統對電子文件進行自由組合分類。

（三）由於電子文件的保存價值同時取決於其自身價值和可讀性，其鑑定的方法、內容、標準均將發生變化，原有的檔案價值理論分析範圍也將擴大，要分析電子文件的讀取軟件

甚至操作系統。根據傳統的檔案價值鑑定理論，文件應根據其憑證價值和參考價值確定保管期限，而電子文件一方面由於製作方便，將產生比以往更多的文件，另一方面由於用户的需要，信息和數據不斷地修改和補充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價值憑證價值尚無法律保證。因此，其鑑定、管理方法亦無定論。此外，由於電子文件信息載體的特殊

性，其保管方法、要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質文件有許多不同之處。

四、電子文件在税務檔案管理中的運用

（一）做好歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰略

新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現行文件工作領域，對產生的大量電子文件的接收、處置及至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息，瞭解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是説，通過採取技術處理，將已歸檔的電子文件改為只讀性文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。

（二）解決好電子文件的保存問題

以化學磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因為它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質層上的信息被密封在塑料保護層內，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由於電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作進行深入研究和探討的重要課題。目前，對於長久保存的電子文件需要定期進行復制，以防止信息損失。

（三）使檔案管理向立體化方向發展

以前的檔案管理是呈直線狀態的，隨着人們對利用服務工作的重視，使利用工作和其它基礎工作構成一個平面。這種平面結構只反映紙質檔案的情況，隨着電子文件的介入，檔案種類在增加，其基礎工作和利用工作也都具有各自的個性。因此，在原有平面結構基礎上，又增加了一項檔案信息載體內容，就構成三維空間，形成了立體化的管理結構。

第三篇：檔案管理工作經驗

檔案管理工作經驗

檔案能夠充分展現工作的成果，對已完成的工作留下痕跡，併為以後的工作提供歷史資料，是工作管理的寶貴組織過程資產。如何能夠管理運用好這些資料，使已存檔文件都能快速的查找，做到清楚明瞭，是分行工作管理的一個重要工作，現將檔案管理經驗介紹如下：

首先，梳理資料類型，建立科學的查詢目錄。因實際工作需要，目前很多工作文檔等都還是紙質文件，這造成科技資料繁多且雜亂。根據日常使用規律，將存檔資料分為呈批申請類、設備採購類、生產運行類、日常管理類等，並根據分類將每份檔案登記台賬。

其次，對已完工的資料進行及時入庫存檔，同時為避免檔案的丟失，對借出的資料進行登記，並定期梳理出借時間，對長期借出的檔案進行催還，以免借出時間過久，造成的檔案丟失。

最後，定期檢查資料室，將已滿五年的檔案進行打包整理，保持檔案資料櫃的整潔明瞭。

持之以恆，貴在堅持。條條大路通羅馬，對檔案管理的方法有很多，但能夠管理好的關鍵都是堅持。科技檔案的管理是一個長期細緻的工作，只有堅持不懈，才能夠將每份檔案都管理好。

第四篇：電子檔案圖書館管理工作職責

電子檔案圖書館管理工作職責

一、接受學校現代教育領導小組領導，在教科室指導下開展現代教育電子檔案圖書館管理工作。

二、加強電子檔案圖書管理學習, 提高管理水平，嚴格按照《國家公文處理辦法》及時、準確地做好文件圖書的積累、保管、整理、歸檔、立卷、移交工作。

三、鑽研業務，熟悉資源內容，根據學校課程安排，編錄電子檔案圖書和參考資源檢索目錄，保證學科教師教學使用。

四、依據師生教學要求，提出圖書資源購買需求，負責新入圖書資源編錄存檔立卷，向學校師生公示、開放，有效提供圖書資源參考。

五、指導學科教師和學生正確使用電子圖書資源，注重圖書資源的良好保養與維護，養成良好的使用習慣，用後歸架還卷。

六、建立學校電子檔案圖書借閲制度，科學完善檔案圖書資源借閲手續，落實歸還時間，按時歸還入檔。

七、電子檔案圖書管理人員工作調動，要嚴格辦理交接手續，交清電子檔案圖書資源，保證資料不得流失。

八、負責電子檔案圖書資源防火、防盜、防潮、防鼠等日常保潔工作，做到圖書、資源、地面、牆壁、門窗無塵光潔，保證檔案圖書資源良好使用。

渠縣有慶鎮第一中心國小

第五篇：電子政務工作電子檔案管理工作心得體會

電子政務是指運用信息及通信網絡技術打破行政機關的組織界限，優化政府組織結構和工作流程，形成新的政府管理形態，實現政府、非政府組織、企業和公民之間的良性互動。電子政務系統實質上是政府辦公自動化在範圍和功能方面的延伸，從內部辦公延伸到對外服務，它是面向社會的政府辦公自動化。在電子政務系統中，公文的起草、審核、簽署、發佈以及收文辦

理等，都是在電子政務的操作平台中進行。這些在電子政務系統中運行的公文，是機關職能活動的歷史記錄，所以必須按照檔案管理的要求進行歸檔和管理。但由於這些公文是通過電子政務公文處理平台產生的，它的特點決定了其歸檔和管理的方式並不能簡單套用紙質文件的歸檔和管理方法，而應將電子文件的管理功能嵌入電子政務系統之中，實行文檔一體化管理與全過程管理等方式，並採取多種措施，以確保電子文件的真實性、完整性、可讀性和安全性。

傳統的文件與檔案管理，它們各自具有一套獨立的管理流程，兩個管理流程執行各自主管機關制定的制度和標準，並且兩個流程之間是通過文件實體的交接而銜接的。而文檔一體化管理是按照文件生成與運行規律，採取統一、嚴密的手段，高效地組織與管理文件。文檔一體化管理與傳統文件和檔案管理相比較，最大的區別是通過對文件和檔案管理流程的重組，達到兩者在管理上的無縫化和程序上的一體化，從而最大限度地消除組織機構因素造成的兩者在銜接上的真空地帶和減少重複性作業。

一、電子檔案管理的原則

1.1“前端控制”原則

考慮到電子文件的易改性、易逝性等的特點，如果還是象過去那樣，按照文件的生成、積累、鑑定、立卷、歸檔，分類、著錄等順序按部就班地管理電子文件，那麼電子文件的真實性就難於保證了，電子文件的流失也是不可避免的，並且還會造成部分的重複勞動。因為電子文件在歸檔之前就有可能已被修改，或者有些已被有意或無意地刪除；有些在文件形成時已提取了主題詞，文件歸檔之後還要進行標引工作，這無疑是增加了勞動量。因此，必須貫徹“前端控制”的原則，即要求將原來紙質文件管理系統中後期階段需要控制的手段提到前端，也就是説檔案部門對於電子公文的管理工作的介入要向前延伸，從文件生命週期的“前端”就開始控制文件的歸檔活動。具體來説，在文件系統設計階段，檔案人員就要參與設計、進行指導；就應該考慮歸檔與歸檔後文件管理的需求，將集中管理一份文件的所有相關信息作為一個整體歸檔。要把歸檔工作嵌入工作流程，以保證在每一個流程之後，將相關文件實時歸檔。並且要求用户及時著錄和鑑定文件信息，並且把著錄、鑑定信息與電子文件之間建立聯繫，以保證文件歸檔時，將該電子文件與相關信息一併移交或發送給檔案部門。

1.2“全程管理”原則

根據電子文件的特點，必須建立一個完整的管理體系，即對電子文件從產生到永久保存或銷燬進行全過程和全方位的管理，以確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。

電子文件全程管理原則具體應該體現在電子檔案管理體制與模式的確定、管理系統的設計與運行、管理制度的內容和執行等方面。以電子檔案管理系統對文件流程各階段的管理和監控為例：設計的系統應對產生於機構內部各部門及其應用系統上的電子文件進行統一的歸口登記、分類、鑑定，同時監控和記錄針對文件的一切操作，如文件的創立、登記、修改、審核、簽署、分發等。而且，對文件進行的技術操作，包括操作平台的轉換、存儲位置的改變等都應該記錄下來。因為這種管理和跟蹤記錄，對於證明和保證電子文件的行政有效性和法律證據性都有着重要的作用。

二、電子公文的真實性保障

判斷傳統文件的真實性，主要考察兩個方面：一是文件載體的原始性；二是文件形式的原始性，其主要是指具體的文件內容、字體、字跡以及具有法定效用的簽署、印章等。只要其中的任何一項發生了變化，就可以對文件的真實性表示懷疑。但判斷傳統文件真實性的準則並不適用於電子文件，因為一是電子文件的載體與其信息是可以分離的，載體的不固定性，使得電子文件不再具有傳統意義上的“原件”的概念；二是電子文件的更改可以不留痕跡，複製起來真假難辨，處理過程又具有隱蔽性。因而判斷電子文件的真實性必須更多地着眼於其內容的真實性，主要是認定文件是否就是當時當人當事形成的，主要關注的是其本質的要素保持不變。國際上的一般做法是採用法定程序對電子文件的生命週期進行全過程管理，並通過技術措施和管理制度，組成一個貫穿電子文件從生成、運作到處置全過程的安全“通道”，以此來保證數字信息的真實可靠性。在目前的技術條件下，一般可採取的措施是：

2.1在計算機系統中設置安全防護技術措施

一是建立對電子文件操作者的身份識別與訪問權限的控制，防止非法侵入。

二是設置操作日誌