檔案管理工作經驗(精選多篇)

第一篇：檔案管理工作經驗

檔案管理工作經驗

檔案能夠充分展現工作的成果，對已完成的工作留下痕跡，併為以後的工作提供歷史資料，是工作管理的寶貴組織過程資產。如何能夠管理運用好這些資料，使已存檔文件都能快速的查找，做到清楚明瞭，是分行工作管理的一個重要工作，現將檔案管理經驗介紹如下：

首先，梳理資料類型，建立科學的查詢目錄。因實際工作需要，目前很多工作文檔等都還是紙質文件，這造成科技資料繁多且雜亂。根據日常使用規律，將存檔資料分為呈批申請類、設備採購類、生產運行類、日常管理類等，並根據分類將每份檔案登記台賬。

其次，對已完工的資料進行及時入庫存檔，同時為避免檔案的丟失，對借出的資料進行登記，並定期梳理出借時間，對長期借出的檔案進行催還，以免借出時間過久，造成的檔案丟失。

最後，定期檢查資料室，將已滿五年的檔案進行打包整理，保持檔案資料櫃的整潔明瞭。

持之以恆，貴在堅持。條條大路通羅馬，對檔案管理的方法有很多，但能夠管理好的關鍵都是堅持。科技檔案的管理是一個長期細緻的工作，只有堅持不懈，才能夠將每份檔案都管理好。

第二篇：電子檔案管理工作經驗總結

隨着信息技術迅猛發展，計算機被廣泛應用到各個領域，包括工程設計領域。這樣以來，工程設計過程中形成的大量電子文件也就成為電子檔案管理的重要對象。電子文件的歸檔、保存、管理、輸出等工作已經成為工程設計單位正常運營的重要環節。所以，全方位做好工程設計中的電子檔案管理工作對相關單位維持正常是極為重要的。鑑於此，本文主要就如何做好電子檔案管理工作進行了認真探討。

一、電子文件歸檔前的準備工作分析

充分做好電子文件歸檔前的各項準備工作是實現高效電子檔案管理的重要前提。電子文件的非直讀性特徵決定了相關工作人員應該首先制定健全的電子文件歸檔驗收制度，並做好制度的宣傳工作，進而為電子文件的歸檔、驗收工作提供可靠的制度保障。以cad文件的歸檔為例，歸檔人員首先要按規定填寫電子文件歸檔通知單，通知單上必須有工程負責人、經手人以及審核人的簽名。嚴謹的歸檔程序和詳盡的規章制度保證了歸檔的準確性。但是，由於部分工程的工期較為緊張，遵從嚴格的程序需要花費大量時間，這將會與工作時效產生矛盾。所以，可以採用先進的計算機技術手段，將歸檔前的準備工作也納入到自動化管理的進程中。這樣就可以在提高歸檔質量的基礎上，提高電子文件歸檔的效率。

由於一個工程可能形成成千上萬個電子文件，倘若規章制度存在漏洞，執行不嚴，勢必會造成反覆歸檔，浪費人力財力的現象，甚至會導致文件歸檔混亂，輸出的產品為次品，造成工程質量事故和嚴重的經濟損失。因此，做好電子文件歸檔前的準備工作，尤其是規章制度的建設、宣傳以及推廣應用，為後續的電子文件歸檔工作奠定良好基礎。

二、電子文件歸檔過程中應注意的問題分析

在電子檔案管理的電子歸檔過程中，歸檔人要注意將不同種類、不同格式的電子文件梳理整齊。眾所周知，在工程設計中，從工程投標書、招標書、可行性研究報告、初步設計、委託書、計算書到技術説明書等形成了不同種類不同格式的電子文件，有ecel表格、world文件、掃描形成的tif文件等等。並且，這些文件大都在工程設計正式開始之前形成，不僅涉及面廣，而且內容繁雜，給電子歸檔帶來一定的困難。為了使這些電子文件有條理地歸檔，文件蓋章生效要以電子文件歸檔通知單為依據，從而提高這些電子文件的歸檔率。

對於cad電子文件的歸檔可以採用dwg格式，因為這種格式可以在cad中直接打開，接受直觀檢查，尤其是對檔案標識的檢查，而且對歸檔後期的整理、編輯、利用、輸出及圖紙保管工作都非常重要。同時，對於製作過程中的錯誤如文字線形、擴大紙形等問題也可以做到及時的糾正，大大提高cad出圖合格率。但它也存在着一定的問題，如勞動強度大、費時費工等。

對於plt格式的文件，恰巧與dwg格式的文件優缺點相反。plt格式的文件在歸檔時圖像不能直觀顯示，但是文件內容保持不變，不隨閲讀、輸出平台的改變而改變。

對於pdf格式的文件，其一般為只讀模式，不能實現對設計的任何修改。實質上就是在計算機上閲讀紙質文件的電子版，有一定的保護知識產權的作用。

三、電子文件歸檔後的檢查驗收工作分析

電子文件是形成紙質文件的源頭，而對歸檔電子文件的檢驗是產品設計的最後一個重要的環節。檢查力求全面，兼顧電子圖中的檔案標識和電子圖信息處理過程中的物理結構、邏輯結構的變化問題。主要工作包括：一是檢查圖紙目錄及其格式、目錄列表、會籤欄、案卷名稱、標識名稱、圖號、日期、施工階段、序號、複用圖的排列、圖框的格式等；二是檢查本卷的其他電子圖，包括文件是否存在垃圾、字符大小、文本位置、符號標識、對角號、圖號、名稱以及圖框的格式等。但是，需要注意的一點是，電子文件對設備及其標準有較強的依賴性，加之數據類型、文件格式的多樣化，文件很可能在經過製作、保存、載體轉換等信息處理之後，在歸檔檢查時出現問題，例如使用的字形存在差異；同種字形但是版本有所區別；電子圖正常，但是歸檔後部分文字發生串位、變形，甚至出現亂碼。

以鋼結構的電子圖為例，如果使用日本的製圖軟件，而不加專有字形，那麼二級鋼筋符號就會全部丟失。此外，許多軟件經過研發出現了由低級到高級的很多版本，這樣也會為電子檔案管理工作帶來一些問題。例如，由cad14到cad，各種版本的軟件都在使用。但是，如果利用低版本的電子圖在高版本中作圖，則會導致電子圖保存後會出現實線、點畫線、標註線以及線寬的差異。尤其是在機械製圖中，如果部件實體的外圍輪廓線粗細不均，混同於標註線，那麼設備製造的現場審圖的難度將大大增加。因此，採用不同軟件、同一軟件的不同版本都會導致文件在格式、編碼、讀取方式和編輯方式的眾多區別，進而直接影響到文件跨平台的閲讀和輸出工作。總之，實現一個單位內部操作系統、應用軟件及版本的規範統一，成為電子文件歸檔最後關口的重要任務。

四、電子文件修改後的歸檔工作分析

在工程設計單位內部，各個專業部門之間必定會進行大量的信息交換和圖紙會審工作，以適應各種變化，例如施工現場出現的新情況、客户方提出的新要求等。這其中必然會涉及到電子文件的不斷修改和完善。當前，大多數單位採用的是保留最終版本的方式，即以第二次修改的版本覆蓋起初版本，以第三次修改的版本覆蓋第二次的版本，這樣的方式極易產生最終版本電子圖與實際變更過程記載的丟失。國外的一些工程，如土耳其工程中，每次電子圖的修改版本都加以歸檔保存，編號為abc等，藉此對工程修改的全過程有一個完整的記錄。但是，由於兩次修改之間的時間間隔難以確定，之前修改的圖紙已達到施工現場，紙質文件與變更通知單一旦收集不完整，就會導致電子文件和紙質文件的不一致。由此可見，如果直接採用覆蓋的最終版本歸檔形式反映不出整個的變更過程，可能會為將來電子文件、紙質文件的利用帶來了極大地不便。

綜上所述，電子文件歸檔管理工作已經成為工程設計單位不可或缺的重要組成部分。在此之前，過去設計一項工程可能需要一年甚至一年半的時間，現在則只需要半年甚至更短的時間，而人力資源卻只佔了以前的三分之一左右。有些類似工藝流程及設備只需在電子文件上更改編號就可轉化為設計產品，勞動效率和產品質量也將得到成倍的提高。所有這些成效的取得都離不開電子檔案管理帶來的便利。在充分認識到電子檔案管理成效的基礎上，我們要切實關注電子檔案管理過程中的各個細節，包括歸檔前的準備工作、不同格式、不同類型文件歸檔時應注意的問題，電子文件歸檔後的驗收檢查工作以及電子文件修改後的歸檔工作等等，將工程設計過程的電子文件歸檔管理納入到一個完整的系統之中。

第三篇：街道社區檔案管理工作經驗交流發言

檔案是工作和管理、服務活動中的歷史記錄，也是各項事業順利開展的重要信息資源。近年來，××××每年都對各項工作開展的情況及時錄入、整理歸檔。對低保、禁毒、計劃生育、黨員管理、殘疾人員信息、社區建設、居民個人信息等專項工作分類進行了文本和電子歸檔。為更好的開展檔案工作，確定以×××社區為檔案管理的示範點，以點帶面取得了明顯的效果。通過街居檔案的建立健全和規範管理，我們做到了“底子清，情況明”，提高了檔案工作透明度和時效性，積累了豐富的工作經驗，為街道社區各項工作良性開展奠定了堅實的基礎。

我們的主要做法是：

一、加強學習，提升素質，實現檔案管理人員專業化。

為進一步提高檔案工作的規範化、科學化管理水平，我們選用檔案管理人員時，有意識選擇具有較高政治素質、原則性強、作風正派、吃苦耐勞，服務意識強的同志擔任此項工作。為使從事檔案人員具有較強的業務能力，能夠掌握現代化的管理技術和方法，街道舉辦相關的檔案培訓班和電腦培訓班，對各社區檔案工作人員進行培訓。為能適應不斷髮展的檔案工作，為各社區徵訂《檔案》等業務雜誌，購買了檔案管理方面的工具書，加強了檔案工作的學習力度，使檔案工作有序開展，為街道的各項工作順利開展提供了有利條件，使街道檔案管理工作邁上新台階奠定了堅實的基礎。

二、立足服務，創新載體，突出檔案動態管理。

街道社區在開展各項信息調查過程中，超前規劃，對調查到的各類信息隨時錄入微機，及時更新檔案，保證方便管理和快捷利用。這裏以×××社區低保檔案為例：按照民政部門“低保檔案”分類管理的要求，將保障對象和補助金額情況分為四類，按類管理。低保工作顯著特點是保障對象家庭收入情況隨時會發生變化，檔案就要隨之變化，因此，“低保檔案”始終處於調整、變化、補充(更多內容請訪問好範 文網：)的動態管理中。為方便管理，我們採用低保編號作為檔案管理的標識號，用顏色標識作為類別號進行規範。這樣做，不論保障對象在年內、季度內或月內低保金如何變化，即保障類別如何變化，都能保證低保對象每人的檔案材料始終固定在一個檔案盒內。對於一段時期內保障金額發生變化的，只需調整本人檔案盒脊上用顏色標識的類別號即可。

各類信息檔案實行動態管理後，對相關工作的複核、彙報也提供了重要依據，通過查閲檔案，可以快捷的確定重點，完成工作。不僅縮短了時限，節省了物力和人力，而且提高了工作效率。

三、整合資源，超前規劃，實現檔案管理規範化。

近年來，我們依照《檔案法》《檔案法實施辦法》和《××省檔案管理條例》等法律、法規，不斷強化機關檔案工作，加大社區居委會、街道各辦（所）檔案業務指導和監督力度，開展文書立卷“當年清”工作，對上年度形成的各類有保存價值的文件材料全部整理歸檔。在做好文書檔案工作的同時，我們還注重了聲像、照片、電子文件等檔案的收集整理，從源頭上確保檔案資源在載體和門類上的齊全完整。街道結合實際，制定了《街道社區檔案管理制度》,指定專人負責管理，做到隨辦隨歸，開口管理。制度管理上做到了嚴格管理，規範使用，保證了檔案管理工作的正常運轉。街道對各類檔案的建立，堅持“四個統一”，即明確統一的檔案盒、統一的檔案袋、統一編碼和代碼、統一檔案櫃。為了依法、規範、有序地整合檔案資源建設，對檔案的收集，街道確定專人嚴格按照業務規範標準進行核查把關，凡不符合規定要求的檔案一律不得歸檔，並按規範標準進行重新整理；凡符合規範標準歸檔的檔案，按檔案類別規範標準註冊、編目，及時入庫上架。

檔案的規範管理，提高了檔案管理質量。街道社區對所有的信息檔案經整理後，以電子文檔的形式歸檔，極大地提高了檢索速度和檔案的質量。在調檔、更新、歸檔過程中，都使用計算機查詢，按照提示信息查閲，工作效率明顯提高，使街道的檔案工作逐步走向了規範化、科學化、現代化的管理軌道。

四、下一步工作

1、加大檔案管理人員培訓力度，提高檔案管理人員的業務素質。今年，街道社區要進一步加強檔案管理工作人員隊伍建設，加強檔案工作人員業務能力，強化學習意識、服務意識、創新意識和奉獻意識，為提高檔案管理水平奠定基礎。

2、建立健全檔案電子備案制度，實現檔案管理現代化管理。隨着時代的發展，社會信息化程度越來越高。我們將進一步加強檔案現代化管理，有效發揮檔案的信息功能。加大資金投入，做好各項基礎工作，加強檔案的規範化管理，不斷提高檔案管理的現代化水平，充分發揮檔案的作用，推動街道社區又好又快發展。

第四篇：紮實做好農村檔案管理工作經驗交流材料

文章標題：紮實做好農村檔案管理工作經驗交流材料

紮實做好村級檔案管理工作,着力為新農村建設提供優質服務

平頂山市湛河區程莊村

（2014年3月16日）[找文章到☆好範文 ()一

站在手，寫作無憂!]

平頂山市湛河區程莊村成立於1995年，位於平頂山市的南大門，是出入市區的交通要道，咽喉部位，典型的城鄉結合村，地理位置非常重要，全村土地面積200畝，總户數365户，人口1060人。是我區新農村建設試點村。

近年來隨着農村產業結構調整和農村城市化進程的加快，我村經濟結構由單一的種植業向商業、養殖業、加工業、服務業等多元化經濟轉化，村務工作大量增加，村級檔案管理工作亟待加強，從而為新農村建設提供及時有力的服務。前些年，農村檔案管理工作基礎比較薄弱，農村幹部檔案意識淡薄，不注意收集整理；經費投入不到位，沒有專房專櫃專人保管，檔案資料存無定所，村幹部誰用誰拿，致使檔案資料散放各家，損壞遺失比較嚴重，在一定程度上影響了村裏的建設。比如有許多棘手的問題困繞着村兩委班子，不僅牽扯了大量的精力，也阻礙了兩委班子工作的正常開展。為儘快改變這種狀況，我們在區檔案局的幫助指導下，於1998年開始建立村級檔案，加強管理，發揮檔案在新農村建設中的作用，有效地促進了基層組織建設、村財務公開、農村社會穩定、人口計劃生育等方面工作的開展，提高了工作效率，使村裏的全面建設躍上了一個新台階。

一、轉變觀念，始終把檔案工作作為新農村建設的重點內容來抓。

農村和農村檔案工作是農業、農村現代化建設的一項重要基礎，在社會主義新農村建設中具有積極的作用，特別是有利於促進農村經濟和社會協調發展，提高農民的生活水平，擴大基層民主，維護社會穩定，密切幹羣關係，我們必須轉變觀念，提高認識，積極主動地做好村級檔案管理工作，為新農村建設提供及時、便捷和有效的服務。但是，在以前由於我們認識模糊，未顧及留下檔案是向歷史負責的表現，沒有安排專人負責管理檔案。隨着農村工作的全面展開，農村社會的不斷進步，新農村建設對檔案工作也提出了更高的要求。這引起了我們村兩委的高度重視，決心下工夫做好村級檔案的管理工作。1998年區委區政府根據工作實際制定關於切實加強村級檔案工作方案出台後，我們村兩委領導非常重視，把檔案工作列入議事日程，專門成立了以村支部書記齊保有為組長的程莊村檔案工作領導小組。明確了專、兼職檔案員具體負責檔案管理工作。村兩委班子先後三次召開專題會議，現場辦公解決建檔工作中的具體困難和問題。在當時資金緊張的情況下擠出2萬元購置了檔案設備，完善基礎設施，達到了“五有六防一達標”的要求，即：有組織、有房子、有牌子、有櫃子、有制度。防盜、防火、防光、防蟲、防鼠、防潮。案卷質量達標。還專門騰出一間辦公室作為綜合檔案室，懸掛了檔案室的標牌，配備了鐵皮檔案櫃、防盜門、滅火器和電腦等硬件設施。我們還經常邀請區檔案局、辦事處業務人員來幫助指導村級建檔工作，為檔案工作的順利開展打下了堅實基礎，當年就被區裏評為一級檔案室，連續八年榮獲區級檔案管理先進單位。

二、注重建設，始終把立卷歸檔作為村級檔案管理的關鍵來抓

檔案是歷史的真實記錄，農村檔案是農村工作的真實寫照，是村級檔案管理工作的重頭戲。為此，我們在完善基礎建設、建立健全各項制度（立卷歸檔制度、檔案收集整理制度、檔案人員崗位責任制、檔案借閲、利用制度、檔案庫房管理制度）的基礎上，還注重把好“三個關口”：一是把好材料形成關。變嘴上説，腦子記為紙上寫，本子記，規範農村文件材料的形成關。二是把好文件材料的收集關。收集工作是檔案工作的基礎，明確我們收集範圍，特別是農村經濟社會的不斷髮展，農村檔案工作的領域不斷拓寬，在各類事務中形成的文件材料不斷增多，要緊跟時代步伐，不斷擴大收集範圍，確保檔案齊全完整。三是把好統一立卷關。一年一度的立卷歸檔工作是檔案工作的中心，檔案材料收集是否齊全，案卷質量是否符合要求，將直接影響着檔案的利用。為此，每年的4—5月份我們都投入了大量的人力，集中時間進行案卷整理歸檔。自1998年建檔以來，領導重視，檔案員認真負責，我村檔案室已規範建檔的有文書檔案、專門檔案、科技和聲像四大門類檔案，共整理出文書檔案70卷，會計檔案159卷，照片檔案32張。實現了在文件材料以及門類種類收集上的齊全完整，案卷分類準確科學，案卷整理整齊規範，按時保質地完成了每年的立卷歸檔工作，受到上級機關的好評。

三、健全隊伍，始終把提高管理人員的素質作為基礎工作來抓

農村檔案工作涉及面廣，專業性強

，技術要求高。檔案管理人員素質的好壞，直接影響着檔案管理水平的高低，影響着檔案管理的效益。為此，村委會還專門配備了一名政治思想好，工作積極負責，組織觀念強，具有大專文化程度的大學生村幹部時春麗為專職檔案員，村會計主任周春生主抓檔案工作，使檔案人員符合年輕化、知識化和專業化的要求。村裏還非常重視對檔案員的教育培訓，積極組織檔案人員參

加區裏的業務培訓，幫助檔案員系統掌握文件材料的收集、整理、保管和存放的方法要領，確保檔案工作的正常開展。我們村裏的檔案員在2014年5月份區檔案局組織的檔案員上崗培訓中順利通過了結業考試，年底還取得了由市檔案局頒發的檔案專業崗位資格證書。在日常工作中，村檔案管理人員不僅認真學習檔案管理知識，還經常為兩委班子提供必要的宣傳材料，如《中華人民共和國檔案法》、《河南省檔案管理條例》及《關於進一步加強農業農村檔案工作的通知》等組織兩委班子學習貫徹。此外，我們還通過多種形式大力宣傳《檔案法》和《河南省檔案管理規定》，使廣大村民對檔案工作有了更深刻的認識，更加自覺地參與檔案管理和利用的工作中來，使檔案管理更加規範有序，更加深入人心，深入生活。

四、加強管理，始終把提供優質服務作為檔案工作的重點來抓

開展農村檔案工作最終目的是要為“三農”服務。管好用好檔案，對於農業、農村工作特別是新農村建設具有積極的現實意義和深遠的歷史意義。程莊村在認真做好檔案保管，保證檔案材料完好無損的基礎上積極做好檔案的利用工作。我們村規範建檔後，農村黨建、經濟、計生、綜治等工作檔案的門類齊全，內容較為完整。幾年來，我村共接待查閲人員50餘人次，查閲案卷100餘卷次。

為人民羣眾利用檔案，宣傳村務政務公開，促進村裏的經濟建設和社會穩定作出了積極的貢獻。比如有羣眾向上級反映數年來的徵地款去向不明，村兩委聯合審計部門，對村裏1996年—1998年財務檔案進行審計，結果是徵地款不但沒有絲毫損失，還辦了10多件好事實事，上了6個項目，令羣眾心服口服，提高了兩委在羣眾中的威信。又比如有部分羣眾懷疑本村某一新發展黨員沒有嚴格按照程序進行，反映到區裏，區委組織部到該村檔案室找出有關材料查證落實，認定發展程序合法，給了反映羣眾一個滿意答覆。還有我村一村民宋大有因土地糾紛引起官司，需要提供其宅基地面積，村檔案室及時為其查找到了原始證據，為打官司提供了有利的依據。轄區內流動人口較多，查閲育齡婦女的情況很不方便，自從我村育齡婦女檔案整理後，查閲起又快又準，省去了許多麻煩。這些典型的事例使大家深深地認識到了檔案工作是一項功在當代，利在千秋的大好事。

我們村的檔案管理工作雖然取得一些成績，發揮了一定作用，但也存在許多薄弱環節，比如檔案管理工作還不全面、不深入、不平衡、與現代化檔案管理，特別是社會主義新農村建設的要求還有較大差距。我們決心在上級業務部門的精心指導下，加大工作力度，提高工作實效，更好地把村級檔案管理工作做實，不斷為新農村建設提供優質服務，促進農村工作的發展進步。

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第五篇：2014年税務局電子檔案管理工作經驗交流材料

近年來，隨着我國電子信息技術產生快速發展，税務部門的辦公自動化、標準化、網絡化漸趨完善，辦公自動化管理系統代替以往手續繁雜的辦公行文、來往函件，税務部門許多日常工作和管理業務可以直接在計算機和網絡上辦結，文件從產生到處理結案几乎可以不使用紙和筆。於是隨着先進的技術和管理方式產生了大量的電子文件。

一、電子文件定義

及其特點綜述

所謂電子文件是指人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。與紙質文件比較，電子文件有以下幾個特點：

1、電子文件不再是直觀的紙質文件，它需要藉助現代辦公設備才能閲讀利用；

2、電子文件可以直接由計算機等現代辦公設備迅速地處理和傳遞；

3、電子文件的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響；

4、電子文件的保存條件和環境要求與紙質檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環境的温濕度、防磁性等條件的要求很高。

二、電子文件與傳統税務檔案的區別

（一）電子文件的歸檔方式與傳統檔案不同

電子文件由於採用電子編碼技術，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑑別文件原始憑證性的關鍵信息也可以更改，使電子文件的原始憑證性的關鍵信息也可以更改，使電子文件的原始憑證性辨別變得複雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性和準確性，保證電子文件的法律憑證地位。

（二）電子文件在保管方式上和傳統檔案有差異

電子文件載體易老化變質及信息多媒體、新存貯介質的產生和發展，都會影響電子文件的長期可讀性。税務檔案管理部門可以在接收到電子文件後打印出一份紙質檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術的發展和文件形成部門的配合，税務檔案管理部門在接收到電子文件後對文件進行格式轉換，以通用、統一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術發展後，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。

（三）電子文件的分類、編目等管理方式與傳統檔案不同

因為電子文件的特殊性，可以達到文件一級的管理，所以，檔案管理部門在接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，並給出相應的分類號和檔案號，根據上下行文之間的關係，再給出相關文件號，在歸檔的同時進行主題詞標收、著錄。技術條件允許時，可以編制多角度、全方位的檢索工具，方便檢索查詢信息。用户只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應的文件和相關的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。

（四）電子文件查詢利用方式和傳統檔案不同

只有符合一定條件，利用者才能註冊、登記成為電子文件中心或電子檔案室的工作人員，工作人員就可以通過遠程登錄等方式，經電子文件中心進行確認身份並確定查閲權限獲得許可後，才可以查詢有關的電子檔案信息，並要進行借閲登記和繳納查詢費用。

三、電子文件對税務檔案業務管理工作的影響

（一）傳統的檔案工作以紙質文件材料為工作對象，而應用計算機後，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，並在磁盤上進行修改，一經形成後，馬上存貯到辦公信息數據庫中，由檔案人員、技術人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質檔案的管理工作經過長期實踐，已總結出一套工作流程及方法、原則，如文件的閲卷歸檔制度。文件的歸檔閲卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結合點，文件形成後，由文書部門收集立卷後，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產生，隨時更改，存貯在計算機磁盤或光盤中。因此，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形成移交，歸檔範圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的文件，還應包括該文件的讀取軟件甚至操作系統。

（二）由於電子文件信息與載體的可分離性，檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代，因為實體分類的結果只能體現一種屬性聯繫，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當今電子文件的環境中，文件的形式特徵和內容特徵均發生了變化，電子文件可以通過計算機系統進行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進行象紙質文件那樣的分類整理。不同的用户可以根據不同的需要，利用辦公自動化系統對電子文件進行自由組合分類。

（三）由於電子文件的保存價值同時取決於其自身價值和可讀性，其鑑定的方法、內容、標準均將發生變化，原有的檔案價值理論分析範圍也將擴大，要分析電子文件的讀取軟件

甚至操作系統。根據傳統的檔案價值鑑定理論，文件應根據其憑證價值和參考價值確定保管期限，而電子文件一方面由於製作方便，將產生比以往更多的文件，另一方面由於用户的需要，信息和數據不斷地修改和補充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價值憑證價值尚無法律保證。因此，其鑑定、管理方法亦無定論。此外，由於電子文件信息載體的特殊

性，其保管方法、要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質文件有許多不同之處。

四、電子文件在税務檔案管理中的運用

（一）做好歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰略

新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現行文件工作領域，對產生的大量電子文件的接收、處置及至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息，瞭解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是説，通過採取技術處理，將已歸檔的電子文件改為只讀性文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。

（二）解決好電子文件的保存問題

以化學磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因為它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質層上的信息被密封在塑料保護層內，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由於電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作進行深入研究和探討的重要課題。目前，對於長久保存的電子文件需要定期進行復制，以防止信息損失。

（三）使檔案管理向立體化方向發展

以前的檔案管理是呈直線狀態的，隨着人們對利用服務工作的重視，使利用工作和其它基礎工作構成一個平面。這種平面結構只反映紙質檔案的情況，隨着電子文件的介入，檔案種類在增加，其基礎工作和利用工作也都具有各自的個性。因此，在原有平面結構基礎上，又增加了一項檔案信息載體內容，就構成三維空間，形成了立體化的管理結構。