人事檔案管理細則（精品多篇）

人事檔案管理細則 篇一

為確保人事檔案安全，規範人事檔案的查閲管理，根據中央、省關於檔案管理工作和保密制度的有關規定，特制定如下細則：

一、嚴格限定查閲人資格（專職人事檔案管理人員除外）。

1、查閲人事檔案的人必須是中共黨員；

2、查閲人事檔案時，不能查閲本人及其親屬的人事檔案；

3、沒有經過人事處領導批准，不允許查閲同級人員的檔案。下級組織或單位的`人不能查閲其上級的檔案；

4、外單位人事組織部門查閲人事檔案必須有手續完備的介紹信；校院其它部門查閲人事檔案必須有經過本部門負責人簽字的書面報告；

5、介紹信或報告上未列出的查閲內容，一律不提供查閲。

二、嚴格限定查閲檔案的範圍。

1、由於人員的任免、調動、出國、入黨、入團、政審、福利、待遇、離退休、紀律檢查、組織處理、複查、鑑別、治喪等情況需要了解某個人的具體情況時，可以查閲人事檔案。

2、由於編史修志工作需要了解某人的社會經歷和某事件中的表現情況，而此人這一時期因為某些原因不能書寫或口述的，甚至該人已經死亡的，可以查閲該人的履歷、自傳及有關部分。

3、其他特殊情況需查閲人事檔案的，必須經過主管人事工作的校院領導審批同意後方可查閲。

4、在教職工子女和直系親屬入黨、入團、參軍、出國、招工、提幹前要進行審查以便了解其父母及親屬情況時，按照有關規定，一般由該人所在單位的有關部門提供情況，不必查閲人事檔案。

5、如果要了解某人的情況又可以和該人直接面談的，一般應採訪該人，不允許查閲人事檔案。

6、人事檔案部門不負責出具證明材料，經過批准或履行一定手續後，可以摘抄或複印人事檔案中的有關部分，經檔案管理人員審查無損，加蓋印章並註明出處。

三、嚴格規範查閲審批程序。

欲查閲人事檔案者必須填寫查閲人事檔案審批表，其中包括查閲檔案的理由與目的，查檔人員的單位、姓名、政治面貌等。上述內容均需全部填寫清楚，然後由本單位（部門）主管領導簽字和加蓋公章，報人事處分管領導審批以後才能查閲。

人事檔案管理人員要認真審查查檔人員的審批表及查檔人員的證件，看其閲檔理由是否充分，是否符合有關的規定和要求，手續是否齊全完備，然後決定是否提供查閲。

四、嚴格閲檔管理。

1、查閲人員只允許在指定閲檔室查閲，不允許將檔案帶出閲檔室。

2、閲檔必須是兩人以上同時在場，方可查閲。

3、查檔人員必須嚴守閲覽制度，不允許在檔案上圖劃、塗沫、篡改、批註，更不能拆散和抽出檔案材料。

人事檔案管理細則 篇二

第一條為了提高檔案管理水平，有效地保護和利用檔案，更好地為我公司各項工作服務，根據中共中央組織部、國家檔案局發佈的《幹部檔案工作條例》(組通字[1991]13號)，特制定本辦法。

第二條人事檔案工作是企業組織人事工作的重要組成部分，也是企業檔案工作的重要組成部分。它是為貫徹執行黨的幹部路線、方針、政策是為先賢舉能，知人善任，歷史地全面地考察瞭解和正確選拔使用幹部服務的。

第三條人事檔案是企業人事管理等有關部門按照黨的政策，在工作中形成的記載個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績、工資待遇等內容的文件材料，是人力資源管理與開發的重要依據，是反映個人成長曆史的憑證和依據，應由公司人力資源處人事檔案室集中統一管理。

第四條在人事檔案管理工作中，必須嚴格貫徹執行黨和國家的有關檔案保密的法規和制度，嚴密保管，確保檔案的完整與安全。

第二章體制、任務和人事檔案幹部

第五條人事檔案是企業檔案的一個組成部分，集中納入人力資源處統一管理，業務工作接受公司黨委領導和上級有關業務部門的檢查指導。

第六條人事檔案室的任務是貫徹落實黨和國家關於人事檔案工作的方針政策、制定企業人事檔案工作規章制度，負責接收、鑑別、整理、保管、轉遞、提供利用公司各級員工的人事檔案。

第七條人事檔案工作人員要認真學習馬列主義、毛澤東思想，堅持四項基本原則，作風正派，責任心強，刻苦鑽研業務，不斷提高政治、業務素質，努力做好本職工作。

第三章人事檔案材料的收集範圍與歸檔要求

第八條為了使人事檔案能夠真實地全面地反映個人全貌，人事檔案室要經常通過有關部門收集全公司員工的工作調配、幹部任免、職稱職務評聘、考察、考核、培訓、獎懲、工資待遇等工作中形成的反映個人德、能、勤、績的文件材料，充實檔案內容。具體收集歸檔範圍見附件。

第九條公司各級黨委(總支)、各廠、各處室(科室)要建立主動送交人事檔案材料的工作制度，並由各單位黨委(總支)的人事幹事、組織幹事負責收集各單位的歸檔材料，屬於歸檔範圍的人事檔案材料，在材料形成後，經有關部門審查簽章後送交人事檔案室歸檔，員工在公司工作期間形成的各類材料必須在離公司前全部移交檔案館。

第十條收集的人事檔案材料，必須經過認真的鑑別，屬於歸檔的材料應真實準確，完整齊全，文字清楚，對象明確，手續完備、具有保存價值。需經組織審查蓋章或本人簽字的'，應在蓋章簽字後方能歸入人事檔案。

第十一條不屬於檔案範圍的材料，不得擅自歸檔，經過鑑別，可分別情況予以處理。凡銷燬材料必須詳細登記，並報請人力資源處負責人審查批准，由專人負責監銷。

第十二條人事檔案材料，須統一使用十六開規格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍色墨水和複寫紙書寫。

第四章人事檔案的管理和利用

第十三條人事檔案室對收集的人事檔案材料按規定進行整理，並按在職人員檔案、離退休人員檔案、死亡檔案進行分類、編號、排架。人事檔案室對不屬於上述範圍人員的人事檔案應進行代管，並按有關部門的規定收取管理費。

第十四條對人事檔案應建立登記和統計制度，建立各類檔案名冊。每半年檢查核對一次檔案，做到檔號與檔案名冊編號一致，發現問題及時解決。嚴格執行保密制度，確保檔案的絕對安全和準確無誤。

第十五條根據安全保密，便於查找的原則，人事檔案應嚴密科學地保管。檔案庫房應是堅固的，具有八防等安全設施和措施的專用檔案庫房，配置鐵質檔案櫃。庫房內應保持清潔，整齊和適宜的温濕度。

第十六條檔案卷皮，目錄和檔案袋的樣式、規格按標準制作，幹部檔案的整理嚴格按照中央組織部下發的《幹部檔案整理工作細則》和有關規定執行。

第十七條嚴禁任何人私自保管他人檔案，人事檔案幹部不得保管本人和親屬的檔案。不得在電話裏泄露檔案內容。

第十八條做好檔案管理的各項基礎工作，編制檢索工具，逐步實現人事檔案的現代化管理，便於提供利用。

第十九條凡需從人事檔案中取證或辦理公證，必須由人事檔案室辦理。有關材料應認真核實簽署意見並加蓋“濟南啤酒集團總公司人力資源處”公章，方能有效。

第二十條對人事檔案的接收、傳遞必須嚴格手續，有案可查。查借閲人事檔案應嚴格按檔案室制定的《人事檔案查(借)閲制度》辦理。

第五章檔案的轉遞

第二十一條人事檔案應通過機要交通渠道轉遞或派專人傳送，不準郵寄或交本人自帶。如外單位派專人來提取，必須持人事或組織部門出具的介紹信，一般介紹不予辦理。

第二十二條如《調檔通知》調出人員要求轉遞檔案，必須經人力資源處負責人同意簽署意見方可轉出。有關部門同時把本人的現實表現、體檢表或技術檔案轉入人事檔案室，由人事檔案室統一轉遞。檔案轉出後，逾期一個月未見對方退回回執應寫信催回，以防丟失。

第二十三條為使人事檔案能夠隨着公司的人事變動，幹部職務變動而及時調整，公司人力資源處應將人事變動情況、幹部調動單位和任免通知及時通知人事檔案室。因商調而轉出檔案後，人力資源處應及時通知人事檔案室此人是否商調成功，如未商調成功有關部門應在一個月以內追回檔案，最多不超過三個月。

第二十四條公司員工因辭職、退職、自動離職或被學校解除合同、終止合同、除名、開除等，在沒收到人力資源處轉來的轉遞檔案通知單前，其檔案仍由人事檔案室保管；但要從處理決定下達之日算起，按有關部門的收費規定收取檔案保管費。

第二十五條公司各單位、部門應積極配合檔案室做好員工檔案的轉遞工作，學生分配單位有變化時應及時通知檔案室，以使檔案能正確投遞。

幹部人事檔案管理權限 篇三

第一章 幹部檔案材料的收集

第一節 收集工作的依據、概念、意義、原則及種類

一、收集工作的政策法規依據

一是《幹部檔案工作條例》，二是《幹部人事檔案材料收集歸檔規定》。中組部、國家檔案局1990修訂下發的《幹部檔案工作條例》是我們現在從事的幹部人事檔案工作包括幹部檔案材料收集工作的總的指導性法規；而中組部1996年修訂下發的《幹部人事檔案材料收集歸檔規定》，則對幹部人事檔案材料的收集範圍、收集方法、歸檔要求、監督檢查等都作了具體明確的規定，是我們從事幹部人事檔案材料收集整理工作的具體法規依據和行動指南。

二、收集工作的概念

幹部人事檔案的收集工作，是幹部人事檔案管理部門，根據本單位幹部人事管理權限範圍及幹部人事檔案材料的收集歸檔範圍，向有關部門收集所管理的幹部人事檔案及形成的幹部人事檔案材料，集中起來，統一管理的工作。概括起來説，就是幹部人事檔案管理部門取得幹部人事檔案及材料的工作。包含三層含義：一是收集本部門管理幹部的人事檔案，有協管任務的單位，還要收集協管幹部的檔案副本及材料，以保證幹部人事工作的基本需求；二是收集形成的符合歸檔範圍的檔案材料；三是隻有幹部人事檔案管理部門才有權收集幹部檔案材料，非幹部人事部門不得以任何理由扣留和收集幹部人事檔案材料。

三、收集工作的意義？

收集幹部檔案材料，不斷充實幹部檔案內容，為組織上歷史地、全面地考察、瞭解和正確使用幹部提供依據，是幹部檔案工作的根本任務，因此，幹部檔案材料收集工作在幹部檔案工作中處於特殊地位，它的意義可以從三方面來理解：

1、收集工作是幹部檔案工作的首要環節。幹部檔案工作分為收集、鑑別、整理、保管、利用、轉遞工作等環節，收集工作是首要環節。幹部檔案材料不是由幹部檔案管理人員編寫形成的，而是產生於和幹部有一定關係的各有關組織的現實工作中。將有關組織過去和新近形成的幹部檔案材料收集到幹部檔案管理部門，既是幹部檔案工作的起點，又是貫穿於幹部檔案工作始終的一項經常性工作，幹部檔案工作的其他各個環節都是在收集工作的基礎上進行的。幹部檔案工作正是通過收集這個環節把幹部的檔案材料收集起來，為整個幹部檔案管理和建設工作提供客觀物質對象的。因此可以説，沒有收集工作，便沒有幹部檔案工作。

2、收集工作是幹部檔案工作的基礎。幹部檔案管理部門只有將幹部檔案材料及時、全面、準確的收集起來，按《幹部檔案整理工作細則》進行認真鑑別、整理，幹部檔案信息資源才能得到開發和利用。如果收集工作不紮實，收集的材料殘缺不全或者只收集到一些零散雜亂、價值不大的幹部檔案材料，就會直接影響到幹部檔案工作的其他環節。（收集工作好比工業生產中的原材料供應，沒有足夠的符合質量的原材料，工業生產就不能進行。）從整理工作來看，如果是成套材料，收集不全（如有頭無尾或者有尾無頭，缺結論或缺批覆）就會給整理工作帶來很大困難，甚至無法進行整理。從保管工作來看，如果一個幹部的檔案材料分散在幾個單位沒有收集起來，就無法做好集中統一保管工作。從利用工作來看就更為重要，如果材料收集不齊，就不能全面、準確地反映幹部的真實面貌，就會給檔案的利用造成很大的不便。幹部檔案工作人員必須花大氣力做好收集工作，將該收集的材料統統收集齊全，才能幫助組織上全面瞭解幹部和正確使用幹部。

3、收集工作是實現幹部檔案集中統一管理的基本途徑。幹部檔案材料是各機關、團體、企業、事業等單位在幹部、人事工作中動態形成的，具有來源渠道多、零星、分散的特點。而幹部檔案的利用則要求相對的集中，即一個人的材料必須集中在一起。通過收集，就可以解決分散和集中的矛盾，實現幹部檔案的集中統一管理。

四、收集工作的原則

《幹部人事檔案材料收集歸檔規定》明確規定：“幹部人事檔案材料收集歸檔，要本着實事求是的原則。着重收集反映幹部政治思想、品德作風、業務能力、學識水平、工作實績等材料充實幹部檔案，有效地為幹部人事工作服務，為人事決策服務，為社會主義現代化建設服務。”同時，我們收集檔案材料，還受國家有關法律、法規的保護和監督。

五、收集工作的種類？

收集工作分普遍收集與定向收集兩種。？

普遍收集是指幹部檔案管理部門對實際工作中批量產生的幹部檔案材料，集中力量來進行收集。如統一佈置填寫的《幹部履歷表》，還有整黨期間形成的《黨員登記表》，調整工資的晉升工資審批表、《年度考核表》等，可定期通知有關單位限定日期上交。

定向收集是指隨着幹部情況不斷髮生變化，分散地不定時地形成的幹部檔案材料，如干部評、聘專業技術職務、入黨、出國、獎懲、審計等材料，要經常性地及時向有關單位索要。

第二節 收集材料的範圍及途徑

幹部人事檔案材料收集的範圍，是指幹部人事工作和其他工作中形成的應歸檔的幹部檔案材料。反映一個幹部社會實踐活動的材料是多方面的，但並不是所有的材料都要歸於幹部個人檔案，有的屬於文書檔案或其他專業檔案的歸檔範圍。幹部檔案材料的收集有明確的範圍。按照《幹部人事檔案材料收集歸檔規定》，反映幹部政治思想、品德作風、業務能力、學識水平、工作實績等材料就是幹部人事材料的收集範圍。也就是我們通常所講的收集反映幹部“德、能、勤、績、廉”等方面的檔案材料。劃清幹部檔案材料收集範圍，可以避免錯收和漏收。

根據中組部制定的《幹部人事檔案材料收集歸檔規定》，幹部檔案材料的收集範圍有20項，其內容為：？

1、在幹部人事工作中形成的履歷表、簡歷表、各類人員登記表等材料。

2、自傳和屬於自傳性質的材料。？

3、考察、考核幹部工作中形成的有關材料：民主評議幹部的綜合材料，組織審定的考察材料，定期考核材料，年度考核登記表，鑑定材料，後備幹部登記表（提拔使用後歸檔）等材料。？

4、審計工作中形成的有關材料：主要涉及幹部個人的審計報告或審計意見材料，離任審計考核材料。？

5、國民教育、成人教育（大中專）、黨校、軍隊院校學生（學員）登記表，考生登記表，學習成績表，畢業生登記表、鑑定表，授予學位的材料，學歷證明書；培訓結業成績登記表，學習鑑定、學員思想小結（結業），博士後研究人員工作期滿登記表等材料。？

6、評審（考試）專業技術職稱（資格）和聘任專業技術職務工作中形成的有關材料：專業技術職務任職資格評審表，專業技術資格考試成績合格登記表，評審高級專業技術職務人員情況簡表，業務自傳，評審專業技術職務任職資格申報表，聘任專業技術職務審批表，套改和晉升專業技術職務審批表等材料。？

7、創造發明、科研成果鑑定材料，各種著作、譯著和在重要刊物上發表的獲獎論文或有重大影響的論文等目錄。？

8、政審工作中形成的材料：調查報告、審查結論、上級批覆、本人對結論的意見、檢查交待或情況説明材料；作為結論依據的調查證明、證據材料；甄別、複查結論（意見、決定）、調查報告、批覆及有關的主要依據材料。？

9、更改姓名、民族、出生日期、國籍、入黨入團時間、參加革命工作時間等工作中形成的有關材料：個人申請、組織審查報告及所依據的證明材料、上級批覆等材料。？

10、黨、團組織建設工作中形成的有關材料。？

①中國共產黨入黨志願書（已批准轉正的）、入黨申請書（1-2份系統、全面的）、預備黨員轉正申請書、自傳、綜合性政審材料及有關的證明、考察材料；黨員登記表，民主評議黨員組織意見、登記表；整黨工作中不予登記的決定、組織意見；民主評議黨員中認定為不合格黨員被勸退或除名的組織審批意見及主要事實的依據材料；取消預備黨員資格的組織意見（記載組織意見的入黨志願書可收集歸檔）；退-黨材料；

②中國共產主義青年團入團志願書、申請書，團員登記表，優秀團員事蹟材料，退團材料；？

③加入民主黨派的有關材料。？

11、表彰獎勵活動中形成的有關材料：勞動模範、先進工作者、有突出貢獻優秀專家、國家科技獎（含國家發明獎、自然科學獎、科技進步獎）、中國青年科技獎、優秀黨務工作者、優秀黨、團員等審批（呈報）表，先進事蹟材料、先進事蹟登記表，立功、受勛、嘉獎、通報表揚等以及在其他工作中形成的表彰材料。？

12、紀律檢查、監察、法院和行政管理等部門工作中形成的有關材料：處分決定，免予處分的意見，上級批覆，核實（調查）報告，本人檢查、交待、對處分決定的意見，撤銷處分的有關材料，通報批評材料；法院判決書；複查甄別報告、決定（結論），上級批覆，離婚材料等。

13、幹部任免、調動、軍隊幹部轉業安置等工作中形成的有關材料：幹部任免審批表（包括所附的考察、表現情況材料）；幹部調動鑑定、組織審定的表現情況材料、考察材料；公務員過渡登記表，軍隊轉業幹部審批表、授予（晉升）軍（警)銜審批表、轉業鑑定、定級定工資材料，退(離）休審批表等材料。

14、考試錄用和聘用幹部工作中形成的有關材料：報考登記表和錄用審批表，考察材料，聘用審批表和合同書，政審結論和有關證明材料，考核考察材料，續聘、解聘和辭退材料，辭職審批材料等。

15、辦理工資、待遇等工作中形成的材料：轉正定級審批表、各種工資變動審批表、登記表、提職晉級和獎勵工資審批表；享受專家特殊津貼的呈報表；解決各種待遇問題的審批表、批覆材料等。

16、辦理出國（出境）審批工作中形成的有關材料：因公出國（出境）審批表、備案表，在國外表現情況材料或鑑定材料，因私出國（出境）審批表等材料。

17、黨代會、人代會、政協會議和工、青、婦等羣眾團體代表會，以及民主黨派代表會議工作中形成的有關材料：代表登記表、委員簡歷、政績材料等。

18、健康檢查和處理工傷事故工作中形成的有關材料：有嚴重慢性病、身體殘疾的體檢表，工傷致殘診斷書，確定致殘等級的有關材料，新錄用幹部體檢表和畢業生分配工作體檢表等材料。

19、辦理喪事形成的有關材料：悼詞、生平、報紙報道消息、訃告，非正常死亡的調查報告及遺書。

20、其他對考察瞭解使用幹部有參考價值的材料。

明確了幹部檔案材料的收集範圍，我們就可以根據各種不同的材料找到各種具體的材料收集途徑。例如：我們可以通過組織人事部門收集幹部人事工作中形成的各種人事檔案材料；通過籌備黨代會、人代會、政協會議以及工、青、婦等羣眾團體會議的部門或臨時機構收集代表登記表、委員登記表等材料；通過教育、培訓機構（部門）收集各種學習培訓材料；通過評審、聘任專業技術職稱、職務的部門收集評聘專業技術職務（職稱）的各種材料；通過黨、團組織收集各種黨團材料；通過審計部門收集幹部審計材料；通過紀律檢查、監察、司法及有關行政部門收集幹部的各種處分材料；通過幹部本人收集幹部的有關創造發明、科研成果、著作、論文等材料的目錄；等等。

準確把握上述檔案材料的收集範圍和途徑，是幹部檔案工作人員做好檔案材料收集工作的必要條件。

需要特別指出的是：我們在實際工作中發現，我們的幹部檔案中很少有關於幹部各類審計及幹部民事、刑事判決書的材料，而領導幹部離任審計等審計工作已開展了好幾年了，各級幹部的各類民事、刑事案件也時有發生，説明我們收集這幾類材料的渠道還不暢通，產生這幾類材料的單位還沒有主動送交材料歸檔的意識，管檔單位也沒有積極主動做好新形成的檔案材料收集工作。關於縣管幹部的民事判決材料，希望審判機關的及時與相關單位溝通聯繫，積極主動地做好相關材料的收集工作，並及時送交管檔單位歸檔。

第三節 收集工作的方法和要求

一、收集工作的方法

幹部檔案材料的收集工作，是一項政策性強、涉及面廣、艱苦細緻的工作，幹部檔案工作人員在把握收集工作的範圍和途徑的基礎上，還必須針對本單位幹部檔案工作的實際情況，研究收集工作的基本方法。當前來説，做好乾部檔案材料收集工作一般方法有：

（一）疏通渠道，理順材料形成部門與檔案管理部門的工作關係。幹部檔案材料來源很多，涉及面廣。要完整地收集一個幹部的全部檔案材料，首先必須疏通渠道。幹部檔案管理部門要主動與有關單位取得聯繫，建立制度，並向他們進行收集工作意義、注意事項及哪些材料應歸入幹部檔案等的宣傳。材料形成單位應把及時送交歸檔材料，當作自己的職責和義務，按照中央有關規定，積極主動，保質保量地做好送交材料歸檔工作。？

（二）研究和掌握材料形成規律，把握收集工作的主動權。幹部檔案管理部門及其工作人員應主動研究各類材料的不同特點，掌握不同材料的不同形成規律，把握工作的主動權。

一般來説，材料形成有時間規律、信息規律。

時間規律。一定的時間形成一定的材料，有相當數量的材料是按一定的時間規律形成和產生的。比如，各單位每年年底要對幹部一年來的工作進行考核，形成年度考核材料。每年年終年初都要結合總結工作，評選先進工作者、先進生產者，就必然形成先進事蹟材料。還有每逢重大紀念日，如“三•八”節，縣婦聯要表彰一批“三•八紅旗手”和婦女模範，就必然要形成一批模範事蹟材料，每年“七一”要評選和表彰一批優秀黨員，就必然要形成一批黨員先進事蹟材料，等等。如果我們掌握類似上述的時間規律，就可以及時地把這些事蹟材料收集起來。否則，時過境遷，這些材料就有可能散失，造成不可彌補的損失。

信息規律。所謂信息規律，就是把一些消息和幹部檔案材料的產生聯繫起來，判斷哪些消息所反映的情況可能產生幹部檔案材料，從而進行收集工作。比如黨代會、人代會、政協換屆選舉後，就要及時收集會議形成的代表登記表和幹部任免呈報表；調整工資後，就要及時索要調資審批表；得知一批老同志退休，就要收集他們的退審批表；聽説某幹部晉升了專業技術職務，就要有意識地收集其評、聘材料等等。還可以根據幹部情況的變化來推知和收集可能形成相應的幹部檔案材料，比如新填的履歷表獎勵欄增加了新內容，就必然要形成獎勵材料等等。

（三）建立和健全材料收集歸檔工作制度，使收集工作制度化、規範化。幹部檔案材料的收集，是一項貫穿幹部檔案工作始終的經常性工作。而且，幹部檔案材料的形成單位比較分散，形成時間也不固定，給全面及時收集幹部檔案材料增加了難度。為此，要做好這項工作，必須採取必要的措施使收集工作制度化、規範化。建立幹部檔案材料的收集歸檔制度、主動送交制度、定期檢查索要制度、材料收集登記制度等。使形成幹部檔案材料的有關部門掌握收集歸檔的範圍和要求，把向幹部檔案管理部門送交幹部檔案材料歸檔作為自己工作的一項重要內容，這樣才能保證不斷形成的幹部檔案材料及時、全面地集中到幹部檔案管理部門。

1、建立送交制度。按照《幹部人事檔案材料收集歸檔規定》的要求，“各級組織幹部人事、紀檢監察和教育培訓、審計、統-戰等部門應建立和健全送交幹部人事檔案材料歸檔的制度，保證幹部檔案部門能及時地、源源不斷地從形成單位獲得幹部檔案材料。形成材料的部門，在形成正式材料一個月內，應按要求把應歸檔的材料送交幹部檔案管理部門歸檔。”

2、建立定期檢查索要制度。幹部檔案管理部門要建立健全定期檢查索要制度。收集工作有很強的時間性，錯過了時間再收集就比較困難，並且錯過的時間越長，收集的難度就越大。幹部檔案工作人員要做到嘴勤、腿勤，經常與有關部門保持密切聯繫，捕捉幹部檔案材料的信息，主動索要應歸檔的材料，不能坐等有關單位送材料上門，不送不收，送多少收多少。檢查工作和索要工作要有機結合起來，隨時檢查，隨時索要，定期檢查，定期索要，什麼時候發現缺少材料，就什麼時候要。總之要堅持及時的原則，督促有關部門儘快交轉，以避免材料漏收。

3、建立登記制度。為了便於瞭解收集檔案材料情況，避免材料遺失，材料收來後要及時在《接收幹部檔案材料登記表》上逐份逐項進行登記。

為搞好全縣幹部檔案材料的收集歸檔工作，我們在總結近年來幹部檔案材料收集歸檔經驗的基礎上，根據《幹部檔案工作條例》和《幹部人事檔案材料歸檔規定》，1999年已制定了“幹部檔案材料收集網絡”，指定了各個單位政工股長（人事科長）、鄉鎮組織委員為聯絡員，明確了聯絡員職責，並對聯絡員單位及聯絡員本人分別提出了要求。我們相信，貫徹落實好乾部檔案材料收集工作，將使我縣幹部檔案材料收集工作進一步走向制度化、規範化。

二、收集工作的要求

在我們掌握了收集工作的方法後，要切實做好乾部檔案材料收集工作，還要注意收集工作的以下幾點要求，這就是：及時、保質、按量收集。

第一要做到及時。所謂及時，是指幹部檔案材料收集工作要有時間觀念，工作不能拖拉，材料不能積壓。幹部檔案材料一經形成，應儘快集中到幹部檔案管理部門。中組部《幹部人事檔案材料收集歸檔規定》規定：“形成幹部人事檔案材料的部門，在形成材料後的一個月內，按要求將材料送交主管幹部人事檔案的幹部歸檔”。收集來的材料要及時歸入幹部檔案。這是由幹部檔案工作的作用所決定的。只有將新形成的幹部檔案材料迅速歸檔，不斷充實完善幹部檔案內容，才能更好地為了解和使用幹部提供依據。

第二要做到保質。對收集工作來説，光有及時是不夠的，還必須保證收集工作的質量，不能馬馬虎虎，毛毛糙糙。收集來的材料應符合下列要求：一是準確：①必須是辦理完畢的正式材料；②收集材料範圍要準確；③材料內容必須真實可靠，不能似是而非、有水份、與事實不符。二是完整齊全：材料要完整無缺，不得掉頁少份、缺頭少尾；手續要齊全，該蓋章、簽字的要蓋章、簽字。三是書寫材質規範：材料儘量統一使用16K規格的辦公用紙，材料左邊應留有2-2.5cm的裝訂邊。文字必須是鉛印、膠印、油印或用藍黑墨水、黑墨水、墨汁書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色及純藍墨水和複寫紙書寫。

第三要做到按量。幹部檔案材料要嚴格按照歸檔需要的數量來收集，凡是正、副本均要求收集的材料，需收集2份，不建副本的只需收集1份。既不能多也不能少。收多了不僅是種浪費，而且又要登記銷燬；收少了則還得複製，增加了不必要的工作量。

第四節 當前的幹部檔案材料收集工作的主要任務

當前幹部檔案材料收集工作，在做好日常性的收集工作的基礎上，主要是要結合正在開展的全縣幹部人事檔案達標升級工作以及幹部檔案審核工作，做好以下兩方面工作：

一是要理清各自管理的幹部檔案家底。將各自管理的幹部檔案進行一次全面徹底的清理，摸清家底，儘快將該歸本單位管理的、新近調動、提拔後歸本單位管理的以及其他各種歷史原因造成沒有收集上來的檔案收集起來。應該説，這次幹部檔案達標升級工作是收集清理歷史欠帳的一次大好時機，我們應抓住這次機會把所有歸本單位管理的幹部檔案材料收集回來。同時，將不歸本單位管理的幹部檔案材料堅決轉走，當然這些幹部檔案材料的轉進轉出都要在請示好單位領導，並與對方單位協商一致的情況下進行。

二是對所缺幹部檔案材料進行一次全面收集。在這次幹部檔案審核工作中，我們應按照審核工作通知要求，對照《幹部檔案審核主要檢查驗收標準及處理辦法》，組織力量對所管理幹部檔案，逐份逐項進行認真審核，將每卷幹部檔案中材料不齊全、手續不完備的情況，一一予以登記；整理清楚後，向相關單位發出催要檔案材料通知單，盡最大努力把缺少的檔案材料收集上來，為下一步審核整理工作打好基礎。

總之，幹部檔案材料收集工作是一項政策性強、艱苦細緻的工作，幹部檔案管理人員必須熟悉業務、信息靈通、堅持執行有關制度，並做到手勤、口勤、腿勤、腦勤，充分發揮自己的主觀能動性，才能及時全面地做好乾部檔案材料的收集工作。

第二章 幹部檔案的整理

幹部檔案整理工作，是幹部檔案建設的基礎工作之一。關於幹部檔案的整理工作，主要有四個問題。

第一節 幹部檔案整理工作的依據、概念、類型和方式

一、幹部檔案整理工作的政策法規依據

一是《幹部檔案工作條例》，二是《幹部檔案整理工作細則》。為實現幹部人事檔案整理工作的規範化，中組部1991年專門制訂了《幹部檔案整理工作細則》，對幹部檔案整理工作的基本要求、檔案材料的鑑別、分類、排序與編目、複製與技術加工、裝訂與驗收入庫等環節都作了具體明確的規定，是我們從事幹部檔案整理工作具體法規依據和行動指南。

二、幹部檔案整理工作的概念

幹部檔案整理工作是以幹部個人為單位，將收集起來的每個幹部的檔案材料，按照有關規定和要求，進行鑑別、分類、排序、編目、技術加工、裝訂成卷，使之內容條理、順序固定，並在此基礎上，不斷對檔案內容進行補充的工作，是幹部檔案立卷的全部過程。也就是説，幹部檔案整理是一種對收集起來的個人材料進行加工的過程，是一種使個人材料系統化、條理化為目的的加工，是按照一定規則方法和步驟進行的整理過程。

三、幹部檔案整理的類型

1、新建檔案的整理。這是比較系統、全面的整理，主要是指對新走上工作崗位的幹部的檔案進行整理，如對新分配的大學生等。

2、對檔案補充新內容的整理。也稱“歸檔”或“歸零散材料”，是將新產生的一些幹部人事檔案材料補充到幹部檔案的正本或副本中去。

3、對檔案進行清理的整理。就是按照有關落實政策的文件規定，對幹部人事檔案材料進行清理。這種整理檔案的類型，是在特定歷史條件下產生的，屬於特殊種類，一般不常用。主要目的是落實幹部政策。如：十一屆三中全會以來，全國對幹部人事檔案普遍進行了清理整理，清理“反右派”、“文-革”等歷次運動中形成的冤、假、錯案材料。

四、幹部檔案整理的方式

幹部檔案整理的主要方式有兩種：

一是集中時間、集中人力的整理。這種方式，是管檔單位在一定時間內，抽調或借用部分幹部人事檔案管理人員或其他人員，集中在一塊進行整理的方式。這也是對幹部人事檔案人員進行業務培訓的一種有效方式。我們這次開展全縣範圍內的幹部檔案達標升級工作就是一次集中整理。

二是日常工作中的整理。就是檔案管理人員在日常工作中，對新接收的檔案和檔案材料所進行的立卷、歸檔的工作方式。我們更多使用的是日常工作中的整理，因為集中整理不可能經常進行，即使集中整理好的檔案，更多的是要做好日常維護工作。

第二節 整理工作的意義、要求及整理前的準備

一、整理工作意義及要求

1、整理工作的作用和意義

（1）通過整理，可以使幹部檔案材料轉化為幹部檔案；

（2）通過整理，可以使幹部檔案材料裝訂成卷，達到完整與安全之目的；

（3）通過整理，可以瞭解幹部檔案材料是否收集齊全，從而促進收集工作；

（4）通過整理，可以使幹部檔案便於利用；

（5）通過整理，可以使幹部檔案便於保管和統計；

（6）通過整理，可以為幹部檔案管理的科學化、現代化創造條件。

2、整理工作的要求和目的

根據中組部《幹部檔案整理工作細則》和有關規定，“整理幹部檔案，須做到認真鑑別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。通過整理使每卷檔案達到完整、真實、條理、精煉、實用的要求。”

所謂完整，一是指整個檔案材料內容要完整，每份材料來龍去脈要清楚；二是成套材料要完整；三是材料外形完整無損、整齊美觀。

所謂真實，就是材料內容要符合幹部本人實際情況，通過鑑別，將似是而非、有水份的材料剔除出去，使整理後的檔案能準確、客觀地反映一個幹部的本來面目，真正成為了解和使用幹部的可靠依據。

所謂條理，就是通過分類，對幹部檔案材料按照一定的順序進行編排，使其綱目分明，脈胳清楚。

所謂精煉，就是對收集起來的幹部檔案材料，進行一番去粗取精的工作，清出那些沒有價值的、重複的材料，在完整真實的前提下，使幹部檔案達到精幹、簡潔、集中、凝鍊的要求。

所謂實用，就是要求分類、排序、複製、技術加工、目錄登記、裝訂等工序都要從方便利用和保管出發。

二、整理前準備工作？

《幹部檔案整理工作細則》第五條、第六條要求：“整理幹部檔案，事先要收集好乾部檔案材料，並備齊卷皮、目錄紙、襯紙、切紙刀、打孔機等必須的物品和設備。”“整理幹部檔案的人員，必須努力學習黨的幹部工作方針、政策和檔案工作的專業知識，熟悉整理幹部檔案的有關規定，掌握整理工作的基本方法和技能，認真負責做好整理工作。”這兩條明確了我們做好乾部檔案整理前的準備工作；

1、收集好材料。整理前須將所管的幹部檔案應收集的材料收集齊全。

2、組織並培訓好力量。根據整理的工作量，組織相應數量的人員集中時間、集中精力整理。整檔人員必須是黨員幹部，並且政治、業務素質好，有一定幹部工作業務知識，文字書寫工整。一般可在組織人事部門或幹審部門中抽調。人員確定後，應先進行業務培訓，使其熟悉業務，掌握有關政策和規定，明確工作要求，熟悉整理工作各道工序和掌握實際操作技術，並對他們進行保密教育。

3、整理好場所。幹部檔案是國家檔案的重要組成部分，整理工作必須貫徹執行黨和國家保密法規和制度。整理時材料要一份一份攤開，進行歸類系統整理。為確保幹部檔案的完整和安全，整理工作必須在專門辦公室進行。整理場所應配備消防器材，門窗要加固。

4、備齊用具及表格

（1）切紙刀、打孔機、剪刀、鐵夾、錐子、化學漿糊或固體膠（一般不要用膠水，因膠水使用不好往往將檔案材料弄壞了）、非金屬包頭的鞋帶等，有條件的可配備複印機；

（2）幹部檔案卷夾（幹部檔案袋、卷皮）、檔案目錄、襯紙、正副本及姓名標籤、正副本印章（用於目錄上）；

（3）收集幹部檔案材料登記表、工資變動登記表、銷燬材料登記表、退還本人材料登記表等；

（4）微機和打印機（用於輸入和打印目錄）。

上述準備工作都涉及到經費的支持，因此，在初期謀劃整理工作時就要做好經費預算，申請解決好乾部檔案整理專項經費問題。

只有整理工作的準備工作做充分了，整理工作才能有條不紊地進行，達到預期效果。

第三節 幹部檔案整理步驟

幹部檔案整理工作，按照實際的操作經驗來説，可以分為以下八個步驟：

一、材料的鑑別

鑑別工作是幹部檔案管理部門對收集起來準備歸檔的材料進行審查，甄別材料真偽，判斷材料保存價值，確定是否歸入幹部檔案的工作。是從質的方面來保證幹部檔案的真實性、完整性、精煉性的工作。它是幹部檔案材料進入幹部檔案前的最後一次檢查。因此，幹部檔案工作人員必須按黨的政策辦事，慎之又慎地決定材料的取捨，本着對組織和幹部本人負責的態度，認真、嚴肅、細緻地做好鑑別工作。《幹部檔案整理工作細則》專門用了一章來講述鑑別工作，可見鑒別工作也是一項非常重要的工作。

（一）、鑑別歸檔材料的原則和要求

1、鑑別工作必須以中央有關文件為依據，做到取之有據，舍之有理。鑑別工作總的要以中組部頒發的《幹部檔案工作條例》、《幹部檔案整理工作細則》、《幹部人事檔案材料收集歸檔規定》等有關規定為依據。

幹部在政治運動中形成的材料和受處分材料歸檔，應依據下列文件：

（1）整風和反右鬥爭中形成材料的處理，主要依據中組部(79)組通字51號文件和組織部組幹一(81)258號文件。凡屬“文-革”以前其他錯案形成的材料，中央已有規定的，按規定辦，中央沒有規定的，可參照上述原則處理。

（2）反右傾鬥爭中形成材料的處理，應依據中組發(80)34號文件。

（3）“文-革”期間形成材料的處理，應依據中組部(79)組通字54號文件。

（4）歸僑、僑眷、港澳同胞眷屬檔案材料的處理，除依據上述文件外，還應參照國務院僑辦、中組部、公安部(81)僑政會字第038號文件。

（5）“兩案”中受審查人員的材料，其處理應依據中發(82)9號文件和中辦發(83)43號文件。

（6）整黨工作中形成材料的處理，應依據中整辦(84)22號文件。

（7）對“文-革”中犯一般性錯誤人員審查材料的處理，應依據中指辦(87)2號、組通字(87)15號及皖組字(87)15號文件。

（8）對犯有錯誤的黨員幹部的材料的處理，應依據中紀發(89)10號文件。

（9）民主評議黨員和黨員登記中形成的材料，應依據組通字(89)17號文件及1991年10月27日中組部副部長趙宗鼐同志在全國民主評議黨員工作座談會上的講話。

（10）核查“三種人”形成的材料及“記錄在案”人員的審查材料處理，應依據中發(84)17號和中組發(83)6號文件。

另外，專業技術職務評定、晉升工作中形成材料的處理，應依據省檔案局、組織部、省職改領導小組皖檔聯發(89)1號文件。在鑑別工作中一定要把握中央有關文件精神實質，逐份認真審閲，做到不該歸檔的一份不歸，該歸檔的一份不捨。

上述鑑別工作一般已經開展過了，不需我們再去處理，若發現還存在上述情況，我們可以向組織反映出來，再由幹部監督部門處理。

2、鑑別工作應堅持歷史唯物主義和辯證唯物主義的觀點，具體問題具體分析，切忌望題生義，採取“一刀切”。中央有關文件畢竟比較原則、概括，而幹部檔案材料的特點則是因份而異，錯綜複雜。例如，“文-革”期間形成的`幹部檔案材料很多是無限上綱、誣衊不實的材料，應清理出來，但也有一些在一定程度上反映了幹部個人實際情況，並有一定保存價值的材料，則應區別情況對待，妥善處理。如入黨、入團志願書，幹部任免呈報表，出國人員審查表，大（中)專畢業生登記表，吸收錄用幹部、工人審批表，應徵公民政審表，轉業(退伍）軍人登記表，正常調動時組織所作的鑑定等，應歸入幹部檔案。另如違紀問題的材料，按規定幹部檔案不存查證材料，但由於各種原因已經收入的，應維持現狀。

在鑑別工作中遇到疑難問題，應請示領導，也可以和上級幹部檔案主管部門共同研究，以求穩妥。

（二）鑑別歸檔材料的具體做法

1、判斷材料是否屬所管幹部的材料及應歸入幹部人事檔案的材料。防止同名異人，張冠李戴，或誤將一人多名的材料分開。對同名同姓和一人多名的材料要進行認真核對。同名同姓材料要核對職務、籍貫、年齡、入黨(團)時間、工資等基本情況是否相同；一人多名的材料，除核對基本情況外，還應當查看曾用名。另外，應將不屬於歸檔範圍的材料和重複材料清理出來。

2、審查材料是否真實，觀點是否明確。發現與事實不符、自相矛盾、觀點不明確、是非不清的材料，要向有關部門和幹部本人提出，並退回更改。如干部履歷表中的姓名、出生年月、學歷、參加工作時間等欄目的填寫不符合幹部檔案一貫記載，則不能歸檔，應退回更正。再如晉升工資審批表，單位意見欄填“同意晉升為五檔”，主管部門的意見是“同意晉升為四檔”，而審批欄填的是“同意”，同意哪一種意見不清楚，也應退回重辦。其他材料也如此。

3、審查材料是否齊全、完整。例如，政審材料一般應具有審查結論、調查報告、上級批覆、主要證明材料、本人交待等，處分材料一般應有處分決定（包括免予處分的決定）、調查報告、上級批覆、個人檢討、個人對處分的意見等。上述材料屬於成套的，必須齊全，每份歸檔材料，必須完整。對頭尾不清，來源和時間不明的材料，要查清註明後再歸檔。凡是查不清楚或對象不明確的材料不能歸檔。

4、審查材料是否手續完備

（1)幹部本人撰寫的幹部檔案材料，應有材料形成時間及本人簽字（或蓋章），如自傳、入黨(團）申請書、本人交待、學結等。

（2)幹部本人填寫的需由組織審查的材料，除個人簽名及註明填寫時間外，還應有組織審批意見、時間並蓋印章，如干部履歷表、入黨(團）志願書、黨員登記表等。

（3）組織審查的需要本人簽署意見的材料，本人要簽署意見及時間或由組織註明經過本人見面。如審查結論、處分決定、組織鑑定、民主評議和考核中形成的綜合材料等。

（4）單位出具證明材料，應有單位名稱（蓋章）及出具時間；個人出具證明材料，證明人所在單位黨組織應簽署證明人的政治情況並註明時間。

（5）直接由組織形成的幹部檔案材料，要有上級組織的批准意見及時間並蓋印章，如工資審批表、專業技術職務評審表等，幹部任免審批表還應註明批准文號，或在何時何次會議上當選（或決定任免）。

凡不符合上述要求的，須補辦手續後才能歸檔。

5、審核材料是否辦理完畢的正式歸檔的材料。鑑別中發現涉及幹部政歷問題或其它重要問題，需要查清而未查清的材料及未辦畢的材料，不能歸入幹部檔案，應交有關組織處理。

6、鑑別時發現檔案中缺少有關材料，要及時進行登記並收集補充。

（三）對不能歸入幹部檔案材料的處理

經過鑑別後，不能歸入幹部檔案的材料，應區別情況予以處理：

1、轉出：

經鑑別凡屬錯裝入幹部檔案的他人材料或文書檔案，如文件底稿、歷史資料、會議記錄、組織關係介紹信、獨生子女審批表等，均應轉交有關部門處理。

2、退回：

（1）凡近期形成的幹部檔案材料，不符合要求的，應退回材料形成單位説明原因，提出意見，限期交回。

（2）本人寫的一些材料，過去已歸入幹部檔案，按後來政策規定不應歸入幹部檔案的，如“文-革”中違心上綱、不符事實的檢查材料，以及應由本人保存的材料，如私人信件、畢業證書、論文、獎章獎狀、任命書、結婚證、獨生子女證等，應退還本人。

退還單位的應填寫《轉遞幹部檔案材料通知單》，通過機要交通發出。退還本人的材料，要填寫《退還本人材料登記表》，經領導批准後，一次退給本人。本人清點無誤後，應在登記表上簽字或蓋私人印章。登記表由幹部檔案管理部門長期保存。

3、銷燬：

（1）按有關政策規定應抽出銷燬的材料。

（2）“文-革”中形成的不能反映幹部真實情況的材料，如軍宣隊、工宣隊隊員登記表、鑑定，下放勞動或“五、七”幹校的“鑑定”、“思想總結”等，以及有當時組織批註，不宜退還本人的材料。

（3）既不屬於幹部檔案內容，也不屬於個人保管的材料，如審幹調查要點、提綱，從本人檔案中摘抄的材料，未經批准的幹部任免表等。

（4）重份多餘材料（正、副本已有的）。

需要銷燬的材料，要分別將每個人的材料逐項登記在《銷燬幹部檔案材料登記表》上。銷燬理由應填“重份”、“不屬幹部檔案歸檔範圍”、“根據××號文件抽出”等，避免籠統填“內容不重要”、“保存價值不大”等。集中銷燬前應對列入銷燬材料進行一次複查，並報經黨委（黨組）分管領導批准後方可銷燬。銷燬時要有兩名監銷人在場，銷燬後監銷人要在銷燬材料登記表上簽名蓋章，註明銷燬日期。銷燬登記表應長期保存，以備查考。

銷燬方式：送造紙廠當場化紙漿；採用焚燒的方法自行銷燬，但必須將材料燒透化為灰燼後方能離開；用粉碎機將材料破成碎末。

注意事項：不準邀幹部本人到場搞當面銷燬；哪個單位清理出來材料，由哪個單位負責銷燬；材料銷燬前，應單獨存放，不得隨幹部檔案轉遞；嚴禁將銷燬材料出售給廢品站或個人，也不得留作它用。

二、材料的分類

分類，是將反映一個幹部情況的材料集中起來，經過鑑別、按照材料的內容、性質以及材料之間的內在聯繫，區分類型、相對集中、進行排列組合的過程。是判斷幹部檔案材料歸屬類別，使幹部檔案條理化、系統化的工作，是整理工作的一道重要工序。分類是否準確，直接影響到幹部檔案利用。《條例》規定的幹部檔案內容十類，是劃分類別的準繩。但在具體分類時，由於材料千差萬別，不可能都簡單地“對號入座”，這就需要對規定的十大類別不斷學習，反覆理解，以求做到融會貫通，分類得當。

幹部檔案分正、副本，正本有十類，副本有七類。

幹部檔案正本，由歷史地、全面地反映幹部情況的材料構成。其內容及其分類如下：

第一類 履歷材料（以基本情況、簡歷為主要內容）

1、幹部、工人、教師、醫務人員、軍人、學生等各類人員履歷表(書)、登記表、簡歷表；

2、黨員、團員幹部登記表、簡歷表；（注意這裏所講的黨員幹部、團員幹部登記表、簡歷表，與後面第六類的黨員登記表、團員登記表有區別，當然，這種表格很少見，若有就放一類。）

3、土改、鎮反、三反、三查、肅反、社教運動工作隊員登記表；

4、以幹部經歷為主要內容的審查表、調查表和履歷變化補充表；

5、已經上崗的後備幹部登記表；（注意是已經提拔上崗的，如以鑑定為主的放在三類，沒有提拔的不歸檔）

6、個人參加革命活動簡歷的材料；

7、帶有鑑定的履歷表、簡歷表及登記表；（注意是以履歷、簡歷為主要內容的）

8、幹部更改姓名的材料。（注意不要放在五類）

兵役登記表（包括招飛行學員、機要學員登記表）或招收工人、聘用幹部登記表中如有審批意見、能反映其參加工作時間的放在第九類，無審批意見主要反映幹部個人簡歷情況的放在第一類。

部隊轉業幹部檔案中的《履歷書》，如果可以拆分，應在保持各類材料相對完整（有落款，獨立成文）的前提下將它拆開，按履歷、自傳、鑑定、政歷問題結論四部分分別歸入一、二、三、五類。

第二類 自傳材料

1、幹部所寫的自傳、小傳、小史；

2、帶有自傳的履歷表或簡歷表；

3、有自傳內容的“歷史反省”材料；

4、幹部所寫的敍述自己經歷、思想變化過程、家庭情況、社會關係等內容的材料；

5、入黨、入團申請書中能分開的自傳內容材料；

6、其他屬於自傳性質的材料。

第三類 鑑定、考察、考核材料（以鑑定為主要內容）

1、幹部、職工、學生（學員）、軍人、黨員、團員等各類人員的鑑定表及材料；

2、畢業、結業、出國（出境）、勞動、住院（療養）、調動等鑑定表及材料；

3、以鑑定為主要內容的各類人員登記表；

4、組織正式出具的鑑定性的幹部表現情況材料；

5、考核、考察登記表，組織正式考核和民主評議的綜合材料，尤其是1994年以來的年度考核表；

考察材料如是與任免表一起形成的則與幹部任免審批表一起放在九類，否則放在三類。

6、應屆畢業生重點培養對象（選調生）選拔審批表；

7、一般性離任審計、年度審計材料；

8、其他屬於鑑定性質的材料。

不該歸入本類的材料：從本人檔案中摘錄的優缺點材料，個別談話記錄或個人寫的幹部一般表現材料，鑑定會上發言記錄，學生社會實踐登記表、軍訓小結、體育達標卡等。

第四類 學歷、學位、學績、培訓和專業技術情況的材料

1、報考高等學校學生登記表、審查表；

2、畢業生登記表、審批表、分配表；

3、推薦選拔的學生（留學生）登記表、審批表；

4、各級黨校、各類培訓班、進修班、文化補習班學員登記表，如黨校的幹部學員考核表；

5、黨校函授大專班學員畢業資格審查表；

6、各類學習成績表、成績單、記分冊；

7、教育部門出具的學歷證明（根據國家教委辦公廳、人事部辦公廳（1993）4號文件規定精神，有些院校為1970—1976年畢業生出具享受本科待遇的學歷證明一律無效，不予歸檔）；

8、套改、晉升、聘任專業技術職務的審批表、登記表，專業技術任職資格申請表；

9、專業技術職務考績材料（專業技術人員業務考核登記表）

10、教師資格過渡審批表、申請表；

11、創造發明、科研成績、著作及有重大影響論文（如獲獎或全國報刊發表的）的目錄；

12、專業技術方面的優秀論文獲獎通知書、證書；

13、青年教師學科帶頭人或骨幹教師審批表，專業技術拔尖人才登記表；

14、反映幹部學歷、才識、專業技術方面情況的其他材料。

社會力量辦學而教育部門不承認學歷的學歷證明，須註明“不承認學歷”字樣後歸檔。

不該歸入本類材料：各種考試卷、設計方案、圖紙、論文、著作、推薦上大學的座談會記錄、普法考試成績表、專業技術人員業務考績檔案（注意與本類第9條有區別，歸於文書檔案）等。

第五類 政治歷史情況審查材料

1、政治歷史情況（包括黨籍問題）的審查、甄別、複查結論（意見、決定）、調查報告、上級黨委批覆、本人對結論決定的意見及重要申訴材料，作為依據的主要證明材料、本人檢查交待或説明情況的材料；

2、入黨、入團、參軍、出國等調查政審材料；

3、入黨、入團申請書中能分開的家庭成員、社會關係材料；

4、更改幹部的民族、年齡、國籍、軍籍、入黨、入團、參加工作時間的組織審查意見、上級批覆以及所依據的證明材料；

5、家庭出身、本人成份、社會關係的組織審查意見、上級批覆以及所依據的證明材料；

6、有組織審查意見的政治歷史情況調查表、審查表；

7、幹部愛人情況登記表；

8、入伍時間批註、入伍證明材料；

9、家庭成員、主要社會關係的政治歷史情況的有關問題的平反改正通知、決定。

不該歸入本類的材料：未經查證核實的有關幹部政歷問題的檢舉材料（應轉有關部門處理），在政治審查中形成的審理報告及結論報告底稿，從幹部本人檔案中摘抄的材料等。

第六類 加入黨團的材料

1、入團志願書、申請書、退團和超齡離團的材料、團員登記表；

2、入黨志願書、申請書（多份的，可歸入1-2份全面系統的）、轉正申請書和黨組織對入黨、轉正報告的意見（尚未轉正的入黨志願書應由支部保管，待轉正後歸檔）；

3、中國共產黨黨員登記表，不予登記的決定、組織審批意見及所依據的材料，緩期登記材料及認定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實依據材料和組織審批材料；

4、延長入黨預備期的有關材料及取消預備黨員資格的組織意見（沒有單獨形成處理意見、處分等材料，只在入黨志願書上註明取消黨員資格，經有關黨委批准蓋章後，其入黨志願書應收集歸檔，並在六類目錄上註明“已取消預備黨員資格”。凡單行材料中已明確取消預備黨員資格的，只收集單行材料，不再收集“入黨志願書”歸檔）；

5、開除黨籍、團籍處分的材料可按政歷問題或違紀案件分別歸入五類和八類，其入黨（團)志願書仍放第六類，但須在封面註明：“×年×月×日經××黨委（團委）批准開除出黨(團）”的字樣；

6、退-黨材料；

7、加入民主黨派的登記表之類的材料；

8、1985年黨員登記表；

9、1990年形成的民主評議黨員材料。

不該歸入本類材料：入黨、入團過程中由組織召開的羣眾座談會和黨小組、支部大會會議記錄，培養對象考察表，一般性的入黨思想彙報，入黨時調查的一般表現材料，黨員重新登記申請書等。

第七類 獎勵（包括科技業務和業務獎勵、英雄模範先進事蹟）材料

1、創造發明獎勵材料；

2、各種業務獎勵材料；

3、正式命名授予勞動模範、先進工作者、特級教師、優秀黨(團)員、“三八”紅旗手、戰鬥英雄、新長征突擊手等各種稱號的登記表、審批表、授獎決定和事蹟材料；

4、立功受勛和通報表揚、嘉獎材料；

5、從事專業工作三十年人員登記表、審批表；

6、縣團級以上單位各種積極分子登記表。

7、高等學校品學兼優畢業生審批表

不該歸入本類的材料：獎學金登記表等。

第八類 幹部違犯黨紀、政紀、國法等材料

1、處分決定、查證核實報告、上級批覆、本人對處分的意見、本人檢查、交待材料（包括違紀黨員受紀律處分的有關材料）；

2、免於處分的處理意見及個人檢查；

3、撤銷處分的決定、報告；

4、組織上未給予處分但確有錯誤（如道德品質、生活作風、經濟問題）的證明材料和本人的檢查材料；

5、通報批評材料；

6、法院判決書，撤銷判決的通知書，勞動教養審批表；

7、複查、甄別、報告、決定、上級批覆、本人意見及申訴；

8、反右鬥爭中錯定右派經複查改正的：複查結論、報告和所依據的主要證明材料及原結論（或決定）；

9、反右傾鬥爭中受處分後複查平反的：甄別平反材料；

10、“文-革”中犯有嚴重錯誤或經審定為“三種人”的：結論、決定、上級批覆、報告及本人檢查材料；

11、“文-革”中犯有一般性錯誤的：上級批覆、決定、調查報告、專題考察材料及所依據的證明材料；

12、經過核對的“記錄在案”的材料；

13、有處分結論的審計材料。

第九類 錄用、任免、聘用、轉業、工資、待遇、出國（境)、退(離）休、退職、各種代表會代表的審批表、呈報表、登記表等材料

1、錄用、聘用幹部審批表，聘用幹部合同書，解聘、辭退材料；

2、招工、以工代幹人員轉幹、民辦教師轉正審批表；

3、幹部任免（呈報）審批表（包括專題考察材料或現實表現材料）；

4、入伍（兵役）、復員、退伍、轉業軍人、軍（警)官、文職幹部轉服預備役登記表、審批表，軍銜審批表(包括評定軍銜鑑定），

5、國家公務員資格審查表或過渡審批表；

6、幹部轉正定級、調資、升級等各種工資變動審批表和解決待遇問題審批材料；

7、浮動工資、取消保留工資審批表；

8、關於工齡津貼年限説明（包括工齡連續計算、更改工齡的成套材料）；

9、退職、退(離)休、提高待遇審批表；

10、出國（境)人員審查表和因公出國(境）人員備案表；

11、出席縣團級以上單位的黨代會、人代會、政協會議，工、青、婦等羣眾團體代表會，民主黨派代表會的代表登記表。

九類第一份材料應為組織填寫的《工資變動登記表》，任免通知不歸檔（1995年以前的老材料中只有任免通知而無任免呈報表的，可不取出，但1995年之後職務變動必須歸幹部任免審批表和考察材料）。我省調整工資標準審批表不歸檔（可以單獨保存好，以備以後查考）。

第十類 其他可供組織參考、有保存價值的材料

1、體檢合格的最新一份體檢表；體檢有殘疾的體檢表、殘廢等級材料、因公負傷證明材料；

2、幹部逝世後，報紙報道的消息或訃告、悼詞（生平）、幹部死亡的報告表、非正常死亡的調查報告及有關情況的遺書等；

3、幹部本人歷次所寫的思想、工作、學結和檢查，如大學期間的學生學年小結；

4、幹部思想改造登記表；

5、民事糾紛判決書、調解書；（刑事判決書放第八類，注意區別）

6、家屬隨軍報告表；（注意與第五類中的“幹部愛人情況登記表”相區別）

關於同一份材料視具體情況歸類問題，除《幹部檔案整理工作細則》第十四條規定的幾種情況以外，我們在實踐中還遇到以下情況，分別按以下辦法處理：學習材料，一般採取四類優先的辦法，如各級黨校學習結束後的考核表（鑑定表）一般歸四類；各類畢業生鑑定登記表也屬交叉歸類，一般是四類，但如四類中已有畢業生登記表等相應學歷材料，畢業生鑑定表可歸三類；學生入學政審表也屬交叉歸類，如四類已有入學報名表，入學登記表等材料，則入學政審表放五類，否則放四類。領導幹部的審計材料，無處分結論的一般性離任審計、年度審計材料，歸入三類，有處分結論的則歸八類。1990年以後的黨員登記表只歸兩頭，優秀的歸入七類，不合格的歸入八類，其它的不歸檔。

幹部檔案副本內容，是由正本以下類別主要材料構成：

第一類的近期履歷材料；

第三類的主要鑑定、幹部考核材料；

第四類的學歷、學位、評聘專業技術職務的材料；

第五類的政治歷史情況的審查結論（包括甄別、複查結論）材

第七類的獎勵材料；

第八類的處分決定（包括甄別、複查結論）材料；

第九類的幹部任免審批表和工資、待遇的審批材料。

正本其它類別多餘的重要材料，也可歸入副本。

副本材料的整理按正本十類內容分類、次序排列。

幹部檔案副本所反映的幹部情況較為概括。從正本和副本的構成成分可以看出，副本是在正本基礎上建立的。正本所包含的材料，副本不一定都包含，但副本的材料必須是正本部分材料的重複件和複製件。正本中沒有的材料，副本中不應有。

幹部檔案副本建立範圍：在我縣一般是擔任縣（處)級以上(含縣處級）職務的幹部才建副本。考慮到縣處級以下幹部情況不盡相同，我縣除縣人事局、縣教育局科級領導幹部需建副本，其他科級領導幹部一般不建副本，已有副本的應保留，沒有的可以不建立。

為方便幹部所在單位的組織人事部門使用，因幹部管理權限變動，提拔為上一級組織管理的幹部後，幹部檔案轉往上級主管部門前，原管理單位應先建立副本，然後再轉出檔案。

三、幹部檔案材料的排序

幹部檔案材料的排序，是指在整理幹部檔案過程中，對各類材料進行排列順序和編號的工作。幹部檔案每類材料，都要根據材料內容的內在聯繫和材料之間的銜接或材料的形成時間排列順序。幹部檔案材料共分十類，各類材料都有自己的特點，要做好這一工作，就要從實際出發，總的要求是“編排有序”。排序的基本方式：

1、按幹部檔案材料形成時間排序的有：第一類、第二類、第三類、第四類、第七類、第九類、第十類材料。

注意：我們原來在第一類材料的處理上，雖然是按時間順序登記，但為了使用方便，將第一類中的最新《幹部履歷表》排在類首，去年中組部要求改正過來，仍嚴格按照時間順序登記並排序。第九類中工資變動登記表排在類首，登記目錄也在類首。其他幾類材料完全按時間先後排列。

在這裏還要強調一點，我們要根據幹部職務和工資的變動，不斷地續填最新的《幹部履歷表》和《工資變動登記表》。《幹部履歷表》的履歷部分不能斷檔；《工資變動登記表》的職務工資和級別工資既要寫清幾檔幾級，又要填寫具體金額，即使職務工資和級別工資只有一項變動，另一項不變，也要在相應欄裏填寫清楚，不能寫“同上”或空着不填。

2、按幹部檔案材料內容的主次關係排序的有：第五類、第六類、第八類材料。

（1）第五類材料的排序為：上級批覆、結論、本人對結論的意見、調查報告、證明材料（根據每份材料所證明的主要問題相應集中排列），本人交待材料。有複查結論的，應排在原結論的前面。不同問題分別作了結論的，可將每個問題的有關材料按上述順序排在一起。同一問題多次審查的，應將每次審查形成的材料排在一起。並將最後一次審查的全部材料排在最前面，其餘材料按形成時間順序排列。

（2）第六類入黨、入團材料應分別按主次集中排列，先排入團材料，再排入黨材料。順序為：入團志願書、入團申請書、團員登記表（不是團員幹部登記表）、退團材料，入黨志願書、入黨申請書、組織上對入黨的意見、對轉正的意見、本人轉正申請、延長預備期材料、入黨的其他材料、黨員登記表（不是黨員幹部登記表）、民主評議黨員登記表（按時間順序排列），加入民主黨派材料。

（3）第八類材料排序為：上級批覆、處分決定、本人對處分的意見、調查報告、本人檢討。有撤銷處分和甄別平反決定的，將全部材料排在處分材料之前。老材料有證明材料的，可排在調查報告之後，其他材料與五類排列方法相同。

以上五、六、八類材料排列例表説明：（見《手冊》39頁—45頁）

1、“一次”或“多次”審查（處分），按作了組織審查結論（處分決定）意見的次數算。

2、例表中左邊注的“第一次審查”、“第二次審查”、“複查結論部分”、“原結論部分”、“撤銷處分材料”、“原處分材料”、“入團材料”、“入黨材料”等，只表示排列順序，登記目錄時不用寫，按順序號往下登記即可。

另外，幹部檔案材料備考表的排序：單項材料備考表是備考哪份材料就排在那份材料所在類的最後；總的備考，可歸入第十類，排列在最後。

材料排序後，用鉛筆在每份材料第一頁的右上角編上類號和順序號，並在每類第一份材料右上角貼上分類角（不用類、號、頁小戳子）（原有類、號、頁小戳子要用白紙粘上）。在正面的右下角和反面的左下角編寫頁碼。例如，第一類第4份材料共13頁，可在右上角編“1—4”，用圖書編頁法，從前至後在每一頁右下角或左下角標上1、2……13。

四、幹部檔案材料的複製

複製就是根據幹部檔案材料收集和保護的需要，使用一定的技術手段，按照幹部檔案材料原件內容和式樣重新制作一份或數份材料。

1、複製的原因

（1）建立檔案副本的材料不夠時，可選擇正本中的材料進行復制。

（2）字跡不清的材料，墨水褪色的材料要進行復制。

（3）凡用鉛筆、圓珠筆書寫或複寫的以及用複寫紙打印的重要材料都要重新複製，如自傳、審查結論、調查報告、處分決定等。

為減少複製工作量，接收材料時應嚴格把關。凡是近期形成的不符合要求的材料，要退回材料形成單位重新制作或補正。

2、複製的方式和要求

複製一般可採用手描、打印、抄寫、複印等方式。

（1）手描。手描是用藍黑墨水、黑墨水或墨汁的鋼筆在材料的原件字跡模糊不清的地方，按原字跡進行描摹。手描要一絲不苟，力求保持材料的原貌。

（2）抄寫、打印。抄寫、打印是用藍黑墨水或黑墨水鋼筆（毛筆）或打字機按材料內容複製一份或數份。手抄的材料應字跡清楚，工整，文字規範。複製的材料必須仔細校對，做到絕對無誤，並要註明材料原件存於何處、複製單位、複製人、核對人、複製時間。複製時，嚴禁在原件和複製件上勾、抹、塗、劃。

（3）複印機複製。複印機複印時，廢頁應帶回幹部檔案管理部門銷燬，不要散失，以防失密。

複製後，原件應及時歸入正本，正本中的原件是用鉛筆、圓珠筆和複寫紙作書寫材料的，應將複製件和原件同時歸入正本，原件附在複製件之後。因建立副本所需而複製的材料，複製件只存副本。

五、幹部檔案材料的技術加工

技術加工是指在不損壞文字內容的前提下，利用裱糊、剪裁、摺疊等技術手段，對紙張不符規格、破損、卷角、折皺的幹部檔案材料進行技術處理，使其外表達到“四邊整齊”，便於裝訂、保管和利用，壽命得以延長。其主要方法有：

1、裱糊。對破損、卷角、過簿、折皺和小於16開規格(26×18.4cm)的幹部檔案材料，進行託裱和託補，使其折皺和卷角平整，破損復原，且符合16開規格紙張。根據每份材料不同的情況通常採用單邊、單面託裱、夾面託裱、魚鱗形或梯形託裱，還有膠紙粘貼等。

對紙面過窄或無裝訂線的檔案材料，須進行託補，有左側加邊和周圍加邊（又稱開窗法）等方法。對一些破損、多頁零散的材料，在裝訂線的一邊要用白紙包邊，主要作用是為了保護材料，防止失散，使檔案材料立卷裝訂後整齊美觀。

根據中組部的要求，所有幹部檔案材料左邊不能出現兩個洞眼交叉情況。如有交叉洞眼，應裱糊。

襯紙要用白紙，不宜過厚或過簿，不可採用有字的廢紙、廢目錄或報紙湊合。漿糊和膠水須能防蟲蛀，不腐蝕紙張。裱糊後的檔案材料應壓平晾乾，不得在陽光下暴曬或高温熨烤。

2、剪裁。對大於16開的檔案材料，在不影響材料完整和不損傷字跡的前提下，可酌情剪裁，使其符合16開規格。為防止把材料文字、印章切掉，剪裁必須一頁一頁地切，絕對不可圖省事多頁一刀切，並應在左側留2.5釐米裝訂線，儘量做到材料上邊和下邊空白處相等。

3、摺疊。適用於對經過剪裁處理後仍大於16開的材料，或對過寬過長而又不宜剪裁的材料進行技術處理，使其符合16開規格要求。摺疊處要儘量避開文字，摺疊後的材料要保持整個案卷的平整，文字、照片不得損壞，便於展開閲讀。摺疊形式有橫折疊、豎摺疊、橫豎交叉或梯形摺疊等。

4、拆除檔案材料上的大頭針、曲別針、訂書釘等金屬品，以防止氧化鏽毀材料。

5、無論材料是否需要託表，材料一律正裝，橫寫的材料名稱在上，豎寫的材料名稱在右。

六、目錄登記

目錄登記，是在幹部檔案材料經過分類、排序、技術加工之後，按照固定的欄目和要求，將應歸入檔案材料名稱逐份進行記載的工作。目錄是查閲檔案內容的索引，每卷幹部檔案必須有詳細的檔案材料目錄。目錄登記要清晰、確切、精煉，目錄應放在幹部檔案卷首，正、副本都要有各自的目錄。具體要求如下：

1、類號和順序的登記

要按照類別排列順序號及檔案材料目錄格式，逐份逐項進行填寫，無論材料題目長短，都要獨佔一行。先從第一類開始，以份為單位，類號用漢字碼，順序號、時間、份數、頁號一律用阿拉伯數字。如第一類第一份材料，類號為“一”，順序號為“1”，登記在目錄上為“一/1”。

2、材料名稱的登記

（1）根據材料標題填寫材料名稱，一般要登記全稱，名稱較長的可以縮寫，如“關於××同志參加革命工作時間的批覆”可以簡化為“參加工作時間的批覆”。縮寫的題目，必須能確切反映材料的主要內容或性質特點。

（2）對標題與內容不相符的材料，登記時要按實際內容重新擬題，標題是材料內容的概括和提示，因此要求擬訂的標題不但要準確、精練，而且要有“個性”，比如第五類材料中，證明材料居多，不能都寫成“證明材料”，而應寫成“XXX關於XXX的證明”，這樣寫，叫人一看就對材料的大概內容有一基本瞭解，否則就失去了目錄登記的意義。有的材料也可按材料原名稱登記目錄，但須在備註欄內註明材料的實際內容。如學結，內有組織鑑定，並作為鑑定材料歸三類的，登記時應記“學結（鑑定）”。

（3）沒有標題的材料，應根據材料內容或材料來源擬題登記目錄，並在材料上用鉛筆加上標題。

3、材料形成時間的登記

（1）材料形成時間，一般採用材料落款註明的最後時間。複製的檔案材料，採用原件形成的時間，並在目錄上備註欄註明是複製件（複印的材料可以不註明是複製件）。

（2）一份材料有幾個時間的，以組織最後審查認可時間為準。

（3）材料製成時間要填全年月日，對於未標明時間的材料，應儘量查清，查出多少，登記多少，實在查不清的可以空着不填。

4、材料份數、頁碼的計算填寫

（1）以每份完整的材料（包括附件）為一份。

（2）複製件和原件並存的按一式兩份計頁。

（3）有鉛字頁碼的材料，應按鉛字頁碼填寫頁數。

（4）無鉛字頁碼的，採用圖書編頁法，每單面為一頁，無實際內容的頁不計數，封面、封底、襯紙後空白頁一般不計數。

（5）制式材料本身有鉛字頁碼，填寫材料時中間有插頁的，應按材料的實際內容重新編寫頁碼。

（6）第五類材料中的“證明材料”，如果是在一個時間段裏就同一個問題的幾份證明材料，我們在計算份數和頁碼時，可以合併在一起計算。如關於一個人的同一問題的三份證明材料，總共有8頁，我們可以在目錄中併為一個材料，計算成“3份8頁”。但在編每份材料的頁碼時，仍然各自計算，即第一份頁碼是“1、2、3”，第二份頁碼是“1、2”，第三份頁碼是“1、2、3”。

5、目錄要求

目錄可採用書寫或打印兩種方式。

（1）書寫目錄要工整、正確、清楚、美觀，不得使用圓珠筆、鉛筆及紅色、純藍墨水，不得塗改、粘貼，不得打省略號或寫“同上”字樣，不允許用國家沒有認可的簡化字。目錄中的標題無論字數多少都要均勻排列在相應的欄目裏。

（2）書寫目錄時，每類目錄之後，須留出適量的空格，以供補充材料時使用。

（3）目錄登記之後，再從檔案中取出材料時，要在目錄備註欄內註明取出時間、原因和經手人。

（4）檔案副本內不要附檔案正本目錄。

七、幹部檔案的裝訂

幹部檔案材料必須裝訂成卷，正副本應分別裝訂。裝訂後的檔案要做到：目錄在卷首，材料排列順序與目錄相符，卷面整潔，全卷整齊、平坦，裝訂牢固實用。具體做法：

1、裝訂前後都要將目錄與材料核對無誤。

2、為了便於裝訂和利用，對正本材料過多、厚度超過2.5釐米的，要分卷裝訂。分卷的方法主要有“切開法”和“提取法”兩種。如果十個類別材料份量比較均勻，可採取切開法，將前五類分成一卷，後五類再分成一卷。提取法主要適用各類別材料份量不均的情況，某類材料過多的，則可將該類材料提取出來單獨成卷。

在實際工作中，採用提取法較多，因為幹部檔案超厚大都是個別類材料過多所致。如五類政審材料形成證明材料較多（少則幾十份，多則幾百份），應採用提取法把調查證明材料分離出來，根據材料份量，分別組成正本二或正本三，正本一為綜合類，正本二、三為提取出來的證明材料。

幹部檔案無論分成幾卷，每卷都是幹部檔案的組成部分。因此，在每卷的封面上，必須註明順序。例如一份檔案的正本分為三卷，則要在第一卷卷皮上標“1/3”，第二卷卷皮上標“2/3”，第三卷皮上標“3/3”字樣。這樣既可保持幹部檔案內容的有機聯繫，又可方便利用。

3、把全卷材料理齊，要求做到四邊整齊。

4、在材料左側豎直打統一的裝訂線眼三個，眼距（從眼中心算起）8.3釐米，線眼中心距左側邊沿1.5釐米，上、下線眼中心距，上下邊沿應相等，注意不要損傷文字，不要錯位。

使用中組部推薦的新型幹部檔案卷夾，要打印或書寫好乾部檔案標籤，並按要求粘貼在檔按卷夾的脊背上。

5、系裝訂帶。對條件不具備的地方或單位，可用鞋帶（不要用金屬包頭帶）系裝訂帶，長度要適中。裝訂時，將全卷材料卷面向下，把帶子對摺，然後將折點當穿頭，由卷面中眼穿至卷底，再將卷面的兩個帶頭分別從卷面上下兩眼穿至卷底，最後將已穿過卷底上下兩帶頭，同時朝卷底中眼的折頭帶孔中對穿打結。

6、裝訂好的檔案，均要在卷面貼上正(副)本和姓名標籤。正本分卷的，要在卷面上標分卷號。書寫檔案卷皮姓名要與檔案材料記載一致，不得用同音字或不規範的簡化字代替，簡化字與繁體字不能混用。

八、幹部檔案的驗收

幹部檔案裝訂成卷後，必須確定專人負責，對照有關規定，全面系統地進行認真細緻地複查和審核。驗收合格後，方能入庫。驗收是保證幹部檔案質量的最後一次把關，也是消滅錯誤的必要環節。因此要嚴肅認真，一絲不苟。

驗收工作一般由主管領導和熟悉業務、責任心強的同志參加，驗收方法可在自查、互查的基礎上，最後由負責驗收人員對所有整理過的檔案，逐人逐卷逐份進行檢查。驗收復核內容主要是：

1、各類材料是否符合歸檔要求，是否都屬於該人員的，有無應剔出而未剔出，應歸入而未歸入的材料；

2、材料分類、排序是否準確；

3、正副本分工是否確當、是否割裂檔案正本內容或把應歸入正本材料歸入了副本；

4、需要複製的材料有無遺漏，複製是否符合質量，原件是否存入了正本；

5、材料的技術加工是否符合標準；

6、目錄登記是否符合要求，材料與目錄是否一致；

7、材料上的金屬品是否都清除了；

8、裝訂是否整齊，有無損字壓字、掉頁現象，卷面書寫是否規格整潔。

驗收方法：

1、歸檔材料與銷燬材料對照；

2、正本材料與副本材料對照；

3、正本分卷與分卷對照；

4、目錄與材料對照。

第四節 整理工作的注意事項

最後講一下整理工作的注意事項。幹部檔案整理工作必須嚴格遵守安全保密制度，保守黨和國家祕密。在集中整理大量幹部檔案時，領導更要高度重視，嚴密組織，加強保衞保密工作，杜絕泄密、失密、盜竊等惡性事故發生。為此要注意以下事項：

1、加強幹部檔案管理，建立值班制度，防止丟失檔案材料。整理室無關人員不得入內，門鎖鑰匙要有專人保管，下班前要把檔案材料收入檔案櫃內鎖好。

2、整理檔案時，嚴禁吸煙，以確保檔案安全，並注意防止水杯、墨水瓶傾倒污染材料；

3、個人不得擅自處理和銷燬檔案材料，整理中按照規定應清出處理的檔案材料，須進行登記，經主管領導審查批准後分別情況予以處理。

4、不得私自塗改、抽取、偽造材料。

5、不得向無關人員談論檔案內容。

6、不得整理、翻閲親屬檔案。

人事檔案管理 篇四

摘要:人事檔案是人才信息的重要載體，是人才的主要信息源，是知人善任、選賢舉能的重要工具。

管好用好人事檔案，對人才資源開發起着重要作用。

本文着重探討人事檔案管理工作中存在的問題與建議。

關鍵詞:人事檔案；管理；建議

引言

人事檔案是社會公共信息非常重要的一個組成部分，通過人事檔案可以證實個人的經歷、學歷、技術職稱、社會關係、獎懲等情況。

從人力資源開發、管理的角度來看，人事檔案可以為個人求職、單位求才提供大量豐富、動態、真實有效的原始資料和數據。

因此管好用好人事檔案，對人才資源開發起着重要作用。

1、當前人事檔案管理中存在的不足

1.1 普遍對人事檔案管理的重要性認識不夠。

長期以來，相當一部分領導對人事檔案管理工作的認識都存在着一些誤區，認為人事檔案工作就是保管的事務性工作，不是單位的主要工作，只要不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行了。

甚至有些領導認為檔案工作只是檔案部門的事，對檔案工作不聞不問，自已不想管也不願管。

因此，往往容易忽視人事檔案管理工作，未把人事檔案管理工作納入到議事日程，檔案工作不研究沒安排，檔案問題得不到解決，場所、經費、人員沒有保障，檔案工作自然就做不好。

1.2 硬件設施解決落實差。

檔案室建設簡陋，經費投入不足。

大部分檔案室建設不標準、不規範。

個別單位沒有專用檔案室，有的單位檔案室狹窄、潮濕、“六防”設備不配套，引起檔案材料黴變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔、完整。

1.3 檔案管理人員管理水平不高，管理手段落後。

由於檔案管理人員大多數是兼職，因此導致了管檔人員工作變動頻繁，新手佔70%，加之各級管檔部門沒有組織專業知識培訓，業務不熟，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太瞭解，難以適應幹部檔案管理工作。

2、對目前人事檔案管理的幾點建議

2.1 提高認識，進一步加強對檔案工作的領導。

領導的重視是做好檔案工作的重要保證。

單位領導應高度重視人事檔案管理工作，將其納入到議事日程。

要建立檔案管理領導小組，定期對檔案管理工作進行檢查、指導、督促，發現問題及時解決。

同時單位領導要加強對檔案法律法規的學習，進一步明確檔案工作是各級黨委、政府義不容辭的責任和義務。

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2.2 加大投入，進一步夯實檔案工作基礎。

各單位財政在檔案工作上要捨得投入，檔案工作經費做到年初有預算安排，特別是對檔案的檔案維護、檔案保護和搶救、檔案信息化建設等方面所需費用要予以重點保障，要有專項預算；各單位要按標準按要求建設好規範化的綜合檔案室，購置必備的檔案櫃，搞好通風、採光、防盜、防蟲、防潮、防火等配套保護措施，有條件的單位還可以添置空調、電腦、掃描儀、監視器等設備，進一步提高檔案管理信息化水平，確保檔案利用安全，檔案資料不丟失、不損壞，又保證檔案信息不失密、不泄密。

2.3 提高檔案管理人員的素質。

《幹部檔案工作條例》三十八條規定，各級組織人事部門要注意加強幹部檔案工作隊伍建設，選擇政治上可靠、作風正派、責任心強的共產黨員從事幹部檔案工作，注意對他們的教育培養，關心他們工作、生活、充分發揮他們的積極性和創造性。

建議:①主管部門應定期組織培訓業務知識，讓他們掌握新的知識和先進的管理技術，進一步瞭解管理檔案的重要性，增強責任心，提高檔案管理的技術水平。

②配置專(兼)職人事檔案管理人員，落實管檔人員待遇。

2.4 注重人事檔案材料收集。

提高人事檔案管理質量。

收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎，隨着政治經濟體制改革的不斷深化，幹部制度的改革、考察、考核、學歷、各種培訓、聘任、專業技術晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來了新的要求。

對不符合歸檔要求的材料要及時進行處理，手續不全的材料要退回形成材料的部門進行補辦，確保材料齊全完整、手續完備，保證人事檔案的權威性、準確性和真實性。

2.5 加強人事檔案管理現代化和信息化建設。

人事檔案是人才信息資源庫，合理利用各種資源，使其最大限度地發揮作用，必須把先進的科學技術手段應用於人事檔案管理，以達到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的。

實現人事檔案管理現代化，是人事檔案服務於人事工作、人事制度改革與發展的需要，是我國整個社會主義現代化事業的。一個具體組成部分，也是適應社會對檔案信息需求日漸增強的客觀需求。

這就要求檔案管理部門進一步提高工作效率，準確、及時地傳輸人事信息，提高人事信息管理的時效性。

同時要充分利用計算機網絡技術來進行人事檔案管理創新，通過網絡，可以實行不屬於保密範圍的檔案信息的社會共享，向社會提供優質高效的人才檔案信息服務，以實現人事檔案信息資源的有效共享。

既方便利用者又提高了人事檔案工作的效率和質量，並大大提高檔案的利用效率。

通過檔案管理工作的不斷完善，檔案管理必將更有效，檔案管理工作必將上一個新台階。

參考文獻:

[1]中共昆明市委組織部信息中心。《簡報》。

[2]東台黨建。《做好新時期幹部人事檔案工作的幾點思考》。2003.8.16.

[3]張峯，姜興美。《信息化對檔案管理的挑戰及對策》《山東檔案》。2000(6)。

[4]劉萌。《檔案管理與經濟知識論》北京:中國人民大學出版社。2001.

人事檔案管理細則 篇五

第一條 為了加強公司人事檔案管理，使之逐步實現科學化、制度化、系統化的要求，參照國家和上級主管部門有關檔案管理的規定，結合公司的實際情況，特制定本規則。 第二條 檔案管理的種類；根據國家的規定要求和勞動人事管理的特點，將勞動人事工作形成的諸多材料整理分成三大類：職工個人檔案、專業技術檔案、文書資料檔案。

第三條 職工個人檔案主要由記載個人在歷史各個時期表現情況的原始資料，各項工作能力素質狀況和有關背景材料等構成。它主要包括職工履歷、社會關係、職務、學歷、工資變動情況、獎懲記錄等以及各個時期的表現鑑定。

第四條 專業技術人員（包括工人技師）檔案主要由記載其技術狀況的原始材料和考核評聘等有關的材料構成，它主要包括專業技術人員的技術職稱（職務）評聘申請表、工作總結、所在單位鑑定、評審委員會評審結果記錄、聘任或解聘書、高、中、初等級變化記錄和評聘工作的有關資料。

第五條 文書資料檔案主要由記載公司勞動人事管理活動的主要過程原始材料、各項重要而且常用的勞動人事政策規定的目錄或摘要、勞動人事系統各崗位在工作中產生的各類正式文書、各種勞動人事統計報表和有關信息資料構成。

第六條 檔案管理的。內容

一、檔案的建立

1．職工個人檔案，凡是新進公司的職工，勞動人事部門應按規定內容為其建立個人檔案，並按公司檔案管理規範統一整理分類、編號。

2．專業技術人員檔案，對專業技術職稱（職務）評聘管理部門或崗位提供的職稱（職務）評聘的有關資料，按規定要求進行分類、整理、編號、歸檔。

3．文書資料檔案。對文書管理提供的各類文書資料，按設計要求進行分類、整理、彙編成冊、編號歸檔。

二、檔案的日常維護：檔案的日常維護主要包括整理、分類、編號、裝訂、編目錄、內容增刪、訂正、輸入電腦等項內容，重點是增刪、訂正、更新。

三、檔案的查詢、借閲：檔案查詢、借閲管理的內容主要根據上級有關規定或公司的管理需要制定查詢、借閲檔案規定，對檔案的查閲、借閲實施管理。

四、檔案的傳遞：檔案的傳遞主要指職工個人檔案和專業技術人員檔案傳遞到流向單位。

第七條 檔案管理的標準

一、職工個人檔案

1、符合國家和上級主管部門規定的檔案管理要求。

2、能夠及時、準確、完整的提供反映公司專業技術職稱（職務）評聘情況。

二、文書資料檔案

1、能夠及時、準確地提供勞動人事管理方面的文書資料．

2、能夠及時提供勞動人事管理方面的政策規定的文號、文件、標題或摘要。

第八條 檔案的內部管理制度

一、凡新聘職工個人檔案應在報到後的一個月內完成。

二、專業技術人員檔案的建立，應在專業技術職稱（職務）評聘管理部門或崗位移交有關材料後的一個月內完成。

三、文書資料檔案的建立，首先由文書管理崗位每年二月前將上年度的文書資料交檔案管理崗位，然後由檔案管理崗位在接到後30天內完成整理、分類、編號、裝訂、編目、摘錄、輸入電腦等工作。

四、應在有關崗位提供變更內容後的一個月內，對檔案的有關內容進行增刪、修正。

五、檔案的查詢、借閲必須按有關規定執行。

六、每年4月前對公司的檔案管理工作進行一次檢查。

七、文書資料檔案的分類、目錄編排、編號由公司行政人事部統一確定。

八、檔案管理崗位應及時為公司各方面提供檔案資料查詢。

第九條 人事檔案查閲、借閲

一、查閲檔案的範圍

1．因幹部考察、任免、調動、政治審查、組織處理、入黨、出國、福利待遇、治喪等需要查閲本人檔案的。

2．與他人案件有密切關係，而該人已經死亡或因病不能口述和書寫，無法直接提供情況以及其他特殊原因，必須查閲其檔案取得證明材料的；

3．因某種特殊情況需要查閲本人檔案的；

4．編寫公司史、地方誌、撰寫人物傳記等，一般不得查閲幹部檔案，可直接向幹部本人採訪。如該幹部已經死亡或年邁喪失記憶，有病不能口述、書寫，可酌情提供其履歷和自傳材料給予查閲。

二、借用檔案的範圍

1．領導因審批職務任免、出國、晉升和享受待遇考察瞭解等需要借用有關人員的檔案；

2．商調職工需要，將檔案寄送接受部門（分支機構）審查；

3．本部門有關領導因對於政治審查、考察、考核需要詳盡研究而暫時借用。

三、出具證明材料的範圍：出具證明材料，指的是按需要和允許提供利用的範圍，將人事檔案中的有關材料內容摘抄或複製成單項的材料，用以證明該人員的有關情況。這種方式一般只限於審批案件、出國留學所必須提供的證據、證件等。凡因入團、入黨、入學、參軍、提幹、出國等進行政治審查，需要了解其父母或親屬的情況時，一般不能查閲檔案，可由幹部所在單位提供證明材料。

四、查閲、借用檔案辦理程序

1．借閲經理級以上幹部檔案欲申請人填寫《查閲、借用檔案審批表》，經借閲檔單位蓋章和負責人簽字，報公司領導審批；

2．借閲經理級以下人員的檔案，經申請人所在部門領導批准，行政人事部審核，方可調出檔案。

五、查閲、借用檔案的注意事項

1．查閲檔案的人員，必須攜帶本人工作證、身份證，在查閲時不準邊閲邊議檔案內容，更不準向無關人員泄露檔案內容。

2．查閲檔案時不得塗改、拆散、抽出、增添、圈劃、污損；

3．未經批准，不得複印檔案材料，摘抄複製的材料應辦理登記手續並負責保管好，不得給無關人員閲看，用完必須自行銷燬；

4．查閲檔案需到檔案室進行，原則上不得帶走；特殊情況需借出的，必須在當日歸還。

5．借用的檔案，必須保證絕對安全，要嚴格保密，妥善保存，不準轉借，不準交無關人員和本人翻閲，用完及時歸還。