基層反映：祕書溝通五xin説

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溝通是確保祕書工作順暢的基礎，也是決定祕書工作成敗的關鍵。“言不順，則事不成。”要做到有效溝通，筆者總結，有五“xin”可循。

一、虛心的“心”

有謙和心。古人有“君子上交不諂，下交不瀆”的説法。與上級溝通時要謙恭而不庸俗，依靠踏實的工作讓領導信賴；與同事溝通時要平等友好，不戴有色眼鏡。遇到拿不準的問題時不要自作主張，應虛心向領導和同事請教。

有體諒心。子曰：“躬自厚而薄責於人，則遠怨矣。”溝通中要多設身處地站在對方的角度想想，換位思考，理解他人的處境和情感，不以自我為中心，使對方感到受尊重。要用心傾聽, 體諒對方，多一些理解和寬容。

有謹慎心。要謹言慎行，説話有分寸， 不能吹吹拍拍、誇誇其談。在協調工作中，尤其不能打着領導旗號向對方施壓，這樣不僅有損領導形象，而且往往會產生相反的效果。

二、辛勤的“辛”祕書長

勤字當頭。俗話説，“一勤天下無難事”。祕書工作就像“針鼻兒”，只有勤於溝通，才能穿針引線縫好衣服。要勤幹，腿勤、口勤、手勤，多向領導請示，多彙報並做好記錄；要勤學，隨時接受領導和同事的意見和建議；要勤研，對於領導和部門關注的問題要善於思考，把問題當課題來研究和解決。

忍而不怨。工作的特殊性質要求祕書人員必須是“特殊材料製成的”，具有良好的抗壓能力。與領導和同事溝通時難免會被批評、被抱怨，這時要善於自我排解，耐心解釋或事後再找機會溝通。

不辭辛勞。溝通工作頭緒繁多，但細節決定成敗，即使簡單的諮詢電話也要認真接聽、真誠溝通。要任勞任怨，無論是領導交辦的任務還是基層的事情，都要認真做好。

三、誠信的“信”

注意準確。向領導彙報要避免套話空話，儘可能精準平實地闡述，避免摻雜個人的感情和看法。對於需要建言獻策的問題，可預先根據實際情況準備具體措施建議，輔助領導決策。

注意時效。信息如果溝通不及時，就失去了時效性。對於領導關心的重要工作任務，要及時溝通，及時彙報辦理落實進展，做到件件有着落、事事有迴音。溝通中也要注重效率，向領導彙報工作時把握核心信息的關鍵點，不説廢話。

注意保密。祕書工作中接觸的重要涉密信息和資料非常多，要保守工作祕密，做到守口如瓶，決不泄露國家機密和本單位的人員變動等重要工作祕密。在任何場合溝通交流時都掌握“知止”的分寸， 知道什麼話該説、什麼話不該説。

四、更新的“新”

適應新情況。祕書工作不是一成不變的，經常會面臨諸多新問題和新情況。這就要求祕書能夠在不斷的變化和挑戰中及時調整，在工作中不斷地開拓進取，創造性地開展工作，堅持用系統思維考慮問題，及時觀測發展趨勢，見微知著，未雨綢繆，在溝通中適應新形勢。

使用新工具。“工欲善其事，必先利其器。”在面對面交流的基礎上，可充分利用互聯網等現代化信息手段。如果領導習慣使用微信溝通，祕書就要予以配合；領導習慣共享日程安排，祕書就要和領導保持一致，隨時更新日程。

提供新信息。祕書要善於學習和鑽研文件，特別是黨和政府各項重要會議和重大決定的有關精神。要協助領導收集信息，瞭解各方意見，把握有關動態，做到“眼觀六路，耳聽八方”。

五、欣慰的“欣”

用微笑打動人。“微笑是最好的語言。”祕書在工作中會面對很多棘手的問題，但是無論何時都要以積極的心態應對，用樂觀的態度溝通，把真誠和熱情寫在臉上，用微笑打動人。

用目光感染人。美國一位社會學家認為，“目光接觸是一種普遍存在的最直接最真實的相互行為”。即使工作再忙，在與他人溝通時，也要放下手頭的工作，通過目光進行真誠交流，讓對方感受到你樂於溝通。

用禮貌尊重人。“愛人者，人恆愛之；敬人者，人恆敬之。”禮貌是日常溝通的潤滑劑，不僅表示對他人的尊重，也有助於溝通氣氛的融洽。禮貌並不複雜，初識後用心記住別人的名字，溝通中説聲“請”“謝謝”“麻煩您”，合適的時候送一聲問候，等等。這些都是我們應該做也能夠做到的。（祕書工作）