物資採購管理制度

物資採購管理制度

總則

為加強公司的物資採購管理及對工程項目的監督管理，降低公司生產經營成本，特制定本制度。

本規定是集團公司對投資項目所需物資和集團公司各單位（各分、子公司）所購材料物資的採購進行監督管理的基本行為規範。

集團公司各單位應當按照科學有效、公開公正、比質比價、監督制約的原則，嚴格執行本管理制度。

集團公司所有采購都必須嚴格執行《採購管理制度》，分別以集團公司投資項目物資、各單位自行採購物資兩個方面對公司所有物資採購業務進行監督管理。

第二章　投資項目採購管理

凡屬集團公司投資的工程項目、設備等所需物資均由經營管理部進行集中採購管理。

對於集團公司投資的基建項目，其項目負責人需組織中介機構拿出預算方案及詳細材料清單，經營管理部留詳細材料清單一份。

在與施工單位簽定施工合同前，施工單位應將工程預算書、材料需求計劃表報送公司項目負責人，該項目負責人組織經營管理部與施工方在合同中列清各自採購的物資類別及到貨時間。經營管理部留施工單位材料需求計劃表一份。

施工中，施工單位材料採購員按照生產進度，至少提前20日將所需物資的型號、數量、擬採購單位及價格等詳細情況列清，填寫物資採購需求表，經公司項目負責人或其指定的基建管理員對需求物資型號、數量核實簽字後，報經營管理部。

施工中，如遇材料變更事宜，施工單位需到經營管理部領取並填寫物資採購變更表，經公司項目負責人或其指定的基建管理員對變更物資型號、數量簽字認可後，報經營管理部。

施工單位在上報材料需求時，要有計劃，批量進行，如出現錯報、漏報等現象而影響工程進度或給公司造成損失，後果由施工單位負責。

經營管理部依據與供應商簽定合同內容要求，按批次向施工方供應物資材料。（例如：某工程項目所有物資與供應商簽定合同約定分三次供貨，經營管理部即向使用單位供貨三次。）

對於集團公司投資的機械設備材料，使用單位在接到集團公司投資意向審批書後，各單位採購員將審批書中所購設備名稱、型號、規格、數量及擬購單位等詳細情況列清，填寫物資採購需求表，經使用單位負責人對物資型號、數量核實同意後，報經營管理部。

經營管理部在接到各單位物資採購需求表後，應多方詢價、比價，提高每次採購質量，獲得規模採購優惠，降低採購成本。

基建項目工程完成後，公司將以中介機構審計報告為依據，核實施工單位上報物資材料數量與實際使用數量，剩餘材料留在施工單位，公司按剩餘材料價格總額從最終結算工程款中扣除（確屬有正當理由的除外）。

第三章 集團公司各單位自行採購物資管理

凡計入集團公司各單位（各分、子公司）生產經營成本的物資，由各公司自行採購。

各單位（各分、子公司）採購人員及保管人員每日應將本公司當日採購計劃審批單、貨物訂單、入庫單等採購情況，按要求進行詳細登記。

經營管理部通過對各單位（各分、子公司）採購業務（包括計劃單、定單、入庫單等）的監控查詢，及時掌握其採購情況。對於有異議的業務要在財務資產中心付款前或形成採購訂單前進行處理。

經營管理部應定期對各單位（各分、子公司）採購情況進行彙總統計，與財務資產中心進行核實對賬，上報公司有關領導。

財務資產中心對各單位（各分、子公司）採購業務進行結算時，需向經營管理部核實採購情況後方可進行結算。

經營管理部應按照各單位上報的物資採購需求計劃，及時為各單位提供採購信息。

每季度末，由財務資產管理中心牽頭組織經營管理部等有關部門，對本季度各公司實際採購情況進行核查，如發現有材料採購不真實、潛虧等現象，按照《盤存業務及財產清查制度》有關規定進行處理。

各單位（各分、子公司）及部門應積極配合集團公司的採購物資核查工作，如確有不予配合，影響核查工作進行，公司將追究當事人及其主管領導責任。

第四章 其他相關管理內容

集團公司投資項目物資金額在5萬元以上的，必須通過招投標或議標方式進行採購。

工程施工或設備採購合同中應明確雙方責任，因他方責任對集團公司造成影響和損失的應明確賠償辦法。

經營管理部會同公司項目負責人（或其指定基建管理員）、財務資產管理中心相關人員、公司法律事務部門、合同管理員、使用單位採購員，共同參與公司投資項目所需物資的招投標或議標過程。

公司投資的所有物資採購合同簽定時，必須由經營管理部、財務資產管理中心、公司法律事務部門、項目管理員、使用單位採購員共同參與，相互監督，並實行合同會籤制。

買賣合同採用國家標準合同和本公司擬訂合同格式。公司所有采購合同須經公司法律事務部門審核。

第五章物資採購到貨現場管理

為便於施工，減少庫存及重複搬運等環節，對於集團公司投資的工程項目、設備等所需物資的購買，經營管理部在與供貨方簽定合同時，應要求供應商供貨至使用方指定地點。

經營管理部應提前通知施工方貨物到達的時間，由施工方做好卸貨及存放的準備工作。

貨到後，經營管理部會同公司項目管理員、工程監理到現場與施工方指定人員共同協調卸貨、驗貨、場地存放等事宜。

第六章 責任與獎懲

集團公司各單位（各分、子公司）應當對採購管理全過程建立責任制度，明確各有關部門和個人的責任，制定考核辦法。

對降低採購成本貢獻突出的採購人員和嚴格履行職責成績顯著的質量、價格監督人員，經營管理部將情況反饋給其所屬公司，各單位應依據《員工獎懲規定》對其進行表彰獎勵。

對違反本制度弄虛作假、以權謀私、賬外暗中收受回扣和收受賄賂的人員，公司將依據《員工獎懲規定》給予相應處罰。

本制度經集團公司董事會核准後，自頒佈之日起生效。

本制度由集團公司經營管理部負責修改與解釋。