項目部物資採購管理制度

第一條目的

為規範公司及各項目部物資的採購工作，為規範採購部的部門管理行為，管理依據,管理標準,做到“非人管人，制度管人，流程做事”的管理方式，提高工作效率，降低採購成本，特制定本制度。

第二條適用範圍

本制度適用於公司所有物資採購工作。

第三條權責

（1）採購部負責本制度的執行監督。

（2）採購部有權根據本制度對違反制度的人員進行處罰和提出處理意見。

（3）項目部及公司各相關部門具體執行此制度的要求。

第四條材料計劃

1、材料上報：公司及項目部的所需材料均需按照標準版本上報至公司採購羣，由總經理審閲批示。在無特殊批示後視為同意採購。其他形式均不認可，視為無效計劃。材料上報日期按規定日期上報,不按時間節點上報材料（領導特殊批示的除外），視為無效計劃。在材料相關標準不確定就上報，視為無效計劃。為統一採購以節省最大成本，現將材料上報做如下規定：

2、計劃類別

（1）材料總計劃。

（2）月度材料計劃。

（3）周材料計劃。

（4）急需材料採購計劃。

（5）特殊材料計劃。

3、具體計劃及時間節點説明

（1）材料總計劃：指項目部接到工程後，項目部製作出該工程所需材料名稱，數量，規格，標準，要求，做出計劃，動工前10天上交採購部，採購部接到總計劃後，進行材料的比對，做出市場分析，制定出材料內部計劃.做出材料價格資金預算。提前尋找供應合作商，出成本表。採購部經理合理分配採購人員的對接工作。

（2）月度材料計劃：每個月25號到30號，項目部根據倒排工期的情況，根據時間節點，上報次月材料需求計劃給採購部，採購部根據此計劃，聯繫供應商，制定出材料價格，同時對大型材料做到提前考察價格，核算加工週期。做出月度資金使用計劃，每月1號到5號上交財務，做到有計劃支付。如果項目工期短，能夠在當月完成的，只需上報材料總計劃，不需要上報月度計劃。

（3）周材料計劃：指以四天為一個週期，每個週期項目部上報近期的材料,材料上報時需按預算編制的科目編制上報需求計劃。週六提交周採購計劃，週日、週一完成詢價並提交詢價表；週二前一般材料進場,大宗材料,加工類材料, 甲定類材料, 附樣品類材料,不明確類材料完成定價、採樣和確定進場日期。週二提交周採購計劃，週三、週四完成詢價並提交詢價表；週五前一般材料進場,大宗材料,加工類材料, 甲定類材料, 附樣品類材料,不明確類材料完成定價、採樣和確定進場日期。

（4）急需材料採購計劃;指項目部施工中遇到特殊情況，需要購買的材料。項目部電話説明急需類材料的購買的具體原因，通知採購部經理、總經理，經批准以後，採購部方可進行採購,及時補報材料計劃。

（5）特殊材料計劃.有總經理簽字特別批示的材料，按需求日期優先購進。

第五條材料採購

1、材料詢價

針對材料計劃，對應負責的採購員在拿到材料採購計劃後，首先明確相關材料的具體型號數量和具體要求。倉庫有的材料優先應用到項目中,沒有的材料在與項目部確認好最終的相關要求後開始詢價。本着“貨比三家，物美價廉”的原則，對詢價供應商數量要求至少三家以上。具體規定和要求如下：

（1）採購員在詢價時，原則上可以找任何滿足條件的供應商詢價，但針對詢價中供應商隨意找人代替或者頂包，對相關責任人每次500元處罰，並承擔相應責任。

（2）在詢價單中，對供應商所報的價格隨意增大或更改來鎖定某個供應商或者謀取個人利益，對相關責任人做開除處理，並承擔相關法律責任。

（3）所有采購人員不得向供應商泄露公司信息或機密，不得將物資的底價或競爭方的信息透露，一經發現，對責任人處以1000元的處罰。

（4）針對材料價值一萬元以下，五千元以上或者單項過千的出具詢價單由採購部經理審批同意後購買；一萬元以上（含一萬元）的材料出具詢價單後由預算部領導核實,總經理審批同意後方可購買，詢價單必須貨真價實，發現弄虛作假，對責任人處以1000元罰款，採購部經理對其負責抽查落實，公司抽查。

（5）詢價單針對材料，不針對個人或項目，可共享使用。針對詢價單的時效性，一個月之內，在價格無變動的情況下同一種材料無需再出具詢價單；

（6）針對簽訂合同的長期供貨商，在詢價時優先考慮；針對開具專票的供應商，在詢價時優先考慮；針對廠家源頭類供貨商，詢價時優先考慮。

2、材料對比

（1）材料價格確定後，數量較大的材料與預算清單材料價格對比，發現材料價格差異大或高於預算價格時，有詢價單的在詢價單上註明,簽字時進一步説明，沒詢價單的要首先上報領導。

（2）材料數量較大的材料，累計數量超過預算量時，協助項目查清原因並上報領導。

3、材料採購工作

（1）樣品確認。由採購員聯繫供應商提供多家相應樣品，由項目部或者甲方確認。在樣品確認後，項目部更改或取消，造成損失的由項目部負責並向總經理彙報,採購部協助退貨或退至倉庫。

（2）甲方指定材料。指定材料由採購部和項目部一起向總經理彙報，包括價格和付款方式等問題。在總經理批覆後按相應採購流程購買。

（3）採購員在供應商樣品確認後上報詢價單批覆，由採購員與之簽訂合同（公司統一版本）。合同要求保密，在合同中必須註明單價、材料型號及發票的類型和開具發票的時間，資料完善,合同的其他具體要求按公司制度執行。

（4）針對材料採購，採購員需在4天的採購週期內完成一般材料採購，未進場的，首先由採購部經理詢問延遲進場的原因，並催促儘快進場，對進一步未進場的材料，每項對採購員處100元罰款，並隨時間的延長進行累計。若因其他部門的原因導致採購計劃落後而延誤交期的，採購部門不以受到處罰； 若因其他部門申報清單出錯，並沒有及時變更導致採購錯誤的，採購部不以受到處罰；若因生產中，材料清單發生臨時變更未及時給予通知導致採購錯誤的，採購部不以受到處罰。

（5）針對大宗材料,加工類材料, 甲定類材料, 附樣品類材料,採購員需在4天的採購週期內完成材料採樣,詢價,結合項目部材料使用情況制定出進貨時間,結點.未能按時供貨的給與100元處罰,對於項目上剩餘材料過多,或由於變更造成材料剩餘,由項目部負責,採購部協助辦理退貨或退倉庫手續.

（6）採購材料的價格。針對採購的材料，採購員需對材料價格負責。在審批過程中或在以後查核中明顯高於現市場價20％的，一次性罰款500元；高於現市場價30％的，一次性罰款1000元；累計3次以上或此項累計罰款金額在1000元以上的對工作安排作調整。在採購過程中對價格下降做出巨大貢獻的獎勵100-1000元.若因生產進行中出現的突發採購計劃，採購部應盡力保證以‘為公司節約成本的理念’進行採購，若在急需的採購中價格略高於市場價的，公司採購部應以實際情況考慮，不對採購人員進行懲罰。

（7）採購材料的數量。採購員需根據項目上所報計劃來確定採購數量，原則上不得大於項目上所報材料的數量標準（砂石料或者磚等地材因湊車增加數量的經項目部確認同意後的除外）。在項目材料驗收入庫時發現數量弄虛作假，查明原因後如是採購員弄虛作假，每次處200元經濟處罰，並追究相關責任；如是供應商弄虛作假，採購員首先要通知供應商本批次貨物按實際到貨數量結算，並根據實際情況作出部分經濟處罰。

（8）採購材料的質量。採購員需根據項目要求的質量標準來確定採購質量，在項目材料驗收入庫時發現質量弄虛作假，以次充好，查明原因後如是採購員弄虛作假，每次處200元經濟處罰，並追究相關責任；如是供應商弄虛作假，採購員首先要通知供應商退貨或更換，並根據實際情況作出部分經濟處罰。

（9）材料進度跟催。由供應商送貨材料，加工類材料等有送貨週期的材料，採購員需及時跟進，掌握送貨進度，保證工地正常施工。

第六條材料入庫

（1）每個項目部由公司指定具體的材料收料員，每一項材料入庫必須由收料員本人驗收，及時開具相應的材料入庫單；收料員不在場時，由他指定相應人員臨時驗收入庫，後期本人核實無誤後開具相應的材料入庫單。不能滯後採購部的單據手續工作。

（2）相關資料務必貨到資料到,資料要真實有效,,對隨貨帶去的材料相關資料（包括但不限於合格證、檢驗報告等）統一隨材料交付材料員保管，資料不全的由收料員向採購員通知補全，後期項目部丟失的，採購部不在負責，由項目部自行解決。相關的資料一定是廠家蓋章或者供應商蓋章，否則視為無效資料，需重新提供。

（3）項目部對驗收後的材料數量和初步的材料質量負責。收料員接到材料到貨通知後,對應清單數量進行清點,發現問題做出記錄,需要測量的進行測量,同時對材料表面質量進行初步檢測,需要通知技術員的有技術員檢測,無異議,在清單上簽字或開證明,材料清單或收據上必須有章或供貨商簽字,否則視為無效票據,再辦理入庫手續,有異議的由採購員協調退貨或其它方式處理,原則上後期發現材料數量不對或者損壞的情況由項目部負責，採購部協助解決。內在質量問題有采購員，項目部，供應商共同分析，協商解決。

（4）收料員根據實際收貨數量和質量開具入庫單，採購員根據實際驗收的材料數量和質量與相關供應商結算。

（5）採購部單據按預算編制材料分類初步統計與預算量對比,做出預警,給項目及領導提供參考依據.

第七條材料賬款

1、材料預付款及定金

（1）針對部分材料需要預付款的情況，採購員儘量採用預付款方式,預付款時手續要齊全(手續見財務制度),減少個人借款,卻有需要通過借款的方式，在公司統一版本的借條上面需要寫明錢數，借款項目部和用途（如能寫清楚單價數量也要寫明）。部門經理簽字，財務經理簽字，總經理簽字。如借款金額大於或者等於十萬還需要董事長簽字。簽字完成後交到財務部。

（2）借款需要在財務規定的時間內及時衝減，具體要求見財務部規章制度。

2、對賬支付

（1）每項購買的材料應和預算編制對應由採購員詳細的記錄購買時間、材料數量、型號、價格、供應商名稱、付款方式、是否開具發票及發票類型；採購部統計人員對相關材料對應計劃按實際貨單做出詳細統計，做後期對賬核帳使用。

（2）相關簽字手續

（3）個人報銷

針對由採購員個人報銷的材料單據，採購員應提供相應的支付憑證，包括小票，微信截圖等。其他要求需按財務部和公司相關的規章制度執行。

（4）供應商轉賬

針對由財務部直接轉賬的材料單據，採購員應根據其開具的發票準確的提供相應的收款帳號，因帳號提供錯誤而延遲支付的，針對情況，由供應商或者採購員承擔相關責任。嚴禁將供應商的款項報銷個人等挪用公司款項的情況出現，一經發現，每次處100元的罰款，並追究相關法律責任。其他要求需按財務部和公司相關的規章制度執行。

（5）供應商掛賬

針對掛賬支付的材料單據，採購員填寫單據時應寫明掛賬單位（與開具發票單位一致，其他特殊情況需提前向財務部説明）和詳細的工程名稱。與公司長期合作的供應商在工地出現退貨的情況時，退貨單同樣需附上掛賬單並寫明為退貨，掛賬金額為負數，掛賬聯為掛賬單第3聯。採購員每月與合作供應商核對賬目一次，確保無漏帳，重帳，錯賬。其他要求需按財務部和公司相關的規章制度執行。

（6）供應商掛賬付款

在掛賬的供應商滿足付款條件後，由供應商開具相應的收款收據，採購員在收款收據後粘貼對應的掛賬單第二聯，執行付款手續。付款採用少付勤付,有采購人員,或財務人員主動通知供應商方式,提高公司信用度,增加掛賬額.減少不必要的手續.其他要求需按財務部和公司相關的規章制度執行。

第八條剩餘物資處理

（1）項目部出現的剩餘材料,數量大的由項目部向領導做出回報,同時由材料員提出退貨申請,由採購人員聯繫供應商退貨,並開具退貨單,由項目部簽字認可,以付.賬的由供應商將貨款打回財務帳户或以現金退款,具體方法按財務要求辦理手續.掛賬的,退貨單需附上掛賬單並寫明為退貨，掛賬金額為負數，掛賬聯為掛賬單第3聯。

（2）項目部出現的剩餘材料,數量較小的(能退則退),不能退貨的材料,由材料員辦理退庫手續,與採購員一同將材料退至倉庫內,按進貨價的50%-70%價退出項目成本.

（3）多次能利用的材料, 由材料員辦理退庫手續,與採購員一同將材料退至倉庫內,辦理入庫手續.

第九條其他工作

1、材料售後質保

在相關的材料在購買時，如燈具，機械等需在單據上註明保修期限。在保修期內由採購人員聯繫供應商進行維修保養；在保修期外由項目部和採購部協商解決。

2、發展定點供應商

（1）發展優質供應商，簽訂聯營協議。

（2）盡力做到供應商直接供貨到施工現場，由項目部直接驗收、入庫。

（3）發展聯營供應商的數量和質量，堅持每月每個採購員增加一名長期合作掛賬供應商,也作為採購部月度考核的重要內容。

3、合同

採購部的材料合同均採用公司同一版本，採購員在簽訂合同時應該注意以下幾點：

（1）合同一定要註明開具發票的類型和開具發票對應的時間節點。

（2）合同對相關的進場時間，進場質量作出明確的要求，針對要求要有相關的制約措施。

（3）合同相關附件一起準備齊全後申請蓋章，附件主要包括但不限於供應商的營業執照，開户許可證，法人或者代理人的身份證複印件，代理人的委託書等，附件上面一定要有供應商的公章認可。